Тема: «оформление документации по личному составу»

Вопросы:

1. Понятие документации по личному составу. Виды заявлений по личному составу. Автобиография. Резюме.

2. Трудовой договор. Приказы по личному составу.

3. Личная карточка. Правила оформления и ведения трудовых книжек.

=1=

Трудовые правоотношения предприятия с работником регули­руются Трудовым кодексом Российской Федерации. На основа­нии статей Кодекса на предприятии должен быть установлен еди­ный порядок оформления приема, увольнения и перевода сотруд­ников. Совокупность документов, в которых зафиксированы эта­пы трудовой деятельности сотрудников, называется документа­цией по личному составу (кадрам, персоналу). К таким документам относятся:

• трудовые контракты (договоры), заключенные предприяти­ем с работником;

• заявления по личному составу;

• приказы по личному составу (о приеме, переводе, увольне­нии сотрудника);

• трудовые книжки;

• личные карточки формы Т-2;

• личные дела (документы, входящие в состав личного дела);

• лицевые счета по заработной плате.

Документация по личному составу ведется с момента поступ­ления работника на предприятие. Она выделена в специальную группу, что обусловлено ее исключительной важностью и рядом особенностей документирования. Работа с этими документами требует особой тщательности и аккуратности при оформлении, ведении и обеспечении сохранности на протяжении длительного срока.

При работе с документами по личному составу необходимо учитывать, что персональные данные (сведения о фактах, собы­тиях и обстоятельствах трудовой деятельности и личной жизни) граждан закон относит к категории конфиденциальной инфор­мации.

Принимая на работу сотрудников, любой работодатель сталкивается с необходимостью оформления с ними трудовых отношений. Трудовые отношения с работниками оформляются в следующей последовательности:

Резюме

Заявление

Приказ о приеме

(ф. № Т-1 или № Т-1а)

Запись в трудовой книжке

Оформление личной карточки (ф. № Т-2)

Трудовой договор

Резюме. В последнее время широкое распространение получил такой вид документа, как резюме. Его назначение — дать полное пред­ставление о деловых качествах автора. Как правило, этот документ оформляется при конкурсном отборе сотрудников на вакантное место. Акцент делается на деловые качества, организаторские спо­собности, образовательный уровень кандидата. Резюме в личное дело не подшивается. Его основное назначение — заинтересовать работодателя в кандидатуре при конкурсном отборе сотрудников. Резюме может быть отправлено по почте или по факсу. Оно долж­но профессионально выглядеть и быть визуально привлекатель­ным. Оформление выдерживается в едином стиле. Перечисляя ме­ста работы, учебы, их надо указывать в обратном хронологиче­ском порядке. В резюме обязательно указывается дата составле­ния, подпись автора не оформляется.

Виды заявлений по личному составу

Под заявлением подразумевается обращение граждан к кому-либо по поводу реализации личных прав и законных интересов, не связан­ных с нарушением этих прав и интересов.

В зависимости от того, является ли заявитель сотрудником дан­ной организации или нет, выделяют и два вида заявлений по личному составу:

• заявление, которое оформляется при поступлении на работу;

• заявление, оформляемое при переводе, предоставлении от­пуска либо увольнении.

При поступлении на работу сотрудник оформляет заявление, как правило, на листе формата А4 рукописным способом. В орга­низации могут использоваться трафаретные бланки для оформле­ния заявления о приеме на работу.

Реквизиты заявления о приеме на работу:

• адресат — наименование должности лица, которому адресо­ван документ, его инициалы и фамилия в дательном падеже;

• адресант — фамилия, имя и отчество заявителя в родитель­ном падеже (предлог «от» не пишется), адрес места жительства, номер телефона;

• наименование вида документа;

• текст:

• дата;

• подпись.

При положительном решении вопроса заключается трудовой контракт и издается приказ о приеме на работу, копия приказа и заявление о приеме на работу обязательно подшиваются в личное дело сотрудника.

В тексте заявления указываются должность, на которую оформ­ляется сотрудник, название структурного подразделения, куда просит принять на работу, а также могут быть указаны условия приема. Датой заявления является дата его составления.

Секретарю целесообразно иметь образец оформленного заяв­ления, так как это обеспечивает правильность оформления доку­ментов, их унификацию и экономию рабочего времени.

При оформлении заявлений следует помнить, что они подши­ваются в личное дело сотрудника, поэтому поля документов дол­жны быть не менее 30 мм, с тем, чтобы текст не попал в подшив­ку; также необходимо соблюдать одноформатность документов.

