22. Словник становить системно упорядкований склад лінгвістичних форм, прокоментованих автором так, що кваліфікований читач розуміє значення кожної окремої форми, а також одержує інформацію про істотні факти, пов'язані з її функціонуванням. Розрізняють два типи словників — енциклопедичні й лінгвістичні (філологічні). В енциклопедичному словнику, або енциклопедії, описуються не слова як одиниці лексичного складу мови, а наводяться відомості про позначувані ними предмети і явища в найширшому розумінні – наукові поняття, біографічні довідки про окремих осіб, відомості про населені пункти, країни, різні події тощо. У лінгвістичних словниках наводиться інформація про слова. Сучасна українська лексикографія представлена двома основними типами лінгвістичних словників — двомовними і одномовними. Основним типом лінгвістичних словників є різноаспектні одномовні лексикографічні праці.
23. Історія української лексикографії починається з кінця XVI ст., коли Лаврентієм Зизанієм був створений «Лексисъ съ толкованіемъ словенскихъ словъ просто» (опублікований у Вільні 1596 р.). Це перекладний словник, бо в ньому церковнослов'янські слова вже мають відповідники з тодішньої літературної мови. Реєстр цього словника охоплює понад 1000 слів. Слова розташовані в алфавітному порядку. Другою етапною словниковою працею в історії української лексикографії був «Лексіконъ словеноросскій и Именъ Тлъкованіє» славнозвісного Памви Беринди (надрукований у Києві 1627 р.). У своїй основі «Лексикон» Памви Беринди перекладний церковнослов'янсько-український словник. Реєстр «Лексикона» включає близько 7000 слів. Протягом ІІ половини XVII та у XVIII ст. в Україні з'являються нові словники, в яких «проста мова» вже виступає першою, тобто реєстр цих лексикографічних праць складається зі слів живої і книжної української мови, а до них наводяться відповідники чи тлумачення мовою «словянською». Цікавими були рукописні словники Є.Славинецького та А.Корецького-Сатановського (XVII ст.) — «Лексіконъ латинский» і «Лексікон славяно-латинскій». У другій половині ХІХ ст. починають виходити в світ вже окремі зібрання українського лексичного матеріалу, серед яких варті на увагу «Словарь малороссійскаго наречія» О.Афанасьєва-Чужбинського (1855), «Словарь малороссійскихъ идіомовъ» М.Закревського (1861), Набагато більший за реєстром і використанням лексичних джерел був виданий у Львові М.Уманцем та А.Спілкою чотиритомний «Словарь російсько-український» (1893—1898). Реєстр російських слів сягав 40 тисяч. Найвидатнішою працею української лексикографії до перевороту 1917 р. був чотиритомний «Словарь української мови», що вийшов за редакцією Бориса Грінченка (1907—1909). Матеріали для цього словника протягом кількох десятиліть збирались великою групою людей, а опрацьовувала їх редакція журналу «Киевская старина». За своєю суттю — це перекладний українсько-російський словник. Б.Грінченко зумів довести реєстр словника до 70 тисяч слів.
24. Суспільно-економічні умови, у яких розвивалася Україна кінця XVII століття, стали причиною поширення на її території латинської мови. Її вивчали у братських школах, нею викладали в Києво-Могилянській академії. Для вивчення і глибшого засвоєння латинської мови в Києво-Могилянській академії було видано словники Є.Славинецьким “Лексіконъ латинский” (1642 р.) та А.Корецьким-Сатановським і Є.Славинецьким “Лексікон славено-латинскій” (1650 р.) Судові чиновники, що вели справи, добре знали латинь, тому українські писарі змушені були користуватися латинізмами, запозиченими часто через посередництво польської актової мови. Проте найбільшу частку згаданої лексичної макрогрупи становить термінологія власне українського походження, свідченням чого є чого є функціонування юридичних термінів періоду Гетьманщини в сучасній українській терміносистемі права.. На теренах України, яка була під владою Російської імперії, не вдалося до 1917 року видати спеціального юридичного словника української мови. Трохи кращим становище було на Західній Україні, де в 1893 році І.Левицький видає “Німецко-русский словар висловів правничих і адміністративних”. Кінець XIX – 20-ті роки XX ст. — період культурно-національного відродження. У цей час друкуються українською мовою правничі, перекладні та інші спеціальні словники, пов’язані з юриспруденцією. Починаючи з 30-х років нашого століття, на розвиток юридичної лексики значний вплив справляють позамовні фактори. Зросійщення української мови спричинило те, що почали узаконюватися старі запозичення з російської мови, скасовувалися давні українські терміни. Із початком відновлення державності України разом із дерусифікацією української мови набуває ваги науковий підхід до вивчення української термінології, у тому числі й правничої.
