9. УЧЕТ ДЕНЕЖНЫХ СРЕДСТВ

1. Принципы организации учета денежных средств

Денежные средства являются составной частью оборотных активов. Они необходимы предприятию для осуществления поставщиками и подрядчиками, для осуществления платежей в бюджет, расчетов с кредитными учреждениями, для выдачи работникам зарплаты, премий и для осуществления других видов выплат.

Денежные средства поступают на предприятие от покупателей и заказчиков за проданные товары и оказанные услуги, от банков в виде ссуд, от учреждений и организаций в порядке временной помощи и др. Базой денежных средств предприятия являются хозяйственные взаимоотношения предприятия с различными организациями и учреждениями и хозяйственные взаимоотношения, связанные с реализацией работ, услуг и осуществлением других хозяйственных операций.

Денежные средства предприятия находятся в кассе в виде наличных денег, денежных документов, на счетах в банках, в выставленных аккредитивах, открытых особых счетах и др. При умножении денежных средств их правильное использование и контроль за сохранностью является одной из важнейших задач бухгалтерии предприятия и бухгалтерского учета. От успешности решения этой задачи зависит платежеспособность предприятия, своевременность расчетов с поставщиками и подрядчиками, своевременность платежей в бюджет и др.

В современных условиях следует исходить из принципа, что умелое использование денежных средств может приносить предприятию дополнительный доход, и следовательно, предприятие должно постоянно думать о рациональном вложении временно свободных денежных средств для получения прибыли (депозиты банков, ценные бумаги и др.). Исходя из этого, основными задачами бухгалтерского учета денежных средств являются:

• проверка правильности оформления, законности документов,

• своевременное и полное отражение операций в учете.

• обеспечение своевременности, полноты и правильности расчетов по всем видам платежей;

• своевременное проведение инвентаризации денежных средств и отражение ее результатов в учете;

• обеспечение сохранности денежных средств, денежных документов в кассе предприятия и других местах хранения;

• изыскание возможностей наиболее рационального вложения свободных денежных средств как источника финансовых инвестиций, приносящих доход.

Порядок ведения кассовых операций в России ут­вержден решением Совета Директоров Центрального банка Рос­сии от 22 сентября 1993 г. № 40. Согласно этому документу орга­низации обязаны хранить свободные денежные средства в бан­ках. Расчеты же производятся преимущественно в безналичной форме.

Для осуществления расчетов наличными деньгами каждое предприятие должно иметь кассу и вести кассовую книгу по ус­тановленной форме.

Ведение наличных расчетных операций разрешено в преде­лах установленного лимита: Указанием ЦБ РФ от 14 ноября 2001 г. № 1050-У, которое вступило в силу с 21 ноября 2001 г., установлено, что наличные расчеты между юридическими лица­ми по одной сделке не должны превышать сумму 60 тыс. руб. При этом ЦБ РФ и Минфин РФ письмом соответственно от 2 июля 2002 г. № 85-Т и от 1 июля 2002 г. № 24-2-02/252 разъяс­нили, что указанный предельный размер расчетов наличными деньгами относится к расчетам в рамках одного договора, зак­люченного между юридическими лицами. Расчеты наличными деньгами, осуществляемые между юридическими лицами по одному или нескольким денежным документам по одному дого­вору, не могут превышать предельный размер расчетов налич­ными деньгами.

В то же время лимит не действует в части расчетов органи­зации с физическими лицами.

В силу Федерального закона РФ от 22 мая 2003 г. № 54-ФЗ наличные денежные расчеты на территории России должны про­изводиться с обязательным применением контрольно-кассовой техники (в том числе во всех обособленных подразделениях организации).

Организации могут иметь в своих кассах наличные в преде­лах лимитов, установленных банками по согласованию с руко­водителями организаций. При необходимости лимиты остатков касс пересматриваются. Всю денежную наличность сверх уста­новленных лимитов остатка наличных в кассе организации обя­заны сдавать в банк в порядке и сроки, согласованные с ним.

Организации, имеющие постоянную денежную выручку, по согласованию с обслуживающими их банками могут расходовать ее на оплату труда и выплату социально-трудовых льгот, закупку

сельскохозяйственной продукции, скупку тары и вещей у насе­ления. В то же время запрещено накапливать в кассе наличные деньги сверх установленных лимитов для осуществления пред­стоящих расходов, в том числе на оплату труда (п. 7 Порядка от 22 сентября 1993 г. № 40).