Заявления о предоставлении отпуска, переводе или увольне­нии аналогично могут быть оформлены на чистых листах формата А4 или трафаретных бланках. Реквизиты — такие же, что и в заявлении о приеме на работу; отличие состоит в оформлении адресанта, в котором вместо адреса места жительства указывают должность, название структурного подразделения (при необхо­димости); фамилию, инициалы заявителя — в родительном паде­же (предлог «от» отсутствует).

Тексты заявлений о предоставлении учебного отпуска, отпус­ка по беременности и родам должны содержать указание на нали­чие необходимых документов — справки из учебного заведения, больничного листа, медицинской справки, — без которых реше­ние вопроса о предоставлении отпуска невозможно. В этом случае документы предоставляются на рассмотрение руководителю вме­сте с заявлением.

=2=

Трудовой договор

В настоящее время широкое распространение получает кон­трактная форма найма работников.

Трудовой договор — это соглашение между работником и пред­приятием, по которому работник обязуется выполнять работу по определенной специальности, квалификации или должности с подчинением внутреннему трудовому распорядку, а предприятие обязу­ется выплачивать работнику заработную плату, обеспечивать условия труда, предусмотренные Трудовым кодексом Российской Федерации.

В трудовом договоре устанавливаются условия найма, органи­зации и оплаты труда, взаимные обязательства, права и ответ­ственность сторон, а также основания по его досрочному растор­жению.

Трудовой договор оформляется в письменной форме в двух эк­земплярах: 1-й экземпляр хранится на предприятии, 2-й — у со­трудника.

При заключении контракта соглашением сторон может огова­риваться срок испытания в целях проверки соответствия работни­ка поручаемой работе. Условие об испытании должно быть указа­но в приказе о приеме на работу. Срок испытания не может пре­вышать трех месяцев. В испытательный срок не засчитываются пе­риод временной нетрудоспособности и другие периоды, когда ра­ботник отсутствовал на работе по уважительной причине. Если работник не выдержал испытания, он может быть уволен до исте­чения испытательного срока без выплаты выходного пособия (ст. 70, 71 Трудового кодекса РФ).

После подписания обеими сторонами трудового договора ад­министрация предприятия не вправе требовать от работника вы­полнения работы, не предусмотренной трудовым договором (ст. 60 Трудового кодекса РФ).

Трудовой договор может включать в себя любые условия, не противоречащие законодательству. Стороны имеют полную сво­боду действий в определении содержания трудового договора в пределах, установленных обязательными для сторон законодатель­ными и иными правовыми актами, а также документами пред­приятия.

Работнику, подписывающему трудовой договор, необходимо обратить внимание на следующие вопросы:

• место и дата составления трудового договора;

• наименование предприятия, фамилия, имя и отчество руко­водителя и работника;

• общие положения (назначение на должность, обязанности работника, его подчиненность и т.д.);

• функции, обязанности и права работника;

• условия организации труда работника;

• оплата труда и социально-бытовое обеспечение работника;

• ответственность сторон и разрешение споров;

• изменение и расторжение трудового договора;

• срок действия договора;

• юридические адреса сторон.

Реквизитами трудового договора, придающими ему юридическую силу, являются: наименование организации, наимено­вание вида документа (трудовой договор); дата, регистрационный номер, место заключения договора; текст; подписи; оттиск печати.

Трудовой договор должен быть заключен не позднее трех дней со дня фактического допуска сотрудника к работе.

Приказ по личному составу

Приказ по личному составу — это правовой акт, издаваемый по вопросам регулирования трудовых правоотношений граждан с адми­нистрацией предприятий, учреждений и организаций.

Постановлениями Минфина России от 18.06.1998 №27н и Госкомстата России от 29.05.1998 №57а установлено, что первичные учетные документы с 01.01.1999 принимаются к учету, если они составлены по унифицированным формам, утвержденным Госкомстатом России.

