Контроль за финансами и бухгалтерский учет

Чтобы заработанная вами прибыль была сохранена, вам необходимо научиться управлять финансами и правильно организовать бухгалтерский учет.

Чем бы вы ни занимались в прошлом, вы не можете не знать, что полученные вами доходы подлежат обязательному налогообложению.

Причем, если вы выбрали более сложную организационно-правовую форму предприятия, перечень обязательных для уплаты налогов не ограничится только подоходным налогом.

Чтобы размер уплачиваемых вами в бюджет налогов соответствовал реальной хозяйственной ситуации на вашем предприятии, вам необходим грамотно организованный бухгалтерский учет.

Кроме того, первичные документы и регистры бухгалтерского учета снабдят вас необходимой для управления предприятием информацией о наличии и движении денежных средств на счету и в кассе предприятия, о запасах сырья и материалов, о количестве готовой продукции на складе. Данные, полученные от бухгалтерии, помогут вычислить себестоимость продукции, оценить прибыльность предприятия, определить его финансовое состояние и вовремя принять меры по предотвращению неплатежеспособности.

И даже если вы для решения этих задач сможете пригласить на работу хороше-го бухгалтера (что, как правило, достаточно дорого), то и в этом случае, вам, как и любому начинающему предпринимателю, следует иметь четкое представление о том, как контролировать финансы и что такое бухгалтерский учет.

Как контролировать финансы

Для осуществления постоянного и своевременного контроля за финансами необходимо: регулярно рассчитывать прибыльность (или убыточность) вашего хозяйственного процесса, уметь определять общехозяйственные и административные расходы, грамотно управлять запасами, учитывать и контролировать затраты.

Контроль за общехозяйственными и административными расходами

Для достижения финансового контроля над бизнесом вам необходимо знать свои текущие общехозяйственные и административные расходы. Вы можете получить данные по этим видам издержек из Отчетов о финансовых результатах и их использовании.

Чтобы осуществлять контроль за будущими периодами, необходимо составить смету на предстоящие общехозяйственные и административные расходы.

Очень важно знать ваши общехозяйственные и административные расходы. Имея результаты, вы сможете подсчитать уровень продаж, необходимый для получения прибыли.

Общехозяйственные и административные расходы представляют собой постоянные издержки.

К таким расходам относятся:

• заработная плата;

• арендная плата;

• транспортные расходы;

• связь, почта, канцелярские принадлежности;

• затраты на рекламу;

• выплата банковских процентов;

• оплата услуг банка;

• прочие расходы (коммунальные платежи, страховые отчисления, командировочные расходы и проч.);

• другие расходы.

В данном разделе будут представлены вычисления общехозяйственных и административных расходов за один год, но вы можете произвести расчеты и для более короткого периода времени.

Заработная плата

Здесь мы говорим о заработной плате, которая относится по учету к общехозяйственным и административным расходам, а значит- к постоянным издержкам. Это, как правило, постоянные оклады АУП (административно-управленческого персонала) и других сотрудников фирмы, не зависящие от объемов производства и сбыта.

ПОМНИТЕ !

Найм чрезмерно большого или недопустимо малого количества людей на работу может иметь губительные последствия для вашего бизнеса.

Заработная плата представляет собой одну из основных составляющих общехозяйственных и административных расходов. Вы должны тщательно определить расходы по оплате труда и соотнести эти расходы с планируемым вами объемом продаж (производства).

Рассчитывая затраты на оплату труда, не забудьте учесть обязательные отчисления по социальному страхованию и пенсионному обеспечению, а также сверхурочные и премиальные выплаты. Кроме этого, примите во внимание следующие факторы:

• работают ли эти люди в течение всего года?

• существуют ли какие-либо сезонные колебания в вашем бизнесе?

• существуют ли иные составляющие, которые вы должны учитывать при начислении заработной платы?