Хранить в кассе наличные деньги сверх установленных ли­митов можно только для оплаты труда, выплаты пособий по социальному страхованию и стипендий не свыше 3 рабочих дней (для предприятий, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, — до 5 дней), включая день получения денег в банке.

Из кассы деньги могут быть выданы под отчет на хозяйствен­но-операционные расходы, а также на расходы экспедиций, гео­лого-разведочных партий, уполномоченных предприятий и орга­низаций, отдельных подразделений хозяйственных организаций, в том числе филиалов, не состоящих на самостоятельном ба­лансе и находящихся вне района деятельности организаций, в размерах и на сроки, определяемые руководителями предприя­тий.

Выдача наличных денег под отчет на расходы, связанные со служебными командировками, производится в пределах сумм причитающихся командированным лицам на эти цели.

Лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее 3 рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, или со дня возвращения их из командировки предъя­вить в бухгалтерию предприятия отчет об израсходованных сум­мах и произвести окончательный расчет по ним.

Выдача наличных денег под отчет производится при усло­вии полного отчета конкретного подотчетного лица по ранее выданному ему авансу.

Передача выданных под отчет наличных денег одним лицом другому запрещается.

Кассир при работе с банкнотами и монетами должен руко­водствоваться установленными ЦБ РФ При­знаками и правилами определения платежности банковских би­летов (банкнот) и монет Банка России (приложение 2 Положе­ния ЦБ РФ 9 октября 2002 г. № 199-П).

Прием наличных денег кассами предприятий производится по приходным кассовым ордерам, подписанным главным бухгал­тером или лицом на это уполномоченным письменным распоря­жением руководителя предприятия. Унифицированная форма приходного кассового ордера (форма КО-1) утверждена поста­новлением Госкомстата РФ от 18 августа 1998 г. № 88. О при­еме денег лицу, сдавшему их, выдается квитанция к приходному кассовому ордеру за подписями главного бухгалтера или лица, на это уполномоченного, и кассира, заверенная печатью (штампом) кассира или оттиском кассового аппарата, сам же приходный ордер остается в кассе.

Выдача наличных денег из касс предприятий производится по расходным кассовым ордерам или надлежащее оформленным другим документам (платежным ведомостям (расчетно-платежным), заявлениям на выдачу денег, счетам и др.) с наложением на этих документах штампа с реквизитами расходного кассово­го ордера. Документы на выдачу денег должны быть подписа­ны руководителем, главным бухгалтером предприятия или ли­цами, на это уполномоченными. Выписывается расходный кас­совый ордер унифицированной формы № КО-2 (утверждена постановлением Госкомстата РФ от 18 августа 1998 г. № 88) в одном экземпляре работником бухгалтерии и регистрируется в журнале регистрации приходных и расходных кассовых докумен­тов (форма № КО-3).

В тех случаях, когда на прилагаемых к расходным кассовым ордерам документах, заявлениях, счетах и др. имеется разре­шительная надпись руководителя предприятия, подпись его на расходных кассовых ордерах не обязательна.

В централизованных бухгалтериях на общую сумму выдан­ной заработной платы составляется один расходный кассовый ордер, дата и номер которого проставляются на каждой платеж­ной (расчетно-платежной) ведомости.

При выдаче денег по расходному кассовому ордеру или за­меняющему его документу отдельному лицу кассир должен тре­бовать предъявления документа (паспорта или другого докумен­та), удостоверяющего личность получателя, записать наименова­ние и номер документа, кем и когда он выдан, получить подпись получателя. Если заменяющий расходный кассовый ордер доку­мент составлен на выдачу денег нескольким лицам, то получа­тели также предъявляют указанные документы, удостоверяющие их личность, и расписываются в соответствующей графе платеж­ных документов. Однако в последнем случае запись о данных документа, удостоверяющего личность, на денежном документе, заменяющем кассовый расходный ордер, не производится.

На предприятии выдача денег может производиться по удо­стоверению, выданному данным предприятием, при наличии на нем фотографии и личной подписи владельца.

Расписка в получении денег может быть сделана получате­лем только собственноручно чернилами или шариковой ручкой с указанием полученной суммы: рублей (прописью), копеек (циф­рами). При получении денег по платежной (расчетно-платежной) ведомости сумма прописью не указывается.

