Вопрос 3. Реквизиты документов

В соответствии с п. 2 ст. 9 Закона "О бухгалтерском учете" от 21 ноября 1996 г. N 129-ФЗ "первичные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной документации, а документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать обязательные реквизиты:

- наименование документа;

- дату составление документа;

- наименование организации, от имени которой составлен документ;

- содержание хозяйственной операции;

- измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;

- наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;

- личные подписи указанных лиц".

Проверить обязательные реквизиты на соответствие требованиям законодательства следует во всех документах, составленных как по унифицированной форме, так и произвольно.

В настоящее время к основным документом, регламентирующим состав обязательных реквизитов, придающих документу юридическую силу, относится ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов". Данный Стандарт распространяется на организационно-распорядительные документы, относящиеся к унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД), - постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и др. В том случае, если управленческая документация оформляется на машинных носителях, используется ГОСТ 6.10.4-84 "Унифицированные системы документации. Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники. Основные положения".

Анализ указанных ГОСТов позволяет выделить обязательные реквизиты, придающие документной записи юридическую силу:

- наименование организации - автора документа и ее код;

- наименование документа и его код;

- дата документа;

- подпись лица, ответственного за правильность изготовления документа, или лица, утвердившего документ;

- местонахождение организации - автора документа или ее почтовый адрес.

Реквизиты бывают обязательные и дополнительные.

К обязательным реквизитам относятся:

1. название документа

2. № формы документа

3. дата составления документа

4. содержание хозяйственной операции

5. учетные измерители

6) наименование должностей лиц, ответственных за совершение операции, личные подписи ответственных лиц и их расшифровки.

Дополнительные реквизиты:

1. показатели качества продукции,

2. № цеха номер автомашины, маршрут, километраж и т.п.

Если хотя бы один обязательный реквизит не заполнен, то документ теряет доказательную юридическую силу при рассмотрении дел в суде, арбитраже. Бухгалтер не имеет права принимать такой документ к исполнению.

Отсутствие в первичных документах какого-либо из обязательных реквизитов является нарушением правил ведения бухгалтерского учета и может стать причиной применения к предприятию финансовых санкций, так как ненадлежащим образом оформленные документы не являются подтверждением факта совершения хозяйственной операции и, следовательно, возможно утверждение, что операция фактически не проводилась.

Таким образом, правильное оформление и умение проверить первичные документы — основа квалифицированной работы бухгалтера.