Арендная плата

Если арендная плата на следующий год соизмерима с существующей арендной платой, то для расчетов вы можете использовать данные по существующей арендной плате. Запишите их:

Арендная плата	(тыс.руб.)

Транспортные расходы

Определение предстоящих транспортных расходов должно быть осуществлено для всех транспортных средств по единой схеме.

Прежде чем определять общие затраты на топливо, вы должны подсчитать возможный пробег автомобиля.

Затраты на топливо Затраты на лицензии, пропуска и т.д. Страховые отчисления Техническое обслуживание
Общие транспортные расходы	(тыс.руб.)

При определении транспортных расходов вы обязательно должны учесть амортизационные отчисления.

Амортизация представляет собой величину, на которую актив уменьшается в цене. В случае с автотранспортом годовая амортизация составляет приблизительно 12% от цены.

Расчет амортизации будет приблизительно таким:

если стоимость автомобиля составляет 30.000 тыс.руб., то в первый год амортизация составит:

Стоимость автомобиля к концу года составит 26.400 тыс. руб. (первоначальная стоимость минус амортизация 30.000.000 - 3.600.000). Данная величина называется балансовой стоимостью актива.

За второй год амортизация составит:

К концу второго года балансовая стоимость данного актива будет равняться 23.232.000 руб.

Расходы, связанные с пользованием общественным транспортом

В данную группу расходов входят издержки на такси, общественный транспорт и т.д. В качестве отправной точки при определении данного вида издержек могут служить ваши расходы за предшествующие периоды. Затем проанализируйте, насколько изменятся издержки в предстоящем году.

Расходы, связанные с пользованием общественным транспортом, такси и т.д.

(тыс. руб.)

Телефон, почта, канцелярские принадлежности

В случае с этими видами издержек при определении предстоящих расходов также используйте данные за прошлые года, при необходимости вводя корректировки.

Плата за телефон Плата за пользование услугами почты Затраты на канцелярские принадлежности
Итого:	(тыс.руб.)

Затраты на рекламу

При определении затрат на рекламу в качестве отправной точки также может использоваться информация по расходам за прошлые года. Если вы не имеете подобных данных, то для начала заложите в расходы небольшой процент, например 2%.

Банковские проценты

Если вы планируете использовать банковские кредиты, вы должны будете выплачивать проценты за пользование данными средствами. Банковские проценты являются для вашей фирмы издержками и должны быть включены в общие затраты.

Рассмотрим пример:

Вы получили заем в размере 1000 денежных единиц на два года и должны выплачивать каждый месяц 50 денежных единиц.

Таким образом, общий размер выплат составит 1200 денежных единиц. Общий размер банковских процентов за два года составит: 1200 - 1000 = 200 (денежных единиц) или 100 денежных единиц за год.

Данные цифры должны быть включены в вашу планируемую смету затрат.

Если вы уже работаете с кредитом, выплаты по которому должны быть осуществлены в предстоящем году, то вам также необходимо учесть это в смете расходов на предстоящий год.

Для этого подсчитайте общие банковские проценты и разделите полученную величину на срок предоставленного кредита. Вы получите размер банковских процентов за месяц. Затем умножьте полученную величину на количество выплат в предстоящем году.

Вычисления будут выглядеть так:

Размер общих банковских процентов 144 денежных ед.

Срок предоставления кредита 36 месяцев

Предположим, что вам осталось осуществить выплаты по кредиту в течение пяти месяцев.

Размер банковского процента в месяц = 144/36 = 4

Размер выплат в предстоящем году = 4x5= 20

При этом, существуют различные способы перераспределения банковских процентов между месяцами. Способ, приведенный выше, является наиболее простым.

Овердрафтный кредит

Если вы попали в положение овердрафт, то вам придется выплачивать проценты по овердрафтному кредиту. Вам необходимо определить средний размер возможных овердрафтных кредитов на предстоящий год и произвести вычисления процентов по данному виду кредитов.