25. Комп’ютерна лексикографія займає чільне місце в комп’ютерній лінгвістиці як комп’ютерний лексикографічний інструментарій у мовознавстві. Завдання комп’ютерної лексикографії – розробити комп’ютерні алгоритми, програми, системи та технології для укладання та використання словників. Лексикографічні системи дають змогу формувати словникові статті; зберігати текстову, візуальну та звукову інформацію; здійснювати обробку словникової інформації (аналіз, пошук, фільтрування, відтворення тощо). Використання у словникових статтях аудіо- та відеоінформації вимагає потужного програмного та технічного забезпечення і призводить до ускладнення структури баз даних та інтерфейсу користувача лексикографічних систем. Комп’ютерні лексикографічні системи і програми залежно від мети їх використання можна поділити на дві великі групи: 1) програми підтримки лексикографічних робіт; 2) автоматичні словники різних видів, що містять лексикографічні бази даних [1]. Автоматичні словники розробляють як для інших програм обробки текстової інформації (програм-перекладачів, програм перевірки орфографії та автоматичного виправлення граматичних помилок тощо), так і для кінцевого споживача у вигляді окремого програмного лексикографічного виробу.
Комп’ютерним словником у комп’ютерній лексикографії часто називають «словник, процедури укладання якого здійснює комп’ютер». Термінологічні словники онлайн:
KirzeN Мультимедійний Словник (українська та 40 інших мов),
LJ Ukrainian dictionary LJ українською. Словник,
zakon.nau.ua-Словник законодавчих термінів — Електронне видання НАУ Online,
Словник банківських термінів. — Електронне видання Ощадбанку.
26. Як відомо, діловий стиль української мови сформувався пізно, тому в основному він спирався на давні зразки й на те, що було створене в цьому плані в інших народів. Тому не випадково в діловому стилі сьогодні так багато запозичень.
Іншомовні слова – слова запозичені з різних мов. Іншомовні слова вимагають до себе критичного ставлення. Їх слід вживати у разі потреби, коли немає відповідного еквівалента в українській мові, або вони дістали міжнародне визнання. До міжнародних належать терміни фінансові, бухгалтерського обліку, поштово-телеграфних зв'язків (бланк, штраф, бандероль, віза, гриф, маркетинг, менеджер, фінанси, бюджет, авізо, дебет).
Щоб правильно застосовувати іншомовні слова, треба дотримуватись таких правил:
– не вживати у тексті іншомовні слова, якщо є відповідники в українській мові /апелювати – звертатися, аргумент – підстава, доказ, домінувати – переважати, екстраординарний – особливий, координувати – погоджувати, лімітувати – обмежувати, пріоритет – першість, репродукувати – відтворювати, симптом – ознака, шеф – керівник/;
– запозичене слово слід вживати правильно, відповідно до його значення (Ефективність режиму економії залежить від того, наскільки лімітуються фінансові витрати). У цьому реченні половина слів запозичені, а слово лімітуються вжите ще й неточно, оскільки ліміт – це гранична норма, то лімітуються не витрати, а кошти;
– не вживати в одному тексті власне українське слово та його іншомовний відповідник (координувати – погоджувати, екстраординарний –- особливий, фіксувати – записувати, лімітувати – обмежувати, прерогатива – перевага, симптом – ознака).
При виборі запозиченого чи власнемовного слова слід звертати увагу на відтінки у його значенні (сервіс – обслуговування: сервіс – це будь-яке обслуговування, а обслуговування – тільки побутових потреб населення).
Отже, і добір, і вживання іншомовного слова в професійному тексті диктуються кількома обставинами й мають вирішуватися кожного разу з урахуванням конкретного тексту.
