6.4. Просмотр информации о проекте и устранение отклонений

При управлении проектом необходимо постоянно владеть информацией о том, выполняются ли задачи в соответствии с графиком, и если нет, то как велики отклонения. Анализируя такие данные, можно своевременно принимать необходимые меры для окончания проекта в срок.

Просмотреть эту информацию в проекте можно, включив представление Tracking Gantt (Отслеживание на диаграмме Гантта) на Панели представлений. На экране появится диаграмма Гантта в режиме отслеживания (Tracking Gantt). На этой диаграмме серыми полосами показан базовый план, а синими - фактическое выполнение. Справа от каждой выполненной задачи указан процент выполнения - 100%. Невыполненные критические задачи отображаются красным цветом, и справа от них указан процент выполнения - 0%. Выполненные этапы также отмечены специальными условными обозначениями.

Просмотреть числовые показатели можно в таблице отклонений (Variance), которая выбирается через команду меню Вид / Таблица / Variance (Отклонения). Вид таблицы изменится. Можно расширить область таблицы, чтобы увидеть ее полностью.

В этой таблице в колонках Начало и Конец указаны фактические даты начала и окончания каждой задачи. В колонках Начало базы (Начало по плану) и Конец базы (Конец по плану) - соответствующие даты по базовому плану. В колонках Начало откл (Отклонение начала) и Конец откл (Отклонение конца) - разница между фактическими и плановыми датами. Отклонение может быть положительным и отрицательным. Положительное отклонение означает, что задача начата или закончена позднее планового срока, а отрицательное - ранее.

Задание 9. Включите для вашего проекта представление Tracking Gantt. Откройте таблицу отклонений. Определите, какие отклонения от плана имеются?

Если имеются положительные отклонения (выполнение задач задерживается), следует принять экстренные меры для окончания проекта в срок.

Одним из способов решения этой задачи может быть сокращение длительности задачи путем назначения сверхурочных работ ресурсу, назначенному этой задаче. Например, добавление сверхурочных работ в объеме 8 часов сократит продолжительность задачи на 1 день. Это можно сделать следующим образом:

• Выбрать команду меню Окно / Разделить. Рабочее окно программы будет разделено на два окна по горизонтали: в верхнем окне будет отображаться отслеживающая диаграмма Гантта (Tracking Gantt), а в нижнем – бланк задач.

• Сделайте активным окно бланка задач (щелкнув по нему мышью).

• Выбрать команду меню Формат / Подробности / Затраты труда ресурсов.

• Щелкнуть мышью на отслеживающей диаграмме Гантта (Tracking Gantt) в верхнем окне и выделить задачу. На бланке задач в поле Имя ресурса появится название ресурса, назначенного этой задаче.

• Выделить для ресурса запись в колонке Сверхурочные работы и установить количество часов сверхурочной работы.

• Отменить разделение окна через команду меню Окно / Стереть разделение. Отслеживающая диаграмма Гантта (Tracking Gantt) снова отобразится в полный экран, и на ней будут видны внесенные коррективы.

Задание 10. По таблице отклонений видно, что начало и окончание задач третьего этапа Верстка, Разработка макета обложки задерживается на 1 день, а задач Корректура, Цветоделение, Сдача в типографию и Завершение проекта - на 2 дня. Примите меры для окончания проекта в срок – добавьте сверхурочные 8 часов верстальщику для выполнения задачи Верстка.

На отслеживающей диаграмме Гантта можно графически отобразить ход выполнения задач для любой даты на временной шкале:

• Нажать кнопку на панели инструментов Tracking. Указатель мыши примет форму .

• Переместить указатель мыши на диаграмму. На экране появится информационное окно Строка развития, в котором при движении мыши будет изменяться дата, для которой должен быть построен график выполнения.

• Выбрать интересующую вас дату и щелкнуть левой кнопкой мыши на диаграмме. В указанной точке отобразится график выполнения проекта.

Задание 11. Постройте график выполнения проекта на сегодняшнюю дату.

В ходе выполнения задач в любой момент можно получить информацию о плановой и фактической стоимости задач, израсходованных и оставшихся средствах – через таблицу стоимости (меню Вид / Таблица / Стоимость).

В колонке Общая цена указывается общая цена каждой задачи, а в колонке База - плановая. Разница между ними отображается в поле Отклонение. Если эта разница отрицательна, то средства сэкономлены; в противном случае - перерасходованы.

В колонке Действительная указана стоимость уже выполненных задач, а в колонке Остаток - еще не выполненных.

Задание 12. По таблице стоимости определите, имеется ли в вашем проекте перерасход средств. Если да, то в каком размере?

Вы можете также проанализировать расходование средств, назначенных каждому ресурсу следующим образом:

• Перейти в представление Task Usage (Использование работ).

• Выбрать команду меню Вид / Таблица / Cost. На экране появится таблица стоимости. Можно расширить таблицу в левой части окна, чтобы видеть на экране ее всю.

Эта таблица содержит те же колонки, что и предыдущая. Однако стоимость здесь распределена не только по задачам, но и по ресурсам. Это позволяет оперативно получить информацию о расходовании средств каждым ресурсом в отдельности.

Задание 13. В представлении отслеживающей диаграммы Гантта (Tracking Gantt) введите информацию о выполнении оставшихся задач и завершении проекта.

Сохраните изменения в проекте.

6