Для учета труда и его оплаты Госкомстат России постановлением от 05.01.2004 №1 утвердил новые унифицированные формы первичной учетной документации, в т.ч. формы следующих приказов (распоряжений):

№Т-1 «Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу»,

№Т-1а «Приказ (распоряжение) о приеме работников на работу»,

№Т-5 «Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу»,

№Т-5а «Приказ (распоряжение) о переводе работников на другую работу»,

№Т-6 «Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику»,

№Т-6а «Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работникам»,

№Т-8 «Приказ (распоряжение) о прекращении действия трудового договора (контракта) с работником»,

№Т-8а «Приказ (распоряжение) о прекращении действия трудового договора (контракта) с работниками»,

№Т-9 «Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку»,

№Т-9а «Приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку»,

№Т-11 «Приказ (распоряжение) о поощрении работника»,

№Т-11а «Приказ (распоряжение) о поощрении работников».

Госкомстат России разработал и утвердил унифицированные формы только для оформления основных кадровых операций – приема, переводов, увольнения, предоставления отпусков, направления в командировку и применения мер поощрения. Приказы (распоряжения) по иным вопросам кадровые службы должны разрабатываться самостоятельно.

Приказы могут составлять каждый раз индивидуально (т.е. для каждого работника, для каждого действия), по простой форме, а могут оформляться по разработанным и утвержденным в организации унифицированным формам.

Поскольку приказы по кадрам принимаются к учету бухгалтерией, то при их подготовке должны выполняться требования, установленные п.2 ст.9 ФЗ «О бухгалтерском учете». Согласно названной норме документы, формы которых не предусмотрены в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, должны содержать следующие обязательные реквизиты:

а) наименование документа;

б) дату составления документа;

г) содержание хозяйственной операции;

д) измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;

е) наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственных операций и правильность ее оформления;

ж) личные подписи указанных лиц.

Приказы по личному составу печатаются на специальных бланках или стандартных листах плотной бумаги, пригодной к длительному хранению, и имеют самостоятельную порядковую нумерацию, отдельную от приказов по основной деятельности, проходящих через канцелярию. Хранятся приказы в папке приказов по личному составу в отделе кадров, по очередности их номеров. Страницы в папке приказов нумеруются. Для приказов по кадрам предпочтительным является формат А4 (210х297 мм).

Различают простые (индивидуальные) и сложные (сводные) приказы по личному составу. В индивидуальных содержится информация только об одном сотруднике, в сводных - о нескольких сотрудниках независимо от того, под какие управленческие действия они подпадают (прием, перевод, увольнение, изменение фамилии и др.).

Информация, содержащаяся в приказах по личному составу (сведения о работе и поощрениях), фиксируется в трудовых книжках работников.

Фамилия, имя, отчество в приказе по личному составу указываются полностью, а наименование должности должно соответствовать наименованию, данному в штатном расписании, без сокращения наименования подразделения предприятия.

При приеме на работу обязательно указывается установленный размер оплаты труда (оклад, надбавка, индексация, тарифная ставка) и, при необходимости, условия приема: временно (с... по...), с испытательным сроком (его продолжительность) и т.п.

При переводе на другую работу - новая должность и подразделение, вид перевода (для временных переводов - с указанием продолжительности), причина перевода (в полном соответствии с требованиями КЗоТ), изменение оплаты труда (если оно возникает).

При увольнении - причина увольнения, согласно статьям КЗоТ.

При предоставлении отпуска - его вид, продолжи­тельность, даты начала и окончания.

При командировании - дата и продолжительность командировок, место направления, наименование пред­приятия.

Каждый пункт приказа по личному составу должен заканчиваться ссылкой на письменное основание данного распорядительного действия.

Информация, содержащаяся в приказах по личному составу (сведения о работе и поощрениях) фиксируется в трудовых книжках работников.

При оформлении в качестве оснований для приказов по личному составу таких распорядительных информа­ционно-справочных документов, как приказ по основной деятельности, протокол, факт, письмо, докладная или объяснительная записки и др. следует руководствоваться правилами по составлению и оформлению этих разновид­ностей организационно-распорядительных документов.

=3=

Личная карточка формы Т-2

Основным документом по учету персонала предприятия явля­ется личная карточка формы Т-2, которая оформляется на всех работников предприятия, принятых на постоянную или времен­ную работу. Карточка заполняется в одном экземпляре рукопис­ным или машинописным способом без ошибок и исправлений после издания приказа о приеме сотрудника на работу. Личная карточка имеет типовую межотраслевую форму, утвержденную постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. «Об утвер­ждении унифицированных форм первичной учетной документа­ции по учету труда и его оплаты», и обязательна для применения всеми организациями и учреждениями независимо от форм соб­ственности и организационно-правовой формы, осуществляющих свою деятельность на территории Российской Федерации.

