Отпускные - расходы разом или по частям?

Часто отпуск не "укладывается" в рамки одного календарного месяца, и одна часть отпуска "попадет" на один месяц, а вторая часть - на другой месяц ("переходящие отпуска").

Порядок отражения отпускных, приходящихся на разные месяцы, правилами бухгалтерского учета не урегулирован. Поэтому предприятие может выбрать для себя и утвердить в бухгалтерской учетной политике один из способов:

• учитывать начисленные отпускные на счетах затрат сразу в момент начисления;

• учитывать начисленные отпускные, приходящиеся на следующий месяц, на счете 97 "Расходы будущих периодов";

• учитывать начисленные отпускные иным разработанным самостоятельно способом, не противоречащим правилам ведения бухгалтерского учета.

Бухгалтерский учет переходящих отпускных с использованием счета 97 является наиболее распространенным, т.к. позволяет вести учет в соответствии с требованиями налоговых органов и избежать разниц по ПБУ 18/02. Применять этот счет позволяет п. 65 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ, утв. приказом Минфина России от 29 июля 1998 г. N 34н.

Наряду с зарплатой в состав расходов на оплату труда для налогообложения прибыли включается оплата труда, сохраняемая за работником на время отпуска, предусмотренного законодательством РФ (п. 7 ст. 255 НК РФ). Не учитываются расходы на оплату дополнительно предоставляемых по коллективному договору (сверх предусмотренных действующим законодательством) отпусков работникам, в т.ч. женщинам, воспитывающим детей.

Расходы по зарплате учитываются ежемесячно (п.4 ст.272 НК РФ), исходя из суммы, начисленной в соответствии со ст. 255 НК РФ.

5. Учет расчетов с подотчетными лицами Учет расчетов с подотчетными лицами

Постановлением Госкомстата России от 01.08.01 № 55 утверждена форма «Авансового отчета» (ф. № АО-1), подлежащая обязательному применению юридическими лицами всех форм собственности кроме бюджетных учреждений, для оформления выдачи и списания подотчетных денежных средств, предназначенных на административно-хозяйственные расходы.

Отчет составляется в одном экземпляре подотчетным лицом и работником бухгалтерии.

В частности, на оборотной стороне формы подотчетное лицо записывает перечень документов, подтверждающих произведенные расходы, которыми могут быть командировочное удостоверение, квитанции, транспортные документы, чеки ККМ, товарные чеки и другие оправдательные документы). Суммы затрат по оправдательным документам записываются по графам 1-6 обратной стороны формы. Документы, приложенные к отчету, нумеруются подотчетным лицом в порядке их записи в отчете. В бухгалтерии организации проверяется целевое расходование средств, наличие оправдательных документов, подтверждающих произведенные расходы, правильность их оформления и подсчета сумм. По результатам проверки на оборотной стороне формы в графах 7–8 указываются суммы расходов, принятые к учету, и корреспонденция счетов бухгалтерского учета.

Проверенный авансовый отчет утверждается руководителем организации или уполномоченным на это лицом и принимается к учету. Остаток неиспользованного аванса сдается подотчетным лицом в кассу организации по приходному кассовому ордеру, а перерасход выдается подотчетному лицу по расходному кассовому ордеру. На основании данных утвержденного авансового отчета бухгалтерией организации производится списание денежных сумм в установленном порядке.

Следует обратить внимание, что направление работника в командировку производится исключительно руководителем организации с выдачей командировочного удостоверения. В настоящее время применяется форма командировочного удостоверения, утвержденная постановлением Госкомстата России от 06.04.01 № 26. Удостоверение является документом, удостоверяющим время пребывания в служебной командировке, а именно время прибытия в каждый из пунктов назначения, и время убытия из них. В целях удостоверения мест пребывания, на оборотной стороне удостоверения делаются отметки о времени прибытия и выбытия, которые должны быть заверены подписью ответственного должностного лица и печатью.

Командировочное удостоверение выписывается в одном экземпляре работником кадровой службы на основании устного или письменного распоряжения руководителя организации.

Дополнительно к командировочному удостоверению, по усмотрению руководителя организации может оформляться приказ (распоряжение) по организации. При этом тем же постановлением Госкомстата России № 26 утверждены типовые формы «приказа (распоряжения) о направлении работника в командировку» (форма № Т-9) и «приказа (распоряжения) о направлении работников в командировку» (форма № Т-9а). В приказе указываются фамилия и инициалы командируемого работника, структурное подразделение, профессия (должность) командируемого, цель, время и место командировки. При необходимости в приказе указывается источник оплаты сумм командировочных расходов, и другие условия направления в командировку.

До убытия в командировку руководителями структурных подразделений, от которых командирован работник, подлежит оформлению «Служебное задание для направления в командировку….» (форма № Т-10а), утверждаемое руководителем организации или уполномоченным им лицом. Задание передается в кадровую службу организации для его использования при оформлении приказа о направлении в командировку.

По прибытии из командировки работником должны быть оформлены и представлены по принадлежности «Авансовый отчет» и «Отчет о выполнении служебного задания». Отчет о выполнении задания оформляется на бланке «Служебного задания…» (форма № Т-10а), согласовывается с руководителем структурного подразделения и представляется в бухгалтерию организации вместе с командировочным удостоверением и авансовым отчетом.

Для определения суммы аванса производится примерный расчет исходя из срока командировки, предполагаемых норм расходов по суточным и найму жилого помещения (в том числе в пределах установленных норм), а также по проезду к месту командировки и обратно.

Командированному работнику подлежат возмещению следующие суммы:

расходы по проезду до места командировки и обратно;

расходы по найму жилого помещения;

суточные расходы.