Выдача денег лицам, не состоящим в списочном составе предприятия, производится по расходным кассовым ордерам, выписываемым отдельно на каждое лицо, или по отдельной ведомости на основании заключенных договоров.

Выдача денег лицам, привлекаемым на сельскохозяйствен­ные и погрузочно-разгрузочные работы, а также для ликвида­ции последствий стихийных бедствий, может производиться по ведомости. Последние составляются отдельно по каждой орга­низации, работники которой были направлены на указанные ра­боты, и заверяются, кроме подписи руководителя и главного бухгалтера предприятия — организатора работ, подписью упол­номоченного соответствующей организации.

Кассир выдает деньги только лицу, указанному в расходном кассовом ордере или заменяющем его документе. Если их вы­дают по доверенности, оформленной в установленном поряд­ке, в тексте ордера после фамилии, имени и отчества получа­теля денег бухгалтерией указываются фамилия, имя и отчество лица, которому доверено получение денег. Если выдача денег производится по ведомости, перед распиской в получении де­нег кассир делает надпись: «По доверенности». Доверенность остается в документах дня как приложение к расходному кассо­вому ордеру или ведомости.

Оплата труда, выплата пособий по социальному страхова­нию и стипендий производятся кассиром по платежным (расчетно-платежным) ведомостям без составления расходного кассо­вого ордера на каждого получателя. Формы расчетно-платежной и платежной ведомостей (Т-49 и Т-53) утверждены постановле­нием Госкомстата РФ от 6 апреля 2001 г. № 26 и являются обя­зательными к применению.

Приходные и расходные кассовые ордера или заменяющие (Их документы до передачи в кассу регистрируются бухгалтерией в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов (унифицированная форма № КО-3). Расходные кас­совые ордера, оформленные на платежных (расчетно-платежных) ведомостях на оплату труда и других приравненных к ней платежей, регистрируются после их выдачи.

Наряду с выпиской перечисленных оправдательных докумен­тов все поступления и выдачи наличных денег учитывают в кас­совой книге (унифицированная форма КО-4). Она должна быть пронумерована, прошнурована и опечатана печатью на послед­ней странице, где делается запись «В этой книге пронумерова­но и прошнуровано_______листов». Общее количество прошну­рованных листов в кассовой книге заверяется подписями руко­водителя и главного бухгалтера организации.

Каждый лист кассовой книги состоит из двух равных частей: одна из. них (с горизонтальной линовкой) заполняется кассиром как 1-й экземпляр, вторая (без горизонтальных линеек) запол­няется кассиром как 2-й экземпляр с лицевой и оборотной стороны через копировальную бумагу чернилами или шариковой ручкой. Первые и вторые экземпляры листов нумеруют одина­ковыми номерами.

Первые экземпляры листов остаются в кас­совой книге, вторые экземпляры листов должны быть отрывны­ми, они служат отчетом кассира и до конца операций за день не отрываются.

Записи кассовых операций начинаются на лицевой стороне неотрывной части листа после строки «Остаток на начало дня».

Предварительно лист сгибают по линии отреза, подкладывая отрывную часть листа под часть листа, которая остается в книге. Для ведения записей после «Переноса» отрывную часть листа накладывают на лицевую сторону неотрывной части лис­та и продолжают записи по горизонтальным линейкам оборот­ной стороны неотрывной части листа.

Подчистки и не оговоренные исправления в кассовой книге не допускаются. Сделанные исправления заверяются подпися­ми кассира, а также главного бухгалтера предприятия или лица, его заменяющего.

Записи в кассовую книгу должны производиться кассиром сразу же после получения или выдачи денег по каждому ордеру или другому заменяющему его документу. Ежедневно в конце рабочего дня кассир подсчитывает итоги операций за день, вы­водит остаток денег в кассе на следующее число и передает в бухгалтерию в качестве отчета кассира второй отрывной лист (копию записей в кассовой книге за день) с приходными и рас­ходными кассовыми документами под расписку в кассовой книге.

Контроль за правильным ведением кассовой книги возложен на главного бухгалтера.

Выдача денег из кассы, не подтвержденная распиской полу­чателя в расходном кассовом ордере или другом заменяющем его документе, в оправдание остатка наличных денег в кассе не принимается. Эта сумма считается недостачей и взыскивается с кассира. Наличные деньги, не подтвержденные приходными : «кассовыми ордерами, считаются излишком кассы и зачисляются в доход предприятия.

