Введение

Программный продукт Microsoft Access является одной из лучших систем управления базами данных с исключительно широкими возможностями и в силу этого используется как важнейшая компонента современных информационных технологий

Microsoft Access - мощный современный пакет программ, обладающий широким набором средств для эффективного управления информацией, организованной в базы данных.

В учебном пособии отражены сведения о наиболее современной на момент составления пособия версии программного продукта Access 2000, значительно пополнившегося многими новыми функциональными возможностями и, прежде всего, средствами публикации данных в сети Интернет.

В учебном пособии в краткой конспективной форме изложены все необходимые сведения для быстрого изучения и продуктивной работы, связанной с проектированием, созданием, сопровождением реляционной базы данных Access, а также ее взаимодействием с сетью Интернет.

Пособие содержит необходимые сведения о технологии создания и работы с основными объектами Access - таблицами, запросами, экранными формами, отчетами, страницами доступа к данным в сети Интернет, и макросами, автоматизирующими работу с данными. Авторы старались доступно, последовательно и компактно охватить все основные информационные технологии работы с СУБД.

Глава 1. Основные сведения о базах данных Основные понятия

Базы данных являются одним из основных компонентов современных информационных систем. Информационная система – это взаимосвязанная совокупность средств, методов и персонала, используемых для хранения, обработки и выдачи информации.

Цель любой информационной системы – обработка информации конкретной предметной области.

Под предметной областью понимается совокупность связанных между собой функций, задач управления в некоторой области деятельности предприятия, с помощью которых достигается выполнение поставленной цели.

В широком смысле база данных – это совокупность сведений об объектах какой-либо предметной области. Информация в базе данных должна храниться в упорядоченном виде, т.е. данные должны быть структурированы. Структурирование данных это введение соглашений о способах представления данных.

База данных (БД) – это поименованная совокупность структурированных данных, относящихся к определенной предметной области.

Особенностями такой совокупности данных являются:

• достаточно большие объемы информации;

• максимально возможная компактность хранения данных;

• возможность извлечения из базы данных разнообразной информации в определенной предметной области;

• удобные для пользователя вид и форма извлекаемой информации;

• высокая скорость доступа к данным;

• надежность хранения информации и возможность предоставления санкционированного доступа к данным для отдельных пользователей;

• удобство и простота конструирования пользователем запросов, форм и отчетов для выборки данных.

Создание базы данных, ее поддержка и обеспечение доступа пользователей к ней осуществляется с помощью специального программного инструмента – системы управления базами данных.

Система управления базами данных (СУБД) – это комплекс программных и языковых средств, необходимых для создания баз данных, поддержки их в актуальном состоянии и организации поиска информации в них.

По технологии обработки базы данных делятся на централизованные и распределенные.

Централизованная база данных хранится в памяти одной машины.

Распределенная база данных состоит из нескольких частей, хранимых на нескольких машинах вычислительной сети. Работа с такой базой осуществляется с помощью системы управления распределенной базой данных - СУРБД.

Централизованные базы данных по способу доступа делятся на:

• базы данных с локальным доступом (данные и процедуры их обработки хранятся на одной машине);

• базы данных с удаленным (сетевым) доступом. СУБД с удаленным доступом могут быть построены с использованием архитектур файл-сервер и клиент-сервер.