План
Введение……………………………………………………………………………3
Глава 1. Понятие коммуникации и информации…………………………….....4
Глава 2. Виды и функции коммуникаций……………………………………….7
Глава 3.Коммуникационный процесс…………………………………………..12
Заключение………………………………………………………………………..17
Список литературы……………………………………………………………….18
Введение
В современных рыночных условиях уделяют большое внимание управлению персоналом, так как это один из главных инструментов менеджмента. Особое внимание следует уделить повышению степени взаимопонимания сотрудников и уровню коммуникаций относительно политики предприятия. В современной организации одной из главных задач менеджмента является обеспечение эффективной согласованности личных целей и интересов с целями бизнеса.
В ходе совместной деятельности люди обмениваются различными представлениями, идеями, взглядами, предложениями, знаниями, установками. Все это можно рассматривать как информацию, а сам процесс обмена информацией представить как процесс коммуникации предприятия.
Актуальность работы заключается именно в важности коммуникаций в процессе управления персоналом, так как качество коммуникаций прямопропорционально влияет на степень реализации целей организации, а значит имеет огромное значение для ее успеха.
Глава 1. Понятие коммуникации и информации.
Коммуникация - это обмен информацией, на основе которого руководитель получает сведения, необходимые для принятия эффективных решений, и доводит принятые решения до сотрудников организации. Таким образом, именно информация является технологической основой менеджмента.
Информация – это лишь внешнее проявление коммуникации, ее результат. Информация играет центральную роль в коммуникационном существовании человека и выступает как средство коммуникации (1).
В процессе обмена информацией можно выделить пять основных элементов:
1) отправитель – лицо, генерирующее идеи или собирающее и передающее информацию;
2) сообщение – собственно информация, закодированная с помощью символов;
3) канал – средство передачи информации;
4) получатель – лицо, которому предназначена информация и которое интерпретирует ее;
5) обратная связь - ответ получателя на сообщение.
При обмене информацией отправитель и получатель проходят несколько взаимосвязанных этапов. Их задача – составить сообщение и использовать канал для его передачи таким образом, чтобы обе стороны поняли и разделили исходную идею. (2)
В процессе коммуникаций руководитель - подчиненный решаются следующие задачи: разъяснение заданий, приоритетов деятельности, значимости результатов; сбор информации о проблеме; сбор предложений исполнителей. Важной спецификой коммуникаций между руководителем и рабочей группой является возможность более широкой обратной связи.
Выделяют следующие современные средства коммуникации, которые могут использовать организации (2):
- электронная почта,
- голосовая почта,
- факс,
- телеконференция,
- видеоконференция,
- электронный обмен данными.
При обмене информацией могут возникать такие коммуникационные барьеры (1):
I. Межличностные:
барьеры восприятия (процесс получения и обработки информации);
семантические барьеры (способ использования слов);
невербальные преграды (жесты, улыбки, выражение глаз);
барьеры плохой обратной связи (дает возможность установить, истолковано ли сообщение в том смысле, который был изначально);
неумение слушать.
II. Организационные:
искажение сообщений (при движении информации внутри организации смысл сообщений может несколько искажаться);
информационные перегрузки (руководитель не может реагировать на всю информацию, поэтому он отсеивает менее важную);
неудовлетворительная структура организации (чем больше в организации уровней управления, тем более вероятны информационные искажения, также мешают конфликты между различными людьми, группами или отделами).
Отсутствие эффективных коммуникаций приводит к тому, что организация становится неуправляемой. Эффективные коммуникации являются необходимым условием достижения целей организации и выполнения основных функций управления, поэтому необходимо придерживаться следующих правил эффективной коммуникации:
определение наиболее срочной информации;
определение информации, которая должна копироваться или переадресовываться;
определение кому и какая информация должна поступать;
установление периодичности уничтожения электронных и других документов;
определение сроков ответа на каждый вид коммуникации;
установление лимита максимального объема сообщений;
выработка правил проведения совещания.