2. Система распорядительной документации.

Вопрос №2. Билет №5.

Организационно-распорядительный документ — вид письменного документа, в котором фиксируют решение административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов власти, учреждений, предприятий и организаций, их подразделений и должностных лиц.

Организационно-распорядительные документы (ОРД), можно условно подразделяются на три группы:

• организационно-правовые документы;

• распорядительные документы;

• справочно-информационные документы.

Распорядительные документы - вид письменного документа, в ко­тором фиксируют решение административных и организационных вопросов, а также во­просов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов власти, учреждений, предприятий и организаций, их подразделений и должностных лиц.

В организациях, действующих на основе единоначалия, когда вся полнота власти принадлежит одному лицу — руководителю, принимаемые решения в ходе регулирования деятельности фиксируются в распорядительных документах — приказах, указаниях, распоряжениях.

Приказ — правовой акт, издаваемый руководителем учреждения в целях разрешения основных задач, стоящих перед данным учреждением.

По содержанию приказы делятся на: приказы по основной деятельности и приказы по личному составу.

Приказы оформляются на бланке приказа. Обязательными реквизитами приказа являются наименование вышестоящей организации (если она имеется), наименование организации-автора, название вида документа (ПРИКАЗ), дата и номер документа, место издания, заголовок к тексту, подпись, визы.

Датой приказа является дата его подписания руководителем. Нумерация приказов производится в валовом порядке с января по декабрь в пределах года (№ 1, № 2 и т. д.).

Заголовок приказа должен отвечать на вопрос "о чем?",

например: "О реорганизации предприятия", "Об изменении оплаты отпус­ков" и т. д.

Текст приказа состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной.

В констатирующей части приказа излагаются основания, причины, побудившие руководителя организации издать данный приказ, указываются его цели и задачи.

Констатирующую часть приказа опускают, если причина изда­ния приказа очевидна и не нуждается в разъяснении.

Распорядительная часть начинается со слова ПРИКАЗЫВАЮ, которое печатается с новой строки прописными буквами.

Распорядительная часть приказа излагается в повелительной форме от 1-го лица единственного числа. Каждое поручение оформляется в виде отдельного пункта. Пункты нумеруются арабскими цифрами.

Пункт распорядительной части, содержащий поручение, включает наименование исполнителя или исполнителей, предписываемое действие, срок выполнения поручения. При разбивке предписываемого действия на отдельные задания они формулируются в виде подпунктов. Каждый пункт или подпункт распорядительной части приказа содержит только одно задание с конкретным сроком исполнения. Срок исполнения не указывают, если за­дание (поручение) носит постоянный характер.

В последнем пункте указывается наименование должности лица, ответственного за исполнение документа, его инициалы и фамилия.

В случае необходимости в приказе перечисляются ранее из­данные документы (приказы, решения, инструкции), которые этим приказом отменяются.

Распоряжение и указание — правовые акты, издаваемые руководителем организации (предприятия, учреждения) действующим на основе единоначалия, в целях разрешения оперативных вопросов.

Распоряжение и указание оформляются по тем же правилам, что и приказ. Вместо ключевого слова « П Р И К А З Ы В А Ю » используются «П Р Е Д Л А Г А Ю», «О Б Я 3 Ы В А Ю», « Р Е К О М Е Н Д У Ю » . Короткие распоряжения и указания могут не иметь заголовка. В текстах часто отсутствует констатирующая часть.

Кроме того, распоряжение — правовой акт, издаваемый единолично руководителем коллегиального органа.

Визы проставляются в нижней части оборотной стороны листа.

Деятельность организаций, работающих на основе коллегиальности, документируется протоколами, постановлениями, решениями и распоряжениями.

Постановление (решение) — правовой акт, принимаемый коллегиальными органами в целях разрешения наиболее важных задач, стоящих перед данными органами, установления стабильных норм и правил.

Постановления и решения принимаются в результате обсуждения вопросов на заседаниях коллегиальных органов, ход которых фиксируется в протоколах.

По оперативным вопросам издаются распоряжения.

Текст постановления, решения состоит из двух частей — констатирующей (описательной) и распорядительной (постановляющей).

Констатирующая часть является введением в существо рассматриваемого вопроса, объясняет мотивы предписываемых действий.

Иногда постановление (решение) не нуждается в вводной части, тогда его текст начинается с указания органа, издающего постановление, и ключевого слова «ПОСТАНОВЛЯЕТ». Например: «Совет директоров ПОСТАНОВЛЯЕТ».

Распорядительная часть несет основную нагрузку и начинается со слов «ПОСТАНОВЛЯЕТ» или «РЕШАЕТ», перед которыми указывается наименование коллегиального органа (совет директоров, коллегия, правление). Затем с новой строки с абзаца следует распорядительная часть.

Распорядительная часть делится на пункты, как и в приказе.

