- •По средствам фиксации документа (письменные, графические, фотодокументы).
- •6. Текст документа. Составляется на русском языке, либо на языке субъектов Федерации, в зависимости от статуса организации может и на других языках. Бывает следующих видов:
- •14 Бланки должны соответствовать гост р 6.30-2003. В зависимости от расположения реквизитов устанавливают 2 варианта бланков: угловой и продольный.
- •15,16Утверждены гост р 6.30-2003.
- •Договорные письма – это разновидность сопроводительного письма. Они только подтверждают факт направления договора. Словосочетания: направляем Ваш договор о … на … листах.
- •3. Инструкция – правовой акт, который издается органами государственного управления.
- •Изучение существа вопроса и подготовка проекта документа;
- •Обсуждение и принятие документа, если это коллегиальный орган, либо согласовывание при единоначалии;
- •Подписание документа.
- •Констатирующей;
- •Распорядительной.
- •Объяснительные записки, которые сопровождают основной документ, они оформляются на бланке учреждения.
- •По поводу какого-либо происшествия, должны быть четкими, убедительными и содержать неопровержимые доказательства – оформляются, как и внутренние докладные записки.
- •Констатирующая часть – начинается с абзаца, в котором излагаются цели, задачи и существо работы, проделанной комиссией. Часто результаты работы приводятся в виде таблицы.
- •Заключительная часть – выводы и рекомендации. Эта часть необязательна.
- •22. Особенности работы с кадровыми документами
- •26Контроль за исполнением документа является одной из функций управления. Выделяют 2 вида контроля:
- •Устав – свод правил, который определяет деятельность организации, учреждения или общества.
- •Констатирующей;
- •Распорядительной.
- •4. Информационно-справочные документы
- •Объяснительные записки, которые сопровождают основной документ, они оформляются на бланке учреждения.
- •По поводу какого-либо происшествия, должны быть четкими, убедительными и содержать неопровержимые доказательства – оформляются, как и внутренние докладные записки.
- •Констатирующая часть – начинается с абзаца, в котором излагаются цели, задачи и существо работы, проделанной комиссией. Часто результаты работы приводятся в виде таблицы.
- •Заключительная часть – выводы и рекомендации. Эта часть необязательна.
- •48Трудовая книжка.
4. Информационно-справочные документы
Большинство поступающих в организацию и издаваемых организацией документов носят информационно-справочный характер. К таким документам относятся справки, докладные и объяснительные записки, сводки, обзоры, акты, письма и т.п.
Эти документы носят вспомогательный характер и в отличие от распорядительных документов не обязательны к исполнению, т.е. они могут быть приняты к сведению, либо побуждать к каким-то действиям.
1. Справки – это документы, содержащие описание и подтверждение тех или иных фактов или событий.
Существует 2 вида справок:
с информацией о фактах и событиях служебного характера;
справки, удостоверяющие какой-либо юридический факт.
Более многочисленную группу составляют справки 2 вида, они могут выдаваться как отдельным физическим лицам, так и организациям.
В зависимости от вида и назначения справки могут оформляться по унифицированной форме, либо носить индивидуальный характер.
2. Докладные и объяснительные записки.
Докладная записка адресуется руководителю организации, либо в вышестоящее учреждение. Чаще всего в ней содержится информация о сложившейся ситуации, имевшем место явлении, факте, о выполненной работе. Могут также содержаться выводы и предложения. Докладная записка может подаваться как по инициативе работника, так и по указанию руководителя.
Текст докладной записки разделяется на 2 части:
констатирующая – в ней излагается имеющий место факт и описывается ситуация, которая привела к этому факту;
излагаются предложения или просьбы.
Докладная записка внутри организации оформляется на простом листе бумаги, где указываются обычные реквизиты: наименование структурного подразделения, вид документа, дата, подпись составителя. Докладная записка в вышестоящую организацию оформляется на общем бланке этого учреждения или организации и подписывается руководителем.
Объяснительная записка – это документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа (например, плана отчета), либо объясняющий причины какого-либо события, факта, проступка.
Объяснительные записки разделяются на 2 группы:
Объяснительные записки, которые сопровождают основной документ, они оформляются на бланке учреждения.
По поводу какого-либо происшествия, должны быть четкими, убедительными и содержать неопровержимые доказательства – оформляются, как и внутренние докладные записки.
3. Акт – это документ, который составляется несколькими лицами и подтверждает установленный факт, событие, действие. Чаще всего акты составляются комиссией, которая может быть как постоянно действующей, так и создаваемой приказом руководителя.
Поводом для акта могут быть различные события: ликвидация организации, акт приема-передачи материальных ценностей, акт о приеме объектов, инвентаризации.
Независимо от разновидности актов они составляются по единой схеме:
Комиссия изучает существо вопроса, по которому составляется акт, причем комиссия должна отражать только те события, которые подлинно установлены. Первоначально ведутся черновые записи, фиксирующие количественные данные.
Акт оформляется на общем бланке с указанием даты и места составления (должны строго соответствовать дате и месту события).
Текст акта делится на 3 части: