Министерство образования и науки РФ

НИУ «Белгородский государственный университет»

Фармацевтический факультет

Кафедра фармацевтической технологии,

управления и экономики здравоохранения

ДИСЦИПЛИНА: «Управление и экономика фармации»

РАЗДЕЛ: «Бухгалтерский учет в аптечных организациях»

ЛЕКЦИЯ №

ТЕМА: «Учёт наличных денежных средств»

План

1.

Белгород – 2011

1. Задачи учета денежных средств

Учет денежных средств призван решить следующие задачи:

• Повседневный контроль за наличием и движением денег в кассе аптеки.

• Соблюдение лимита денежных средств в кассе.

• Правильное и своевременное отражение кассовых и банковских операций в четных документах.

• Контроль за порядком расходования, сохранностью и правильным использованием денежных средств.

• Соблюдение кассовой, сметной и финансовой дисциплины.

• Проведение в установленные сроки инвентаризации денежных средств и расчетов.

• Контроль за своевременным оформлением платежей в бюджет и погашением кредитов банка.

Все предприятия независимо от формы собственности обязаны хранить свои денежные средства в учреждениях банков.

Аптеки, как и другие предприятия, могут иметь в своей кассе наличные деньги в пределах лимитов остатка наличных денег в кассе. Предприятиям запрещено накапливать наличные деньги сверх установленных лимитов для осуществления предстоящих расходов.

Лимит остатка кассы определяется исходя из объемов налично-денежного оборота предприятия с учетом особенностей режима его деятельности, порядка и сроков сдачи наличных денежных средств в учреждения банков, обеспечения сохранности и сокращения встречных перевозок ценностей. Лимит устанавливается по согласованию с банком ежегодно, и при необходимости в течение года может быть пересмотрен по обоснованной просьбе предприятия.

Для установления лимита остатка наличных денег в кассе отчетное предприятие предоставляет в банк, осуществляющий его расчетно-кассовое обслуживание, расчет по форме № 0408020 «Расчет на установление предприятию лимита остатка кассы и оформление разрешения на расходование наличных денег из выручки, поступающей в его кассу».

Выручка, поступающая в кассу за 2-3 мес.

Лимит денежных средств = -------------------------------------------------------------

Количество рабочих дней по графику

Фактически – это дневная выручка, которую аптека сдает в банк сама или через инкассатора. В аптеке оставляют, как правило, 10% лимита для обеспечения нормальной работы аптеки вечером, после сдачи выручки и с утра следующего дня.

У аптечного предприятия, не предоставившего расчет на установление лимита остатка наличных денег в кассе ни в одно из обслуживающих предприятий банка, лимит остатка кассы считается нулевым, а несданная аптечным предприятием денежная наличность – сверхлимитной.

Для аптечных предприятий со сложной структурой, в состав которых входят структурные подразделения без самостоятельного баланса и счетов в банках, устанавливается единый лимит остатка кассы с учетом этих структурных подразделений. Лимит остатка кассы доводится до структурных подразделений приказом руководителя аптечного предприятия.

Сверх лимита наличные деньги могут храниться только для выплаты заработной платы, пенсий и пособий в течение 3 дней, включая день получения денег в банке (в районах Крайнего Севера и приравненных к ним областях – 5 дней). Нельзя накапливать деньги в кассе розничного аптечного предприятия для выдачи заработной платы, пособий по временной нетрудоспособности и т.п. Поэтому заработную плату надо выдавать работникам по очередности, чтобы на конец дня остаток денег в кассе не превышал лимита. Всю денежную наличность сверх лимита аптеки обязаны сдавать в банк.

За несоблюдение действующего порядка хранения свободных денежных средств, а также за накопление в кассах наличных денег сверх установленных лимитов с должностных лиц взимается штраф в размере 4-5 тыс. руб., а с юридического лица – 40-50 тыс. руб. (ст. 15.1 КоАП РФ).

2. Организация наличных денежных расчетов в аптечных организациях

Система денежных отношений аптечных предприятий и организаций складывается из наличных расчетов с населением за отпущенные товары с рабочими и служащими по заработной плате, а также из безналичных расчетов с поставщиками, покупателями, бюджетом, банками и др. организациями.

Согласно Федеральному закону № 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и/или расчетов с применением платежных карт» контрольно-кассовая техника (ККТ), включенная в Государственный реестр, применяется на территории РФ в обязательном порядке всеми организациями и ИП при осуществлении ими наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт в случаях продажи товаров, выполнения работ или оказания услуг.

При этом ККТ, применяемая организациями (за исключением кредитных организаций) и ИП, должна:

• быть зарегистрирована в налоговых органах по месту учета организации или индивидуального предпринимателя в качестве налогоплательщика;

• быть исправна, опломбирована в установленном порядке;

• иметь фискальную память и эксплуатироваться в фискальном режиме.

Фискальная память - комплекс программно-аппаратных средств в составе ККТ, обеспечивающих некорректируемую ежесуточную (ежесменную) регистрацию и энергонезависимое долговременное хранение итоговой информации, необходимой для полного учета наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт в целях правильного исчисления налогов.