В распорядительных документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа: «ПОСТАНОВЛЯЕТ», «РЕШИЛ», «РЕШАЕТ».

Оформляются постановления и решения на общем бланке формата А4.

Датой постановления (решения) является дата заседания коллегиального органа, на котором оно было принято.

Подписывают постановление (решение) председатель и секретарь коллегиального органа.

Ознакомительные визы проставляются в нижней части оборотной стороны листа.

ВОПРОС №3. БИЛЕТ №5.

3. Перечислите основные возможности текстового редактора Word. Возможности Word при работе со шрифтами.

Экзаменационный билет № 6

1. Основные методы информационных и коммуникационных технологий.

Информационная технология – система методов и способов сбора, передачи, накопления, обработки, хранения, представления и использования ин­формации на основе применения технических средств.

Цель любой информационной технологии – получить нужную информацию требуемого качества на заданном носителе.

Информационная технология реализуется в рамках информационной системы.

Информационная технология – это способ преобразования информации.

Для новой информационной технологии характерны:

• сквозная информационная поддержка на всех этапах прохождения ин­формации на основе интегрированной базы данных, предус­матривающая единую унифицированную форму представления, хра­нения, поиска, отображения, восстановления и защиты данных;

• безбумажный процесс обработки документа, при котором на бумаге фиксируется только окончательный вариант документа, а промежу­точные версии и необходимые данные записаны на машинные носите­ли и доводятся до пользователя через экран видеотерминала;

• интерактивный (диалоговый) режим решения задачи с широкими воз­можностями для пользователя;

• возможности коллективного исполнения документов на основе группы автоматизированных рабочих мест, объединенных средствами комму­никаций;

• возможность адаптивной перестройки формы и способа представления информации в процессе решения задачи.

В основу концепции новой информационной технологии, базирующейся на широком применении массовой компьютерной техники, должны быть по­ложены три основных принципа: интегрированность, гибкость и интерактив­ность.

Средства и методы информационных технологий включают в себя:

• комплекс технических средств;

• средства управления техническим комплексом;

• организационно-методическое обеспечение.

Комплекс технических средств — это совокупность инструментов, приспособлений, машин, механизмов и автоматических устройств, с помощью которых осуществляется собственно информационное преобразование.

Средства управления техническим комплексом позволяют персоналу осуществлять целенаправленное использование технических средств для реализации информационного преобразования.

Организационно — методическое обеспечение увязывает реализацию всех действий технических средств и персонала в единый монологический процесс в соответствии с назначением конкретного информационного преобразования и включает в себя:

• нормативно-методические материалы по подготовке и оформлению различных документов в рамках решения конкретной задачи;

• инструктивные и нормативные материалы по эксплуатации технических средств, в том числе по технике безопасности работы и по условиям поддержания нормальной работоспособности оборудования;

• инструктивные и нормативно-методические материалы по организации работы персонала в рамках конкретной информационной технологии.

Если основу комплекса технических средств составляют средства компьютерной техники, то речь идет о компьютерных информационных технологиях.

Коммуникациями называется обмен информацией, на основе ко­торого менеджер получает данные, необходимые для принятия ре­шения. Обмен информацией представляет одну из самых сложных проблем на любом уровне иерархии.

В процессе обмена информацией выделяют четыре базовых эле­мента:

• отправитель — лицо, генерирующее идеи, собирающее ин­формацию, передающее ее;

• сообщение — собственно информация, закодированная с по­мощью символов;

• канал — средство передачи информации;

• получатель (потребитель) информации — лицо, которому предназначена информация и которое ее интерпретирует.

К качеству информации предъявляют следующие требования:

• своевременность;

• достоверность — процент реальных сведений к общему объе­му информации;

• достаточность — минимально полный объем информации, позволяющий менеджеру принять обоснованное решение;

• надежность (с определенной степенью риска);

• комплектность системы информации (по качеству и ресурсо­емкое™ товара, по стадиям жизненного цикла товара и т. д.);

• адресность;

• правовая корректность;

• многократность использования;

• высокая скорость сбора, обработки и передачи;

• возможность кодирования;

• актуальность.

Важным этапом формирования информационного обеспечения является организация технологического процесса переработки ин­формации с помощью новых информационных технологий. Разви­тие информационных технологий — переход от технологии обработ­ки данных к технологиям обработки знаний. Новые информацион­ные технологии включают:

• новые технологии коммуникаций на основе локальных, рас­пределенных и беспроводных сетей;

• новые технологии обработки информации на основе АРМов;

• новые технологии принятия решений на основе средств ис­кусственного интеллекта — баз знаний, экспертных систем, систем моделирования и др.

В основе коммуникационных технологий лежит обмен информации. Обмен информацией производится по каналам передачи информации. Каналы передачи информации могут использовать различные физические принципы. Так, при непосредственном общении людей информация передается с помощью звуковых волн, а при разговоре по телефону - с помощью электрических сигналов.