Главный (старший) кассир перед началом рабочего дня вы­дает другим кассирам авансом необходимую для расходных операций сумму наличных денег под расписку в книге учета при­нятых и выданных кассиром денег (унифицированная форма № КО-5, утвержденная постановлением Госкомстата РФ от - 18 августа 1998 г. № 88).

Кассиры в конце рабочего дня обязаны отчитаться перед главным (старшим) кассиром в полученном авансе и в деньгах, принятых по приходным документам, и сдать остаток наличных денег и кассовые документы по произведенным операциям (глав­ному) старшему кассиру под расписку в книге учета принятых и выданных кассиром денег.

По авансам, полученным для оплаты труда и выплаты сти­пендий, кассир обязан отчитаться в срок, указанный в платеж­ной ведомости для их выплаты. До истечения этого срока кас­сиры обязаны ежедневно сдавать в кассу остатки наличных денег, не выданных по платежным ведомостям. Эти деньги сда­ются в опечатанных кассирами сумках, пакетах и других упаков­ках главному (старшему) кассиру под расписку с указанием объявленной суммы.

Касса должна быть специально оборудована. Это должно быть изолированное помещение, предназначенное для приема, выдачи и временного хранения наличных денег. Двери в кассу во время совершения операций должны быть заперты с внут­ренней стороны. Доступ в помещение кассы лицам, не имеющим отношения к ее работе, воспрещается. На руководителе лежит ответственность за обеспечение сохранности денег в помеще­нии кассы, а также при доставке их из банка и сдаче в банк. В тех случаях, когда по вине руководителей организаций не были со­зданы необходимые условия, обеспечивающие сохранность де­нежных средств при их хранении и транспортировке, они несут в установленном законодательством порядке ответственность.

Рекомендации по обеспечению сохранности денежных средств при их хранении и транспортировке приведены в При­ложениях № 2 и 3 к Порядку ведения кассовых операций.

Все наличные деньги и ценные бумаги в организациях хра­нятся, как правило, в несгораемых металлических шкафах, а в отдельных случаях — в комбинированных и обычных металли­ческих шкафах, которые по окончании рабочего дня закрывают­ся ключом и опечатываются печатью кассира. Ключи от шкафов и печати хранятся у кассиров, которым запрещается оставлять их в условленных местах, передавать посторонним лицам либо изготавливать неучтенные дубликаты.

Учтенные дубликаты ключей в опечатанных кассирами па­кетах, шкатулках и др. хранятся у руководителей предприятий. Не реже одного раза в квартал проводится их проверка комис­сией, назначаемой руководителем предприятия, результаты ее фиксируются в акте.

При обнаружении утраты ключа руководитель предприятия сообщает о происшествии в органы внутренних дел и принима­ет меры к немедленной замене замка металлического шкафа. Хранение в кассе наличных денег и других ценностей, не принадлежащих данному предприятию, запрещается.

Перед открытием помещения кассы и металлических шкафов кассир обязан осмотреть сохранность замков, дверей, оконных решеток и печатей, убедиться в исправности охранной сигнали­зации.

В случае повреждения или снятия печати, поломки замков, дверей или решеток кассир обязан немедленно доложить об этом руководителю предприятия, который сообщает о происше­ствии в органы внутренних дел и принимает меры к охране кас­сы до прибытия их сотрудников.

В этом случае руководитель, главный бухгалтер или лица, их заменяющие, а также кассир предприятия после получения разрешения органов внутренних дел производят проверку нали­чия денежных средств и других ценностей, хранящихся в кас­се. Проверка должна быть произведена до начала кассовых операций.

О результатах проверки составляется акт в 4-х экземплярах, подписанный всеми участвующими в проверке лицами. Первый экземпляр акта передается в органы внутренних дел, второй — отсылается в страховую компанию, третий — в вышестоящую организацию (в случае ее наличия), а четвертый — остается у предприятия.

После издания приказа (решения, постановления) о назна­чении кассира на работу руководитель предприятия обязан под расписку ознакомить его с Порядком ведения кассовых опера­ций в России, после чего с кассиром заключается договор о пол­ной материальной ответственности.

