3. При передачі рішень, менеджер повинен забезпечити всі необхідні умови для того, щоб:

• інформація була оптимально сприйнята працівниками – не виникало психологічно-емоційного бар’єру;

• інформація була засвоєна працівниками – стала мотивом їхньої поведінки;

• інформація була абсолютно зрозумілою, щоб не виникало смислового бар’єру.

Існують наступні способи звернення керівників до працівників:

• спонукання – довірливий тон, шанобливе ставлення, моральна підтримка, позитивне психологічне стимулювання;

• переконання – тон доброзичливий, керівник роз’яснює ситуацію, пояснює завдання, дає компетентні поради;

• умовляння – дружній тон, керівник просить, обіцяє, умовляє, висловлює побажання;

• вказівка – офіційний тон, керівник постійно рекомендує, дає вказівки, ставить в альтернативну ситуацію;

• примушення – керівник вимагає, наказує, дає розпорядження, владний тон аж до застосування загроз і санкцій.

Комунікації можуть бути реалізовані:

• в усній або письмовій формі;

• безпосередньо або опосередковано;

• при офіційному або неофіційному способах контакту.

Удосконалення комунікаційно-інформаційних аспектів розпорядчої діяльності менеджера може здійснюватись за такими напрямами:

• оптимізація інформаційних потоків – передається тільки та інформація і тільки в такому обсязі, що необхідні для реалізації цілей підприємства або підрозділу;

• організація оптимальної взаємодії керівника і підлеглого – доцільно періодично практикувати обговорення ключових виробничих питань між керівником і групою підлеглих або підлеглими;

• організація ефективної системи зворотного зв’язку – впровадження системи збирання пропозицій. Можна використовувати ящики пропозицій (пропозиції можна подавати анонімно), доцільно застосовувати механізм стимулювання цінних пропозицій;

• використання сучасних інформаційних технологій.

12.04

Планування особистої роботи менеджера

1. Особливості планування діяльності менеджера

2. Вибір приорітетних справ.

3. Делегування повноважень в діяльності менеджера.

1. У яких випадках керівникові бракує часу:

• безпланова діяльність;

• нервозність, поспішність, сумбурність в діях;

• нетерплячість, необдуманість в прийнятті рішень, стосунках з підлеглими;

• недостатній рівень делегування повноважень і неправильний розподіл роботи за підрозділами;

• відсутність порядку на робочому місці;

• надмірність або безсистемність роботи з документами і кореспонденцією, що надходить в організацію;

• недостатня кваліфікація управлінського персоналу;

• низький рівень автоматизації праці;

• неорганізованість виробничих процесів;

• занадто велика кількість нарад і непродуктивна їх організація;

• витрати часу на незаплановані, непередбачені зустрічі;

• витрати часу на телефонні розмови;

• незаплановані поїздки, огляди і т.д.

Для того, щоб керівник встигав виконувати всі справи і для економії часу необхідне планування своєї діяльності.

Вирізняють наступні складові планування:

1. Визначення масштабу завдань і того, яка необхідна спеціалізація для їх виконання. Для цього при плануванні керівникові необхідно дати відповіді на такі питання:

   1. що потрібно зробити?

   2. в які терміни це потрібно зробити?

   3. хто це буде робити?

   4. де це буде зроблено?

   5. що для цього необхідне? і т.д.

2. Точно визначені терміни виконання остаточного і проміжного завдання.

3. Оскільки ресурси завжди обмежені, необхідний спеціальний план використання ресурсів і маневрів ресурсами.

4. Прорахунок витрат і рентабельності вкладення капіталів.

5. План повинен бути реальним і оптимальним для даних конкретних умов.

6. Розробка основ для кількісного і якісного контролю управління.

7. Розробка необхідної системи мотивації.

Перш, ніж здійснювати планування, керівникові необхідно визначити цілі, які він планує досягти. Цілі повинні відповідати таким вимогам:

• бути досяжними;

• бути конкретними і вимірюваними;

• мати конкретний часовий горизонт;

• бути узгоджені між собою;

Процес визначення менеджером особистих цілей передбачає 3 етапи:

1. перелік бажаних цілей;

2. аналіз можливостей досягнення встановлених цілей;

3. уточнення і конкретне формулювання цілей.

Планування робочого часу менеджера повинне здійснюватися з врахуванням важливості і терміновості проблем. В залежності від цих факторів визначається черговість вирішення проблем.

1. Спочатку доцільно планувати справи з фіксованим терміном виконання.

2. Тих, що вимагають значних витрат часу.

3. Неприємні справи, відкладання яких на потім небажано.

4. Рутинна робота, виконання повсякденних обов’язків.

5. Другорядні і епізодичні справи.

Існує кілька видів планування (часових горизонтів планування):

• стратегічні плани (довгострокові) – далекий горизонт планування: 5 і більше років;

• середньострокові плани – період від 1 до 5 років;

• короткострокове або поточне планування – найближчий горизонт планувань: на поточний рік.

Деякі додаткові рекомендації з планування:

1. Складати плани потрібно в такій послідовності:

   1. стратегічні плани;

   2. середньострокове планування;

   3. поточне планування.

2. План на завтра складається напередодні.

3. Встановлюється пріоритетність завдань.

4. Доцільно згрупувати справи для зручності виконання.

5. Визначається, які справи ви зможете делегувати.