Фискальный режим - режим функционирования ККТ, обеспечивающий регистрацию фискальных данных в фискальной памяти.

Организации (за исключением кредитных организаций) и ИП, применяющие ККТ, обязаны:

• регистрировать ККТ в налоговых органах;

• применять исправную ККТ, опломбированную в установленном порядке, зарегистрированную в налоговых органах и обеспечивающую надлежащий учет денежных средств при проведении расчетов (фиксацию расчетных операций на контрольной ленте и в фискальной памяти);

• выдавать покупателям (клиентам) в момент оплаты отпечатанные ККТ кассовые чеки;

• обеспечивать ведение и хранение документации, связанной с приобретением и регистрацией, вводом в эксплуатацию и применением ККТ, а также обеспечивать должностным лицам налоговых органов, осуществляющих проверку, беспрепятственный доступ к ККТ, предоставлять им указанную документацию;

• производить при первичной регистрации и перерегистрации ККТ введение в фискальную память информации и замену накопителей фискальной памяти с участием представителей налоговых органов.

ККМ подлежат обязательной регистрации в налоговых органах по месту нахождения предприятия и находятся на техническом обслуживании в региональных центрах технического обслуживания ККМ или непосредственно на предприятиях – изготовителях ККМ.

Порядок, условия применения и регистрации ККМ определены Положением «О применении контрольно-кассовых машин при осуществлении денежных расчетов с населением», утвержденным постановлением Правительства РФ №745 от 30.06.93 г.

Аптечные организации, находящиеся в фельдшерских и фельдшерско-акушерских пунктах, расположенных в сельских поселениях, и обособленные подразделения медицинских организаций, имеющих лицензию на фармацевтическую деятельность (амбулатории, фельдшерские и фельдшерско-акушерские пункты, центры (отделения) общей врачебной (семейной) практики), расположенные в сельских поселениях, в которых отсутствуют аптечные организации, могут осуществлять наличные денежные расчеты и (или) расчеты с использованием платежных карт при продаже лекарственных препаратов без применения контрольно-кассовой техники.

В соответствии с Федеральным законом № 54-ФЗ при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт применяются модели ККТ, включенные в Государственный реестр.

Государственный реестр подлежит официальному опубликованию. Эту информацию также можно получить в налоговых органах или в центрах технического обслуживания ККМ.

В случае исключения из Государственного реестра ранее применявшихся моделей контрольно-кассовой техники их дальнейшая эксплуатация осуществляется до истечения нормативного срока их амортизации.

Модели ККМ, допускаемые к использованию на территории РФ, определяются Государственной межведомственной экспертной комиссией по ККМ (ГМЭК).

Виды ККМ, разрешенные к применению в торговле:

 автономные, расширение функциональных возможностей, которых может достигаться за счет подключения дополнительных устройств ввода-вывода, управляемых ККМ с помощью размещенных в ней программам. К автономным ККМ относятся и портативные, имеющие возможность работать без сети переменного тока;

 пассивные системы ККМ, которые могут работать в компьютерно-кассовой системе, но не имеющие возможности управлять работой этой системы. Пассивная система ККМ может использоваться как автономная ККМ;

 активные системы ККМ, которые могут работать в компьютерно-кассовой системе и управлять работой этой системы. К активной системе ККМ относятся, также POS – терминал – ККМ с фискальной памятью, обладающая возможностями персонального компьютера по вводу – выводу, хранению, обработке и отражению информации. Активная система ККМ может использоваться как пассивная система или автономная ККМ;

 фискальные регистраторы – ККМ, способные работать только в составе компьютерно-кассовой системы, получая данные через каналы связи.

При покупке (замене) ККМ руководителю аптечного предприятия надо иметь в виду, что решением ГМЭК от 05.11.96 г. (протокол №6/31-96 – приложение 1 к письму Госналогслужбы России от 15.01.97 № ВК-6-16/49 «О средствах визуального контроля ККМ»), предусмотрено использование средств визуального контроля на ККМ. Средства визуального контроля представляют собой объемные голограммы, изготовленные на фотополимерной пленке, со словами «Государственный реестр» и указанием года реализации ККМ генеральным поставщиком. Кроме того, на ККМ должна быть размещена голограмма центра технического обслуживания с надписью «Техническое обслуживание» и указанием года, в котором ККМ поставлена на техническое обслуживание в ЦТО. Голограммы размещаются генеральными поставщиками и ЦТО на стороне ККМ, обращенной к покупателю, при денежных расчетах с использованием данной машины. Эксплуатация ККМ без средств визуального контроля запрещается.

Порядок регистрации ККМ в налоговых органах:

1. Предприятия подают в налоговые органы заявление о регистрации ККМ. К заявлению прилагаются паспорта.

2. Налоговый орган после проверки достоверности данных, указанных в заявлении предприятия не позднее 5 дней с момента подачи заявления производит регистрацию ККМ. Регистрация производится путем внесения сведений о ККМ в Книгу учета ККМ.

