3. Создание отчета с помощью Конструктора.

С помощью Конструктора проще всего отредактировать отчет созданный любым из ранее рассмотренных способов, хотя можно сконструировать отчет заново. Для запуска Конструктора надо курсором выделить имя ранее созданного отчета и нажать кнопку «Конструктор» -- .

Для отчета, созданного в п. 2., окно Конструктора будет иметь вид (рис. 4.).

Рис. 4. Окно Конструктора, с ранее созданным отчетом.

Состав окна Конструктора:

а) Заголовок отчета.

Заголовок отчета располагается только на первой странице отчета перед верхним колонтитулом вне зависимости от количества листов отчета. В области заголовка помещается имя базы данных (в нашем случае - «Model»).

б) Верхний колонтитул.

Верхний колонтитул помещается на каждую страницу отчета и содержит названия полей. При желании вывод верхнего колонтитула можно заблокировать.

в) Заголовок группы.

Заголовок группы содержит имя группы и слова «Заголовок группы». В нашем случае группировка выполнена по полю «Capacity».

г) Область данных.

Здесь находится значения выбранных полей таблицы (или таблиц).

д) Примечание группы.

Примечание помещается в конце каждой группы и может содержать количество записей в группе, сумму по столбцу в группе и т.д. Для добавления области «Примечание группы» надо:

• открыть отчет в режиме Конструктора;

• в графическом меню нажать кнопку «Сортировка и группировка» ;

• в появившейся на экране диалоговой панели «Сортировка и группировка» курсор установить в строку с именем группы (в нашем примере - Capacity) и в свойстве «Примечание группы» установить значение «Да» (через раскрывающийся список).

е) Нижний колонтитул.

Нижний колонтитул присутствует на каждой странице отчета и содержит порядковый номер страницы (функция Page), общее количество страниц (функция Pages) отчета и дату создания отчета (функция =Now() ).

ж) Примечание отчета.

Примечание отчета создается один раз на последнем листе отчета и содержит выводы по всему отчету: общая сумма по столбцам и т.д. Примечание отчета располагается выше нижнего колонтитула последнего листа отчета.

Редактирование отчета:

• Изменение размера областей в отчете.

Размеры областей изменяются аналогично, как в любом приложении WINDOWS: курсор мыши устанавливают на границу области и, когда курсор изменит свою форму, границу буксируют в нужном направлении.

• Добавление элементов управления.

Допускается добавление нового элемента управления , который надо взять из палитры инструментов. На палитре инструментов щелчком мыши выбирается нужный элемент управления. Затем курсор мыши располагают в нужной области отчета, таким образом чтобы курсор указывал на левый верхний угол будущего элемента управления. Затем зажимают левую кнопку мыши и рисуют прямоугольную область для размещения элемента управления. После того как кнопка мыши будет отпущена на экране будет прорисован элемент управления. Затем в диалоговой панели свойств элемента надо указать необходимые свойства.

Если используется уже установленный элемент управления, то сначала щелчком мыши его делают активным, а затем задают новые свойства элемента.

• Создание вычисляемых полей.

В любой области отчета размещают поле ввода (элемент управления ). Затем выводят на экран диалоговую панель свойств элемента управления и в свойстве «Данные» пишут формулу для вычисления значения либо вручную, либо с помощью построителя выражений, который выводится на экран с помощью кнопки . Имена полей для составления выражений могут быть взяты как из одной таблицы, так и из нескольких таблиц.

• Вычисления в отчете.

В этом случае элементы управления ( как правило поля ввода) размещаются в заголовках или примечаниях групп или в примечании отчета для вычисления сумм по группам или по отчету в целом. Процесс установки элемента управления аналогичен рассмотренному выше. При написании формулы (выражения) используют встроенные функции: суммирование, определение среднего, минимальное значение, максимальное значение и т.д.

Следует обратить внимание на выражения для вычисления суммы по строке и по столбцу.

Для вычисления по строке выражение указывают в поле «Область данных» - = [Price] * [Qount]

Для вычисления по группе выражение указывают в поле «Примечание группы» - = Sum( [Sales] ! [ Price] * [Sales] ! [Qount] )

Для вычисления по столбцу (всем группам) выражение указывают в поле «Примечание отчета» - = Sum( [Sales] ! [ Price] * [Sales] ! [Qount] )

• Передний и задний план.

Иногда элементы управления накладывают один на другой. Поэтому при просмотре или печати отчета надо элемент расположить на переднем плане. Для этих целей используют одну из команд:

• Формат → На передний план;

• Формат → На задний план,

предварительно выделив элемент управления.

• Управление расположением элементов управления.

Для того, чтобы установить элементы управления по линиям сетки надо их предварительно выделить, а затем из главного меню подать команду:

Формат → Выровнять

и указать способ выравнивания: полевому краю, по правому краю, по верхнему краю, по нижнему краю или по узлам сетки.

Для подгонки размеров элементов управления надо выполнить одну из команд:

• по размеру данных - длина элемента управления устанавливается по длине самого большого значения поля;

• по узлам сетки - размеры предварительно выделенного элемента управления подгоняются под ближайшие узлы сетки;

• по самому высокому - маркированных элементам назначается высота самого большого элемента;

• по самому низкому - маркированных элементам назначается высота самого маленького элемента;

• по самому широкому и по самому узкому - аналогично.

• Внедрение фирменного знака (рисунка).

Встраиваемый рисунок должен быть создан в любом графическом приложении, поддерживающим OLE-интерфейс ( например CorelDraw, Paint и т.д.) и сохранён в файле.

Рисунок, содержащийся в графическом файле, помещается в редактор Paint, а затем либо вырезается его часть, либо он увеличивается, и помещается в буфер обмена. Затем открывается отчет в режиме Конструктора и вставляется рисунок из буфера обмена командой главного меню Правка → Вставить. Затем вставленный рисунок буксируется в нужное место отчета.

После добавления всех рассмотренных выше изменений окно Конструктора будет иметь вид (рис. 5.).