Как определить средний размер овердрафта за год и текущую процентную ставку по овердрафтному кредиту?

Предположим, средний размер овердрафта составил 11.500 тыс.руб. за год, тогда как процент по овердрафтному кредиту составил 15%.

Вычисления будут выглядеть следующим образом:

11.500.000 х 15 /100 = 1.725.000 руб.

Если вы работаете со срочными кредитами или вынуждены прибегать к овердрафтным кредитам, то подсчитайте планируемые банковские проценты на предстоящий год.

Не забудьте дополнительно учесть в расчетах и затраты на оплату банковских услуг. Используйте для этого информацию по условиям обслуживания вашего банковского счета.

Другие общехозяйственные и административные расходы

Мы рассмотрели общехозяйственные и административные расходы, которые являются характерными для большинства фирм.

Для вашего бизнеса список расходов может быть больше, например за счет расходов на ремонтные работы, амортизацию других видов активов и т.д.

Еще одним важным фактором, влияющим на показатели вашего бизнеса, является неблагонадежная дебиторская задолженность. Если не включить эти издержки в состав общих затрат, то размер прибыли будет определен неверно, и вы не сможете получить реальную картину своего бизнеса.

НЕБЛАГОНАДЕЖНАЯ ДЕБИТОРСКАЯ ЗАДОЛЖЕННОСТЬ

Стоит заметить, что данная статья расходов применима к вашему бизнесу лишь в том случае, если вы торгуете в кредит или даете товар на реализацию.

К сожалению, не все покупатели, получающие товар в кредит, осуществляют выплаты по своим обязательствам в срок и в полном объеме. Для решения проблемы неплатежей, вам необходима система контроля за продажами в кредит. Даже имея подобную систему, существует вероятность того, что кто-то из ваших клиентов не сможет выполнить своих обязательств перед вами. Невозможность оплаты может быть следствием ликвидации фирмы или банкротства клиента.

Денежные средства, которые вы при этом теряете, являются вашими затратами и должны быть включены в общие расходы.

Попробуйте определить для себя возможный размер неблагонадежной дебиторской задолженности. Если вы не располагаете данными за прошлые года, то в своих вычислениях вы можете использовать:

• процент от планируемых вами продаж в кредит;

• процент от размера вашей дебиторской задолженности.

ОБЪЕДИНЕНИЕ ОБЩЕХОЗЯЙСТВЕННЫХ И АДМИНИСТРАТИВНЫХ ЗАТРАТ

Следующим этапом является объединение ваших затрат в единую смету.

Не забудьте в общий список включить непредвиденные расходы, например 5% от суммы общих затрат.

СМЕТА НА ОБЩЕХОЗЯЙСТВЕННЫЕ И АДМИНИСТРАТИВНЫЕ РАСХОДЫ

_________с по 199 г____________________________

Статьи расходов	(тыс. руб.)
Заработная плата
Арендная плата
Транспортные расходы
Телефон, почта, канцелярские принадлежности
Расходы, связанные с пользованием
общественным транспортом
Расходы на рекламу
Банковские проценты
Страховые отчисления
Прочие расходы
Непредвиденные расходы
Итого:

Итак, вы имеете смету на общехозяйственные и административные расходы на предстоящий год. Данная смета является частью системы планирования прибыли и контроля затрат.

Если данные виды издержек по сравнению с оборотом фирмы слишком велики, то существует ряд альтернатив:

• увеличение объема продаж;

• уменьшение затрат;

• увеличение цены.

Затраты являются одной из составляющих вашего бизнеса, на которую можно реально влиять (в отличие, скажем, от реализации). Но до тех пор, пока вы не подготовите план своих издержек, вы не сможете точно узнать перерасходуете ли вы денежные средства или нет.

Определение вашей прибыли

Прибыль представляет собой добавочный капитал, возникающий в результате процесса реализации за определенный период времени.

Обычно прибыль подсчитывается ежеквартально, но вы можете определять размер прибыли и за более короткие интервалы:

• по неделям;

• по месяцам.