27. . Розрізняють такі стилі сучасної української літературної мови: науковий, офіційно-діловий, публіцистичний, художній, розмовний, епістолярний та конфесійний. Кожний стиль має: - сферу поширення і вживання (коло мовців); - функціональне призначення (регулювання стосунків, повідомлення, вплив, спілкування); - систему мовних засобів (лексику, фразеологію, граматичні форми, типи речень); - характерні ознаки (форма та спосіб викладу). - підстилі, тобто різновиди. Науковий стиль - це мова науки, техніки, освіти. Мета мовлення - повідомлення про результати наукових досліджень. Основні ознаки наукового стилю: - ясність (зрозумілість) і предметність тлумачень; - логічна послідовність і доказовість викладу; - об'єктивний аналіз; - точність і лаконічність висловлювань; - аргументація і переконливість тверджень; - детальні висновки. Форма реалізації наукового стилю - монолог. Публіцистичний стиль. Сфера використання публіцистичного стилю -громадсько-політична, суспільно-виробнича, культурно-освітня діяльність, навчання. Основні мовні засоби публіцистичного стилю: - поєднання елементів наукового, офіційного, художнього й розмовного стилів; - лексика насичена суспільно-політичними та соціально-економічними термінами, закликами, гаслами (електорат, багатопартійність, приватизація); - наявність багатозначної образної лексики, емоційно-оцінних слів (політична еліта, епохальний вибір); експресивних сталих словосполучень (інтелектуальний потенціал, одностайний вибір, рекордний рубіж), перифрази (чорне золото - вугілля, нафта; голубі магістралі — ріки; легені планети—ліси); - уживання у переносному значенні наукових, спортивних, музичних, військових та інших термінів (орбіти співробітництва, президентський старт, правофлангові змагання); - короткі прості речення, часто питального або окличного характеру, звертання. Художній стиль реалізується в художній літературі. Він є всеосяжним, оскільки може поєднувати і узагальнювати всі стилі мови. Художній стиль широко використовується у творчій діяльності, різних видах мистецтв, у культурі й освіті. Крім інформаційної, художній стиль виконує найсуттєвішу - естетичну функцію. Основні мовні засоби художнього стилю: - лексика найрізноманітна; емоційно-експресивна (синоніми, антоніми, омоніми, фразеологізми); - запровадження авторських новотворів; - уведення до творів із стилістичною метою історизмів, архаїзмів, діалектизмів, просторічних елементів); - широке використання різноманітних типів речень. Розмовний стиль обслуговує повсякденне усне спілкування людей у побуті та на виробництві. Розрізняють неформальне й формальне спілкування. Перше - нерегламентоване, його мета і характер визначаються особистими (суб'єктивними) стосунками мовців. Друге - обумовлене соціальними функціями мовців, регламентоване за формою і змістом. Основні мовні засоби: емоційно-експресивна лексика (синоніми, порівняння, метафори); прості, переважно короткі речення; часте використання займенників; фразеологізми, діалектизми, професійні та просторічні слова. Епістолярний стиль - приватне листування. Основні ознаки епістолярного стилю - наявність певної композиції: початок, що містить шанобливе звертання; головна частина, у якій розкривається зміст листа; остання частина, де підсумовується написане, та іноді постскриптум (Р.S. - приписка до закінченого листа після підпису). Основні мовні засоби епістолярного стилю - поєднання елементів художнього, публіцистичного та розмовного стилів. Конфесійний стиль. Сфера використання - релігія і церква. Призначення конфесійного стилю - обслуговувати релігійні потреби як окремої людини, так і всього суспільства. Основні мовні засоби конфесійного стилю:- суто церковна термінологія і слова-символи; - непрямий порядок слів у реченні та словосполученні (Не може родить добре дерево плоду лихого, ані дерево зле плодів добрих родити); - значна кількість метафор, алегорій, порівнянь (Я зрушую цей храм рукотворний, — і за три дні збудую інший, нерукотворний); - наявність архаїзмів (рече, воістину). Конфесійний від інших стилів відрізняє небуденна урочистість, піднесеність, наявність виражальних засобів. Офіційно-діловий стиль — це функціональний різновид мови, який використовується для спілкування у державно-політичному, громадському й економічному житті, законодавстві, у сфері управління адміністративно-господарською діяльністю. Офіційно-діловий стиль - це мова ділових паперів: розпоряджень, постанов, заяв, автобіографій, протоколів, наказів, розписок та ін. Найважливіші риси, які визначають діловий стиль: 1. Виклад інформації в діловому тексті робиться відповідно до таких принципів: а) об'єктивність змісту. б) повнота інформації у стислій формі. в) логічність і послідовність. г) обґрунтованість. д) нейтральний тон. Останній принцип дотримується завдяки використанню слів, позбавлених емоційних відтінків. 2. Наявність усталених мовних зворотів, певна стандартизація початків і закінчень речень (у зв'язку з, відповідно до, згідно з, ми, що підписалися нижче; винести догану, у зв'язку з тим, що, зважаючи на те, що, зважаючи на викладене вище та ін.). Стандарт потрібний для того, щоб досягти однозначності і достовірності інформації. 3. Наявність реквізитів, які мають певну черговість. У різних видах ділових паперів склад реквізитів неоднаковий, він залежить від змісту документа, його призначення. 4. Лексика здебільшого нейтральна, вживається в прямому значенні. 5. Для чіткої організації текст поділяється на параграфи, пункти, підпункти. 6. У текстах часто вживаються словосполучення з дієсловами у формі теперішнього часу із зазначенням позачасовості, постійності дії (рішення надсилається, виробнича рада розглядає). 7. Найхарактерніші речення - прості поширені (кілька підметів при одному присудку, кілька присудків при одному підметі тощо).