Личная карточка заполняется работником кадровой службы (секретарем) на основании следующих документов: паспорта, трудовой книжки, военного билета, документов об образовании, страхового свидетельства государственного пенсионного страхо­вания, свидетельства о постановке на учет в налоговом органе. Все записи оформляются полностью без сокращений. Заполнять личную карточку со слов самого работника запрещается.

Все последующие изменения в анкетно-биографических и учет­ных данных работников должны своевременно отражаться в лич­ной карточке. На лицевой стороне карточки указывают: ИНН, номер страхового свидетельства государственного пенсионного страхования, вид работы (основная, по совместительству), на­чальная буква фамилии работника.

В графе «образование» указываются: уровень образования, про­фессия, специальность по диплому. Сведения вносятся на основа­нии документа об образовании без каких-либо сокращений. Про­фессия записывается в точном соответствии с ее названием в Еди­ном тарифно-квалификационном справочнике работ и профес­сий. Графа «стаж работы» оформляется на основании трудовой книжки. Обязательно вносятся данные о составе семьи и семей­ном положении, указываются паспортные данные и адрес места жительства.

Для военнообязанных предусмотрен пункт «сведения о воин­ском учете», который заполняется на основании военного билета.

Также имеются разделы: о приеме на работу и о переводе на другую работу, об аттестации, о повышении квалификации, о профессиональной переподготовке, о поощрениях и о наградах, об отпусках, о социальных льготах, о дополнительных сведениях, о дате и причине увольнения. Записи в этих разделах должны со­держать ссылки на даты и номера приказов о назначении, пере­мещении или увольнении работника; эти сведения должны за­полняться с особой аккуратностью, так как они нередко служат основанием для подтверждения трудового стажа работника. В кон­це каждой записи в разделе о назначениях и перемещениях долж­на стоять подпись сотрудника — владельца карточки. Это преду­смотрено соответствующей статьей Трудового кодекса Российской Федерации.

В конце карточки обязательно проставляется дата ее заполне­ния и личная подпись работника, ее заполнившего (секретарь, сотрудник кадровой службы).

Личные карточки сотрудников хранятся в отдельной картоте­ке, составленной по алфавиту фамилий сотрудников. Карточки уволенных сотрудников хранятся в течение года отдельно от кар­точек работающих, после чего передаются на хранение в архив. Их формируют в самостоятельное дело по алфавиту (по трем пер­вым буквам фамилий), нумеруют и составляют внутреннюю опись. Срок хранения личных карточек — 75 лет минус В (возраст со­трудника) (согласно Перечню типовых управленческих докумен­тов).

Трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности работника.

Лица, поступающие на основную работу, обязаны предоста­вить администрации предприятия трудовую книжку, оформлен­ную в установленном порядке. Прием на основную работу без тру­довой книжки не допускается. При оформлении на работу по со­вместительству, по трудовому соглашению, по договору подряда трудовая книжка не предъявляется.

Заполнение трудовой книжки впервые производится админи­страцией предприятия в присутствии работника не позднее не­дельного срока со дня приема на работу. Трудовая книжка должна оформляться и вестись в дальнейшем в точном соответствии с Инструкцией о порядке ведения трудовых книжек на предприя­тиях, в учреждениях и организациях.

При заведении трудовой книжки сначала оформляется титуль­ный лист, содержащий сведения о ее владельце: фамилия, имя, отчество, дата рождения, образование, профессия, специальность, подпись владельца трудовой книжки, подпись работника, ее офор­мившего, дата заполнения и печать организации (см. рис.).

Рис. Титульный лист трудовой книжки

Рис. Раздел «Сведения о работе» трудовой книжки

Трудовая книжка содержит следующие разделы (см. рис.):

• сведения о работе: прием на работу, перевод на другую по­стоянную работу, увольнение;

• сведения о награждениях и поощрениях: награждение орде­нами и медалями, присвоение почетных званий, поощрения за успехи в работе, другие поощрения в соответствии с действую­щим законодательством.

Все записи о приеме на работу, о переводе на другую постоян­ную работу, увольнении, о награждениях и поощрениях вносятся администрацией в трудовую книжку только после издания прика­за по личному составу, но не позднее недельного срока, а при увольнении — в день увольнения. Записи в трудовой книжке долж­ны точно соответствовать тексту приказа. Записи производятся аккуратно, перьевой или шариковой ручкой, чернилами или па­стой черного, синего или фиолетового цвета.

