2.2 Оформление реквизитов документов

Документы состоят из отдельных элементов, которые принято называть реквизитами (от лат. reguisitum — требуемое, необходимое). Совокупность реквизитов документа отражает его форму. Следовательно, чтобы документ отвечал своему назначению, он должен быть составлен в соответствии с формой, принятой для данной категории документов. От полноты и качества оформления документов зависит их доказательная (юридическая) сила, так как они служат свидетельством, подтверждением конкретных фактов, явлений, событий. Постановление Госстандарта России ( ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Требования к оформлению документов») определяет состав реквизитов организационно-распорядительных документов, правила их оформления, место расположения на документах, требования к изготовлению бланков, требования к учету бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации, гербов субъектов Федерации. Эти же правила оформления изложены в Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной распоряжением Правительства РФ от 31.10.2000 № 1547-р.

Существует классификация бланков документов:

1. По расположению реквизитов

а) угловой;

б) продольный.

II. По автору документа

а) бланк организации;

б) бланк структурного подразделения;

в) бланк должностного лица.

III. По виду документа

а) общий бланк;

б) бланк письма;

в) бланк конкретного вида документа (кроме письма).

Реквизит документа – обязательный элемент оформления официального документа.

Состав реквизитов.

01 – Государственный герб РФ;

02 – герб субъекта РФ;

03 – эмблема организации или товарный знак;

04 – код организации;

05 – основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;

06 – идентификационный номер налогоплательщика / код причины постановки на учёт (ИНН/КПП);

07 – код формы документа;

08 – наименование организации;

09 – справочные данные об организации;

10 – наименование вида документа;

11 – дата документа;

12 – регистрационный номер документа;

13 – ссылка на регистрационный номер и дату документа;

14 – место составления или издания документа;

15 – адресат;

16 – график утверждения документа;

17 – резолюция;

18 – заголовок к тексту;

19 – отметка о контроле;

20 – текст документа;

21 – отметка о наличии приложения;

22 – подпись;

23 – график согласования документа;

24 – визы согласования документа;

25 – оттиск печати;

26 – отметка о заверении копии;

27 – отметка об исполнителе;

28 – отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

29 – отметка о поступлении документа в организацию;

30 – идентификатор электронной копии документа;

Все реквизиты можно разделить на три группы:

1. Реквизиты бланка (01, 02, 03, 04, 05, 06, 07, 08, 09, 10, 11, 12, 13, 14);

2. Реквизиты, придающие документам юридическую силу (01, 02, 08, 11, 12, 16, 22, 23, 24, 25, 26);

3. Реквизиты, отражающие движение документов и порядок их обработки (делопроизводственные отметки) (11, 12, 13, 15, 16, 17, 19, 22, 23, 24, 25, 26, 27, 28, 29, 30).

Такое деление достаточно условно. Как видно, большая часть реквизитов бланка также определяет юридическую силу документа, а порядок его обработки находит отражение не только в делопроизводственных отметках, но и других реквизитах, проставляемых, например, при подписании документа, его регистрации.

При подготовке и оформлении документов необходимо помнить, что различные документы состоят из различного набора реквизитов, и что при составлении одного вида документа не нужно использовать их все.

Заключение

Для создания и организации службы делопроизводства вопрос о выборе организационной формы является одним из самых сложных. В каждом конкретном случае он решается самой службой ДОУ и руководством учреждения. Вопрос обычно связан с первоначальной организацией службы ДОУ или её коренной реорганизацией. В зависимости от изменений, которые происходят в связи с преобразованиями самой организации (фирмы), модернизацией технологии обработки документов, изменяется и степень централизации и децентрализации работы с документами.

Регламентация выбранной формы работы с документами закрепляется в инструкции по делопроизводству.

Создание рационального документооборота является организационной и технологической проблемой. При этом только незначительная часть возникающих проблем может быть решена службой ДОУ. Остальные проблемы связаны с совершенствованием самого управленческого аппарата и документационных процессов, их решение возможно только при взаимодействии руководства организации и специалистов службы ДОУ.

Список использованной литературы

1. Кирсанова М.В. Современное делопроизводство: Учеб. пособие. - 3-е изд. - М.: ИНФРА-М; 2003. -304 с.

2. Оформление документов. Методические рекомендации на основе ГОСТ Р 6 30-2003: Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов.

3. Прокопенкова Е.Ю. Использование государственной и иной символики // Секретарь-референт: ежемес. проф. журн. – М.: Б. и., 2004. - №7.

4.Янковая В.Ф. Состав реквизитов бланка по новому стандарту на оформление документов // Секретарь-референт: ежемес. проф. журн. – М.: Б. и., 2003. - №7.

5. Кузнецова Т,В., Санкина Л.В., Быкова Т.А., Документационное обеспечение управления., 2007г.