В приводимых ниже примерах прибыль будет рассчитываться по неделям.

ПОМНИТЕ !

Чем чаще вы рассчитываете прибыль, тем лучше вы сможете контролировать ваш бизнес.

Для определения прибыли используется Отчет о финансовых результатах. Примерный отчет представлен на следующей странице. Отчет о финансовых результатах имеет три основных составляющих:

• реализация;

• первоначальная стоимость товара;

• общехозяйственные и административные расходы.

Данные элементы являются ключевыми при определении вашей прибыли.

		(в тыс.руб.)
Минус
Общехозяйственные и
административные расходы:
Арендная плата	1160
Заработная плата	7792
Транспортные расходы.	2420
Затраты на командировки	297
Затраты на канцелярские
принадлежности	293
Коммунальные платежи	410
Выплаты процентов по займам	1179
Расходы на рекламу	862
Прочие расходы	491
Амортизация	784
	15688	-15688
Балансовая прибыль (убыток):		15 213

Примечание. В приведенном расчете и далее в этой главе налог на добавленную стоимость (НДС) во внимание не принимается.

Реализация

Реализация может быть разделена на две основные группы:

• продажи по факту;

• продажи в кредит.

Для того чтобы определить прибыль за конкретный период времени, вы должны знать две эти составляющие. Как вы можете собирать информацию о продажах? При продаже по факту:

• суммируйте кассовые чеки за неделю;

• отмечайте данные о продажах по факту в кассовой книге. При продаже в кредит (передаче товаров "на реализацию"):

• при реализации товаров в кредит выписывается счет-фактура (инвойс), который регистрируется в ваших учетных документах.

Попробуйте определить вашу реализацию за неделю.

Продажи по факту __________________________________________

Продажи в кредит _________________________________________

Общие продажи ________________________________________

Первоначальная стоимость товаров и выручка (валовой доход)

Первоначальная стоимость представляет собой закупочную стоимость товаров или услуг, приобретенных с целью перепродажи. Обычно данные издержки рассчитываются следующим образом (в тыс.руб.):

Товарные запасы на начало периода - 11791 +

Плюс закупленные товары – 53670 -

Минус товарные запасы на конец периода - 15231

Итого первоначальная стоимость товаров = 50230

Далее вы используете рассчитанные вами данные о реализации и первоначальной стоимости для определения выручки (валового дохода): (в тыс. руб.)

Реализация - 81131

Минус первоначальная стоимость - 50230

Выручка (валовой доход) = 30901

Данные расчеты не представляются сложными.

Если бизнес связан с розничной и/или оптовой торговлей, то чтобы не усложнять вычислений, пользуются коэффициентом, который является выручкой, выраженной в процентном отношении к продажам. При этом за основу берутся данные вашей реализации за прошлый год.

Расчет выручки в процентном выражении к продажам приведен ниже:

Используя цифры из нашего примера, данный коэффициент можно рассчитать следующим образом:

Далее, с использованием полученной величины, можно определить вашу текущую недельную выручку. Она рассчитывается следующим образом:

Если, например, объем реализации за неделю составил 1560 тыс.руб., то

Вы можете использовать коэффициент выручки в процентном выражении при ваших вычислениях. Корректировки должны быть внесены лишь при значительных принципиальных изменениях, оказавших влияние на реализацию и/или первоначальную стоимость. Тем не менее представляется полезной периодическая проверка данного показателя.

Если ваша предпринимательская деятельность связана со сферой услуг, то вам необходимо регистрировать количество времени, потраченного на предоставление той или иной услуги.