3. Одновременно с регистрацией предприятию выдается карточка регистрации ККМ.

4. Предприятие в случае необходимости замены действующих ККМ другими, либо установки дополнительных машин, обязательно после ввода их в эксплуатацию подать в налоговый орган заявление о регистрации новых машин и снятии с учета зарегистрированных ранее.

5. Налоговый орган, получивший заявление предприятия о замене ККМ, производит их регистрацию и выдает предприятию новую карточку регистрации.

6. В случае перерегистрации предприятия, когда кассовый аппарат выбывает из обращения, он подлежит исключению из регистрации в налоговом органе. При этом налоговый орган производит по заявлению предприятия снятие с учета ККМ, о чем делает отметку в карточке регистрации ККМ.

7. Карточка регистрации хранится на предприятии в течение всего срока эксплуатации машины, а также в течение 2-х лет после исключения из учета ККМ в налоговом органе. Ежегодно в январе – феврале ККМ должны проходить проверку исправности в центрах технического обслуживания.

Ввод в эксплуатацию новых ККМ производит механик, осуществляющий гарантийное и техническое обслуживание и ремонт данного типа машин. При вводе в эксплуатацию электронных контрольно-регистрирующих машин и кассовых терминалов необходимо присутствие программиста-электронщика. Механик (программист) должен иметь удостоверение на право технического обслуживание и ремонта машин такого типа, которое он предъявляет руководителю аптеки.

При вводе машин в эксплуатацию должны присутствовать кассиры как материально-ответственные лица. Механик по ремонту кассовых машин (при необходимости программист-электронщик) производит проверку неисправности, опробование кассовой машины в работе и оформляет передачу ее в эксплуатацию, заполняет все данные в заводском паспорте.

Механик обязан опломбировать машину после установки фирменного клише с наименованием предприятия и номером расчетного узла либо ввести его в программу машины.

После включения кассовой машины в действие замок должен быть закрыт, а ключ (кроме ключей для перевода секционных денежных счетчиков на нуль) должен храниться у директора аптеки. Ключи для перевода денежных счетчиков на нули передаются директором аптеки налоговой инспекции, где они хранятся в сейфах, и выдаются по письменному распоряжению руководителя и главного бухгалтера ГНИ, специалисту (уполномоченному лицу) для проведения проверки.

Фискализация ККМ (ввод пароля налоговой инспекции) происходит или в инспекции, или в самой аптеке. Налоговые органы предпочитают первый вариант. В назначенный день в инспекцию приезжает кассир-операционист, специалист ЦТО, представитель администрации аптеки. Кассовый аппарат они привозят с собой. Если же аптека регистрирует сразу несколько ККМ, инспектор сам выезжает в аптеку. В аптеке также должны присутствовать кассир-операционист, специалист ЦТО, представитель администрации аптеки.

Налоговый инспектор изучает представленные для регистрации документы, проверяет достоверность изложенных в заявлении на регистрацию данных (модель и номер ККМ, год выпуска, адрес места установки), смотрит, есть ли в паспорте аппарата запись продавца с датой продажи и печать.

Специалист ЦТО проверяет исправность и работоспособность ККМ. При обнаружении мелких неисправностей он устраняет их на месте и программирует операцию печати на кассовом чеке названия аптеки – владельца ККМ. Затем программируется режим ввода пароля налогового инспектора, и инспектор вводит налоговый пароль.

Днем регистрации ККМ считается день ввода пароля. В тот же день в налоговой инспекции заполняется журнал кассира-операциониста на данный кассовый аппарат.

В день фискализации или на следующий, но не позднее 5 дней с момента получения пакета документов налоговая инспекция выдает аптеке карточку регистрации ККМ. Карточка регистрации ККМ храниться в аптеке по месту установки машины в течение всего срока ее эксплуатации, предъявляется по требованию представителей налоговой службы и других организаций, осуществляющих контроль за применением ККМ, и возвращается в налоговый орган при снятии ККМ с учета.

По окончании срока применения моделей ККМ, указанных в Госреестре, налоговые органы снимают с учета эти модели. О снятии с учета таких ККМ аптеки (налогоплательщики) уведомляются за 30 дней до истечения срока их применения.

ККМ регистрируется тем налоговым органом, в котором аптека зарегистрирована как налогоплательщик.

Письмо МНС РФ от 30.03.2000 г. №АС-6-6-16/232 «О регистрации ККМ филиалов предприятий» разъяснило следующий порядок регистрации ККМ филиалов: налоговый орган, в котором стоит на налоговом учете предприятие по месту нахождения его обособленного подразделения, вправе осуществлять в установленном порядке регистрацию ККМ, используемых по месту своей фактической производственной деятельности при осуществлении денежных расчетов с населением, филиалом или другим обособленным подразделением предприятия. При этом указанный налоговый орган копию карточки регистрации ККМ направляет налоговому органу, в котором состоит на налоговом учете организация, в состав которой входит данный филиал или иные обособленные подразделения.