Изменения записей в титульном листе трудовой книжки произ­водятся администрацией по последнему месту работы на основа­нии соответствующих документов — паспорта, свидетельств о рож­дении, о браке, о расторжении брака, об изменении фамилии, имени, отчества — со ссылкой на номер и дату этих документов.

При этом ранее внесенная запись зачеркивается одной чертой и записывается новая. Ссылки на соответствующие документы делаются на внутренней стороне обложки трудовой книжки; они удостоверяются подписью руководителя предприятия или началь­ника отдела кадров и печатью предприятия или печатью кадровой службы.

В таком же порядке вносятся изменения в сведения об образо­вании, профессии, специальности.

Если в трудовой книжке заполнены все страницы любого из соответствующих разделов, она дополняется вкладышем, кото­рый заполняется и ведется администрацией предприятия в том же порядке, что и трудовая книжка.

Вкладыш без трудовой книжки недействителен. При выдаче вкла­дыша на титульном листе трудовой книжки ставится штамп с над­писью «Выдан вкладыш» и указываются серия и номер вкладыша. Здесь же при каждой последующей выдаче вкладыша ставится штамп и указываются его серия и номер.

С каждой записью, вносимой на основании приказа по лично­му составу в трудовую книжку (вкладыш), администрация пред­приятия обязана ознакомить владельца трудовой книжки (вкла­дыша) под расписку в личной карточке формы Т-2, в которой дублируется точная запись из трудовой книжки (вкладыша).

В случае необходимости администрация предприятия выдает работникам по их просьбе заверенные выписки сведений о работе из трудовых книжек.

При увольнении работника все записи о работе, награждениях и поощрениях, внесенные в трудовую книжку за время его рабо­ты на предприятии, заверяются подписью руководителя и печа­тью предприятия. Администрация обязана выдать работнику его трудовую книжку в день увольнения с внесенной в нее записью об увольнении. При задержке выдачи трудовой книжки по вине администрации работнику выплачивается средний заработок за все время вынужденного прогула. Днем увольнения в этом случае считается день выдачи трудовой книжки. О новом дне увольнения издается приказ и вносится соответствующая запись в трудовую книжку работника, а ранее внесенная запись о дне увольнения признается недействительной.

Если работник отсутствует на работе в день увольнения, адми­нистрация предприятия в этот же день направляет ему почтовое уведомление о необходимости выдачи трудовой книжки. Пересылка трудовой книжки почтой с доставкой по указанному адресу до­пускается только с согласия самого работника.

Владелец, потерявший трудовую книжку, обязан незамедли­тельно заявить об этом администрации по месту последней рабо­ты. Не позднее чем через 15 дней после подачи заявления админи­страция обязана выдать новую трудовую книжку или вкладыш в нее с надписью «Дубликат» в правом верхнем углу титульного листа. Дубликат трудовой книжки или вкладыш в нее заполняется по общим правилам.

Рис. Книга учета трудовых книжек.

Если работник до поступления на данное предприятие уже ра­ботал, то при заполнении дубликата в разделе «Сведения о рабо­те» делается запись об общем стаже работы до поступления на данное предприятие, подтвержденном соответствующими доку­ментами.

При выдаче трудовой книжки (дубликата, вкладыша) админи­страция предприятия взимает с работника денежный взнос.

В случае неправильного первичного заполнения трудовой книж­ки или вкладыша в нее, а также в случае порчи их бланков вслед­ствие небрежного хранения стоимость испорченных бланков опла­чивается предприятием.

При утрате трудовой книжки работника предприятием по при­чинам стихийного бедствия либо по другим причинам владельцу выдается дубликат трудовой книжки без взимания ее стоимости.

Трудовые книжки и их дубликаты, не полученные работника­ми при увольнении, хранятся в течение двух лет в кадровой служ­бе отдельно от остальных трудовых книжек рабочих и служащих. После этого невостребованные трудовые книжки (дубликаты) хранятся в архиве в течение 50 лет, а по истечении указанного срока могут быть выделены к уничтожению в установленном по­рядке.

В организациях ведется книга учета трудовых книжек и вклады­шей в них, где регистрируются трудовые книжки, принятые от сотрудников при поступлении на работу, а также трудовые книж­ки и вкладыши в них с записью серии и номера, выданные вновь. При получении трудовой книжки в связи с увольнением работник расписывается в личной карточке формы Т-2 и в книге учета.