Например:

Количество часов, потраченных на предоставление услуг за неделю (реализация):

65 часов по 11 тыс.руб. за час - 715

Минус реальное количество часов, потраченных вами (первоначальная стоимость):

84 часа по 3,25 тыс.руб. за час – 273

Выручка (валовой доход) за неделю - 442

Это означает, что вы затратили на оказание определенных услуг 84 часа, но получить оплату вы можете лишь за 65 часов работы. Разница может возникнуть в результате использования времени на переезд, ожидание материалов, и т.д. Попробуйте сами определить размер полученной вами за неделю выручки:___________________________

Учет общехозяйственных и административных расходов при определении прибыли

Данные расходы представляют собой категорию постоянных затрат и нет необходимости рассчитывать данные издержки по неделям.

Для малого бизнеса общехозяйственные и административные расходы могут быть легко определены для будущих периодов с определенной долей вероятности.

Арендная плата за определенный период времени не должна измениться. Страховые взносы, уже уплаченные, являются постоянными. Возможно, заработная плата является такой составляющей, которая имеет свойство изменяться, но даже выплаты по заработной плате могут быть определены с определенной точностью.

Теперь заполните таблицу. Основные заголовки таблицы указаны. Вам необходимо включить недостающие наименования, имеющие отношение к вашему бизнесу.

Если вы занимаетесь предпринимательской деятельностью уже не один год, то можете использовать данные предыдущих лет, предварительно откорректировав их на процент инфляции.

Перечислите ваши общехозяйственные и административные расходы на предстоящий год:

Статьи расходов	(в тыс. руб.)
Арендная плата
Заработная плата
Транспортные расходы
Затраты на командировки
Затраты на канцелярские принадлежности
Коммунальные платежи
Выплаты процентов по займам
Расходы на рекламу
Прочие расходы
Амортизация
Другие расходы:
ИТОГО

Определяя общехозяйственные и административные затраты, обязательно обратите внимание на следующие моменты:

• сделали ли вы поправки на инфляцию;

• были ли учтены возможные увеличения затрат вследствие использования дополнительных площадей, работников, автомобильного транспорта и т.д.;

• предусмотрели ли вы отчисления на всякого рода непредвиденные обстоятельства (подобного рода расходы случаются, но заранее определить их вначале отчетного периода невозможно, например: разбитые витрины магазина, если только поврежденные предметы не были застрахованы). Следующим этапом является определение расходов за неделю. Если предпринимательская деятельность связана с розничной торговлей, то торговые точки работают приблизительно 50 недель в году. Данная цифра может быть другой для собственно вашего бизнеса.

Для определения расходов за неделю, вы должны посчитать количество рабочих недель для ваших розничных магазинов за год. После этого общую сумму годовых издержек нужно разделить на количество рабочих недель.

У некоторых фирм в общехозяйственные и административные расходы включены статьи издержек, величина которых может колебаться в течение недели. Возможным примером могут служить расходы на содержание автотранспорта. Представьте, что в результате дорожно-транспортного происшествия был поврежден автомобиль и ремонтно-восстановительные работы составили 450 тыс.руб.

В этом случае для оценки ваших издержек за неделю правильно было бы поступить следующим образом:

Общехозяйственные и административные расходы за год - 50 млн.руб.

Количество рабочих недель - 50

Средний размер издержек за неделю (без учета затрат на содержание автотранспорта) 1 млн.руб.

Издержки на содержание автотранспорта за неделю - 450 тыс.руб.

Приступаем к определению прибыли

Теперь вы располагаете всеми данными, необходимыми для расчета прибыли. Для этого понадобится следующая известная вам информация:

• объем реализации;

• первоначальная стоимость или выручка (валовой доход) в процентном выражении;

• общехозяйственные и административные расходы.

Например:

Реализация за неделю - 1 560 тыс.руб.

Прибыль в процентном выражении - 38,1%

Общехозяйственные и административные издержки - 331 тыс.руб.

Расчет выручки, исходя из реализации, будет иметь следующий вид:

Недельная реализация х выручка в процентном выражении 1560 х 38,1 / 100 = 594 тыс.руб.

Расчет балансовой прибыли:

Выручка (валовой доход) - 594 тыс.руб.

