Основные приемы работы субд access Загрузка программы

Через главное меню. Программы-Microsoft Office-Microsoft Office Access

Создание новой бд

1. Начало создания

Новая база данных –выбрать папку,ввести имя-СОЗДАТЬ.(2007)

Файл-создать-Новая база данных-Имя файла, папка

Закрыть окно предложенной таблицы.

Создание структуры базы данных с помощью конструктора

На этом этапе производится формирование полей каждой из таблиц.

Формирование полей-это главный этап, на котором создается структура базы данных.

Создание структуры таблицы

Создание-Конструктор таблиц(2007)

Таблицы-Создать-Конструктор (2003)

На экране появится таблица для формирования полей:

Имя поля

Тип данных

Описание

Заполнение: после заполнения каждой ячейки таблицы удобно использовать-enter (в этом случае она будет заполняться последовательно!!!)

Имя поля-впечатываем (точки не допускаются)

Тип данных выбирается из списка:

Типы данных:

Текстовый

Числовой

Дата/время

Логический- в данном поле может быть только 2 значения (да/нет)

Мемо-тип примечания служит для ввода текста большого размера

Поле объекта OLE-для использования графических объектов

Счетчик

Гиперссылка

Описание-можно не заполнять

Задание дополнительных параметров:

Когда курсор находится в нужном поле (заполняем тип данных)-перейти в нижнюю таблицу параметров:

Типы и параметры полей.

Типы данных в полях:

Текстовый

Числовой

Дата/время

Логический –значения данного поля (да/нет)

Поле Мемо-тип примечаний –для ввода текста большого размера

У каждого поля можно задать(изменить) ряд параметров, это делается в окне расположенном в нижней части экрана.Рассмотрим наиболее важные параметры.

• ПОДПИСЬ-определяет заголовки для полей в таблицах, формах, отчетах. По умолчанию совпадает с именем поля.

• РАЗМЕР ПОЛЯ. Определяется у текстовых и числовых данных.

У текстовых количество знаков (по умолчанию 50)

У числовых можно задать целое или дробное числа.

Целое-это БАЙТ, ЦЕЛОЕ, ДЛИННОЕ ЦЕЛОЕ

Дробные-Одинарное с плавающей точкой, двойное с плавающей точкой.

• ФОРМАТ ПОЛЯ.Определяется у числовых и полей типа ДАТА/ВРЕМЯ.

У числовых Фиксированный,основной, с разделителями и т.д.

У полей ДАТА/ВРЕМЯ -КРАТКИЙ, СРЕДНИЙ, ПОЛНЫЙ и т.д.

• ЧИСЛО ДЕСЯТИЧНЫХ ЗНАКОВ .-у дробных числовых.

• МАСКА ВВОДА. Особенно удобно задать для полей ДАТА/ВРЕМЯ.В случае задания разделительные знаки при вводе набирать не нужно. Для задания выбираем вид маски, затем знак заполнителя, который будет отображаться при вводе(например, #)

• ЗНАЧЕНИЕ ПО УМОЛЧАНИЮ. Если задать значение, то оно будет автоматически проставляться при вводе(Изменять можно!!!) Удобно , например, при вводе сегодняшней даты, чтобы ее задать нужно впечатать следующее значение DATE().

• УСЛОВИЕ НА ЗНАЧЕНИЕ. Задание этого параметра, позволяет избежать нечаянных ошибок при вводе. Например, если, для чисел задать >0, то отрицательные значения не ввести(будет сообщение об ошибке)

• СООБЩЕНИЕ ОБ ОШИБКЕ. Данный параметр связан с предыдущим. Если для условия неотрицательных чисел задать значения «Отрицательные вводить нельзя», то пользователю будет понятнее, в чем ошибка.

• ОБЯЗАТЕЛЬНОЕ ПОЛЕ. Если в этом поле указать ДА. То компьютер потребует его обязательного заполнения.(Удобно, например, в бухгалтерских системах)

Затем задать ключевое поле –выделить нужное поле щелчком по корешку-пиктограмма-КЛЮЧЕВОЕ ПОЛЕ-после этого закрыть окно формирования полей, с сохранением задав имя-ок

Примечание: если не задать ключевое поле, тогда программа задаст дополнительное поле сама.

После задания ключевого поля таблицу закрыть с сохранением, задать имя