Кассир в соответствии с действующим законодательством о материальной ответственности рабочих и служащих несет полную материальную ответственность за сохранность всех принятых им ценностей и за ущерб, причиненный предприятию как в результате умышленных действий, так и в результате небреж­ного или недобросовестного отношения к своим обязанностям.

Кассиру запрещается передоверять выполнение порученной ему работы другим лицам.

На предприятиях, имеющих одного кассира, в случае необ­ходимости временной его замены исполнение обязанностей кас­сира возлагается на другого работника по письменному прика­зу руководителя предприятия (решению, постановлению). С этим работником заключается договор полной материальной ответст­венности.

В случае внезапного оставления кассиром работы (болезнь и др.) находящиеся у него под отчетом ценности немедленно пересчитываются другим кассиром, которому они передаются, в присутствии руководителя и главного бухгалтера предприятия или в присутствии комиссии из лиц, назначенных руководителем предприятия. О результатах пересчета и передачи ценностей составляется акт за подписями указанных лиц.

В кассе организации помимо наличных денежных средств хранятся документы строгой отчетности — денежные докумен­ты, ценные бумаги, бланки строгой отчетности. Документы стро­гой отчетности в случаях, определенных Министерством финан­сов РФ по согласованию с Государственной межведомственной экспертной комиссией по контрольно-кассовым машинам, как ; отмечено выше, могут заменять чеки при оказании услуг населению без применения контрольно-кассовой техники.

.Законодательством установлен особый порядок их приобре­тения, хранения, использования, реализации, контроль за их движением, а также аналитический учет по каждому виду доку­ментов и бланков строгой отчетности.

Денежные документы, к которым относятся почтовые марки, марки государственной пошлины, вексельные марки, оплачен­ные авиабилеты и др., учитываются по фактической стоимости приобретения на счете 50 «Касса», субсчет 3 «Денежные доку­менты», и хранят в несгораемом шкафу кассы организации до передачи по назначению (например, под отчет).

Бланки строгой отчетности — это формы документов, отпечатанные типографским способом, в которых предусмотре­ны необходимые реквизиты. К бланкам строгой отчетности относятся квитанционные книжки, бланки удостоверений, дипломов, различные абонемен­ты, талоны, билеты, бланки товарно-сопроводительных докумен­тов и т.п. Бланки строгой отчетности учитываются на забалансовом счете 006 «Бланки строгой отчетности» в условной оцен­ке до момента выдачи под отчет.

Задача № 18 составить проводки, заполнить приходные и расходные кассовые ордера, записать их в кассовую книгу. Подвести итог по счету 50. Сн-10000

1	По чеку №518 от 3.01. получено с р/сч в банке на командировочные расходы на операционные и хозяйственные нужды			20000 1000
2	Получено по чеку № 519 на выплату материальной поощрения работникам			30000
3	Выдано Геращенко В.Р. согласно приказа от 03.01.20__г. № 3-К на командировку			20000
4	Выдано Рябининой С.К. материальная помощь			15000
5	Внесен в банк сверхлимитный остаток денежных средств			6200
6	5.01. Получено по чеку №520 на выплату заработной платы			193000
7	Выдано Дубровскому П.П. по авансовому отчету №1 в возмещение перерасхода			555
8	Выплачена заработная плата по платежной ведомости			191000
9	Получен остаток неизрасходованных подотчетных сумм от Геращенко В.Р.			340
10	Внесена в банк депонированная заработная плата			2000
11	Выдано Макаровой О.Д. на операционные расходы			1500
12	Получено за путевки в дома отдыха от работников предприятия			76500
13	Внесены в банк денежные средства полученные за путевки			76500
14	6.01. Получено по чеку №521 на выплату отпускных			60000
15	Получено от Петрова Р.Л. в погашение недостачи выявленной при инвентаризации			1500
16	Выплачены отпускные			60000
17	Получен от Макаровой О.Д. по авансовому отчету №3 остаток подотчетных сумм			85
18	Выдано Оганову Т.П. по авансовому отчету №4 в возмещение расходов по командировке			2700
19	Получено по чеку №522 на выплату аванса за 1 половину января			148900
20	Выплачен работникам предприятия аванс за 1 половину января			148900
21	Получено по чеку №523 на выплату вознаграждения по итогам работы за год			161000
22	Выплачено вознаграждение по итогам работы за год			161000