Минус общехозяйственные и административные расходы - 331 тыс.руб.

Балансовая прибыль за неделю - 263 тыс.руб.

Теперь вы знаете, как подсчитать вашу балансовую прибыль за неделю.

Используя эту информацию, вы сможете определить, насколько хорошо функционирует ваш бизнес.

Другим преимуществом подобных расчетов является то, что если ваш бизнес начинает претерпевать убытки, то вы сможете определить это уже на ранних этапах и предпринять необходимые меры для решения проблемы.

И если расчеты показывают, что вы остаетесь в убытке, то необходимо предпринять шаги для исправления ситуации. Так, например, вы можете:

• увеличить свои продажи;

• снизить первоначальную стоимость;

• снизить общехозяйственные и административные расходы.

Финансовые вопросы, возникающие при расширении бизнеса

Последствием непродуманного расширения является ситуация, при которой прибыльный бизнес терпит неудачу из-за того, что реализация приближается к уровню оборотных средств.

Увеличение реализации означает, что:

• большее количество денежных средств оказывается связанным в товарных запасах и в дебиторской задолженности (при продажах в кредит);

• выше размер кредиторской задолженности (при покупках товара в кредит);

• продолжительнее период, на который вы предоставляете кредит вашему покупателю (следствие специальных предложений и скидок, целью которых является привлечение большего количества покупателей);

• увеличение общехозяйственных и административных расходов, что объясняется сверхурочными работами;

• увеличение доли заемных средств в структуре капитала из-за роста числа кредитов, предоставляемых банками вашей фирме.

Подобная ситуация может привести к тому, что:

• кредиторы, продолжая ждать выплат по своим счетам, отойдут при этом от практики предоставления товаров в кредит, что в свою очередь замедлит товарооборот на вашем складе;

• покупатели начинают обращаться за товарами в другие фирмы, вследствие невозможности удовлетворения своих потребностей в тех или иных товарах;

• движение товаров на складе замедляется;

• банк ставит вас перед фактом овердрафта

В результате предприятие может быть признано банкротом, а его имущество распродано с молотка, включая здания, оборудование, транспорт, товарные запасы.

Подобная ситуация может случиться как с большим, так и с малым предприятием, причем в случае с малым бизнесом ни правительство, ни банки, ни какие-либо другие структуры не захотят выступить гарантами предприятия с целью оказания помощи для выхода из критической ситуации.

Вы должны стараться избегать подобных ситуаций.

ПОДУМАЙТЕ О СЛЕДУЮЩЕМ:

Ваша задача - расширять бизнес, чтобы получать большую прибыль, а во многих случаях этого можно достичь путем увеличения объемов продаж.

На какую величину должна быть увеличена реализация?

Для того чтобы ответить на этот вопрос, необходимо знать, что необходимо для увеличения реализации.

Должны ли вы:

• увеличить производственные мощности?

• увеличить размер склада?

• увеличить сбыт?

• выделить больше помещений под офис? Вам также необходимо определить:

• размеры складских запасов в будущем;

• размер необходимых кредитов;

• на какую сумму вы планируете взять товара в кредит у ваших поставщиков.

Не забудьте ответить и на следующие вопросы:

• Будете ли вы нуждаться в большем количестве работников? (При этом не забудьте, что большее количество работников означает увеличение затрат на оплату труда, а также на обязательные социальные отчисления.)

• Какова будет величина коммунальных платежей, платы за телефон, платежей за аренду помещений и т.д.?

Может так оказаться, что вы не сможете управлять деятельностью вашей фир-мы после увеличения оборотов самостоятельно и потребуются дополнительные затраты на привлечение необходимых менеджеров.

Если вопросы, которые были подняты выше, являются правомерными в случае с вашим бизнесом, то вам потребуются дополнительные денежные средства на покрытие этих издержек. В таком случае, какова будет стоимость привлечения дополнительных денежных средств?