С 1 января 2002 годы применяются нормы, установленные приказом Минфина РФ от 06.07.01 № 49н «Об изменении норм возмещения командировочных расходов на территории Российской Федерации». При этом нормы расходов составляют:

по оплате найма жилого помещения – по фактическим расходам, подтвержденным соответствующими документами, но не более 550 рублей в сутки (при отсутствии подтверждающих документов расходы по найму жилого помещения возмещаются в размере 12 рублей в сутки);

оплата суточных – 100 рублей за каждый день нахождения в командировке.

Суточные возмещаются с учетом дней убытия и прибытия из командировки. Днем выезда в командировку считается день отправления транспортного средства из места постоянной работы командированного, а днем прибытия – день прибытия транспортного средства в место постоянной работы командированного. Размер суточных определяется приказом руководителя организации, но не менее установленных норм.

При отправлении транспортного средства до 24 часов включительно день отъезда в командировку считаются текущие сутки, а с 0 часов и позднее – последующие сутки. Если станция (пристань, аэропорт) находятся за чертой населенного пункта, учитывается время, необходимое для проезда до соответствующего пункта отправления. Аналогично определяется день приезда работника в место постоянной работы. При командировке работника в такую местность, откуда он имеет возможность ежедневно возвращаться к месту своего постоянного жительства, суточные не выплачиваются.

Расходы по найму жилого помещения возмещаются работнику со дня прибытия его в командировку и по день убытия, которые устанавливаются на основании отметок в командировочном удостоверении. К возмещаемым расходам по найму жилого помещения относятся также расходы по дополнительным услугам гостиниц, отраженные в счете.

При потере оправдательных документов, подтверждающих проезд и найм жилого помещения, руководитель предприятия вправе принять решение о возмещение расходов по найму в пределах установленных норм и расходов по проезду – исходя из минимальной стоимости (общий вагон пассажирского поезда).

К расходам же по проезду до места командировки и обратно относятся расходы по проезду воздушным, железнодорожным, водным и автомобильным транспортом (за исключением такси). К этой же группе расходов относятся расходы по пользованию постельными принадлежностями, стоимость услуг по предварительной продаже билетов и платежи по обязательному страхованию пассажиров. Расходы по проезду работника в мягком вагоне на железнодорожном транспорте, на морском транспорте – в каютах, оплачиваемых по I–IV группам тарифных ставок, на речном транспорте – в каютах I и II категории, на воздушном транспорте – по билету I класса возмещаются с разрешения руководителя организации при предоставлении проездных документов.

Командированному работнику возмещаются также расходы по проезду транспортом общего назначения (кроме такси) к станции, пристани, порту, если они находятся за чертой населенного пункта, а также расходы за пользование в поездах постельными принадлежностями (возмещаются по фактическим расходам, подтвержденным соответствующими документами).

В бухгалтерском учете сумма командировочных расходов отражается по дебету счетов учета затрат или материально-производственных запасов (прочих активов) в корреспонденции с кредитом счета 71 (Дт 26 Кт 71).

По служебным же командировкам, приходящимся на период после 1 января 2002 года, на себестоимость продукции (работ, услуг) в целях налогообложения относятся следующие расходы (подпункт 12 пункта 1 статьи 264 части второй НК РФ):

на проезд работника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы;

по найму жилого помещения (по данной статье расходов подлежат возмещению также расходы работника на оплату дополнительных услуг, оказываемых в гостиницах, за исключением расходов на обслуживание в барах и ресторанах, расходов на обслуживание в номере, расходов за пользование рекреационно-оздоровительными объектами;

суточные и (или) полевое довольствие в пределах норм, утверждаемых Правительством Российской Федерации;

на оформление и выдачу виз, паспортов, ваучеров, приглашений и иных аналогичных документов;

консульские, аэродромные сборы, сборы за право въезда, прохода, транзита автомобильного и иного транспорта, за пользование морскими каналами, другими подобными сооружениями и иные аналогичные платежи и сборы.

Сумма остатка подлежит возврату в кассу организации – Дт 50 Кт 71.

Если авансовым отчетом оформляется списание суммы командировочных расходов, под которые работник не получал аванса, то вся сумма командировочных оформляется перерасходом (Дт 71 Кт 50).

Отметим, что подотчетные суммы, не возвращенные работниками в установленные сроки, отражаются записью по кредиту счета 71 и дебету счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» (Дт 70 Кт 71).

Таким образом, на счете 71 могут быть оформлены следующие основные бухгалтерские проводки:

Дт 71 Кт 50 — на сумму наличных денег, выданных под отчет, включая суммы, выданные командированным работникам. В принципе, возможны случаи, когда подотчетное лицо самостоятельно получает деньги с расчетного счета (51 «Расчетный счет») или аккредитива (55 «Специальные счета в банках»). Однако такие ситуации являются исключительно редкими;

Дт 10 Кт 71 — на сумму стоимости приобретенных материалов;

Дт 41 Кт 71 — на сумму стоимости товаров, приобретенных за наличный расчет. По нашему мнению, чаще такой проводкой будет оформляться не приобретение товаров, а покупка комплектующих изделий в организациях, занятых промышленным производством — в тех случаях, когда такие комплектующие следует учитывать на счете 41;

Дт 20 (23, 25, 26, 29, 44) Кт 71 — на сумму стоимости работ и услуг сторонних организаций, выполненных или оказанных в интересах производства и оплаченных наличными деньгами. Такими же проводками отражается списание авансовых отчетов командированных работников;

Дт 70 Кт 71 — на подотчетную сумму (или ее часть), подлежащую удержанию из заработной платы работника.

Аналитический учет по счету 71 так же, как и раньше, ведется по каждой сумме, выданной под отчет.