28. Поняття «професійна сфера» охоплює три функціональні різновиди літературної мови – офіційно-діловий, науковий, розмовний. Науковий і діловий стиль не опускають уживання художніх засобів. Вони розраховані на раціональне, а не емоційне сприйняття. Для цих стилів характерно:
наголосити на чомусь важливому, привернути увагу читачів до важливих фактів;
пояснити, уточнити, виділити щось;
поєднати частини інформації;
вказати на порядок думок і їх зв'язок, послідовність викладу;
висловити впевненість або невпевненість;
узагальнити, зробити висновок;
зіставити або протиставити інформацію, вказати на причину і наслідки;
зробити критичний аналіз відомого або бажаного.
Отже, професійна сфера репрезентує офіційно-діловий і науковий стилі у єдності спільних мовних засобів досягнення комунікативної мети, адже кожна людина, незалежно від фаху, віку, статі, соціального становища, стикається з проблемою написання заяви, відгуку, службового листа.
Основою професійної підготовки є комунікативна компетенція, тобто уміння і навички говорити, запитувати, відповідати, аргументувати, переконувати, висловлювати точно і ясно думку, правильно поводити себе в конкретній ситуації. В цому випадку на допомогу прийде розмовний стиль, зокрема – розмовно-професійний.
29. Офіційно-діловий стиль — функціональний різновид мови, який слугує для спілкування в державно-політичному, громадському й економічному житті, законодавстві, у сфері управління адміністративно-господарською діяльністю. Належить до виразно-об'єктивних стилів; виділяється найвищою мірою літературності.
Ознаки офіційно-ділового мовного стилю:1. Офіційно-діловий стиль ґрунтується на логічній основі. Найважливішим у ньому є послідовність і точність викладу фактів, документальність, об’єктивність оцінок, гранична чіткість, емоційно-експресивна нейтральність вислову. 2.Даний стиль відзначається суворими вимогами до лексики й фразеології (широке використання професійної термінології, канцеляризмів, абревіатур, відсутність діалектизмів, жаргонізмів, просторічних виразів, слів із суфіксами суб’єктивної оцінки тощо). 3 Діловий текст характеризується як рівнем стандартизації мови (вживання усталених словесних формул, значна частота повтору слів, зворотів, конструкцій), так і своєрідністю синтаксису (прямий порядок слів: підмет — перед присудком і якомога ближче до початку речення; означення — перед означуваним; додаток — після керуючого слова; обставинні слова — якомога ближче до пояснюваного; вставні слова вживаються на початку речення тощо). 4.Високий ступінь одноманітності, стандарту форми, сувора регламентація розміщення та будови тексту.Підстилі:
Законодавчий — використовується в законотворчій сфері у вигляді Конституції, законів, указів, статутів, постанов тощо.Дипломатичний — використовується в сфері міждержавних офіційно-ділових стосунків у вигляді договорів, конвенцій, протоколів, заяв тощо.
Юридичний — використовується в юриспруденції у вигляді актів, позовних заяв, протоколів, постанов, запитів, повідомлень тощо.Адміністративно-канцелярський — використовується в професійно-виробничій сфері, правових взаєминах і діловодстві у вигляді офіційної кореспонденції, договорів, контрактів, заяв, автобіографій, доручень тощо.
31. Особливості наукового стилю
Основні ознаки:
ясність (понятійність) і предметність тлумачень,
логічна послідовність і довідність викладу, узагальненість понять і явищ, об'єктивний аналіз,
точність і лаконічність висловлювань, аргументація й переконливість тверджень,
однозначне пояснення причинно-наслідкових відношень, докладні висновки.
Основні мовні засоби спрямовані на інформування, пізнання, вплив і окреслені: значною кількістю наукової термінології, наявністю схем, таблиць, графіків, діаграм, мап, систем математичних, фізичних, хімічних та інших знаків і позначок, оперуванням абстрактними, переважно чужомовними словами, уживанням суто наукової фразеології, стійких термінологічних словосполук,
залучуванням цитат і посилань на першоджерела, здебільшого відсутністю авторської індивідуальної манери й емоційно-експресивної лексики,
наявністю виразної композиційної структури тексту (послідовний поділ на розділи, частини, пункти, підпункти, параграфи, абзаци із застосуванням цифрової або літерної нумерації), наявністю дієслівних форм, зазвичай безособових, узагальнених чи неозначених, як правило, теперішнього часу, що констатують певні явища й факти; значну роль відіграють дієприслівникові й дієприкметникові звороти, які додатково окреслюють дії, предмети та явища, специфічною монологічністю текстів, переважанням різнотипних складних речень, стандартних виразів (кліше).
32. Це мовлення, зафіксоване на папері. Характер писемного мовлення в першу чергу визначається відсутністю співрозмовника в момент висловлення думки. Одиницею п. м. є текст, який членується на абзаци, речення в яких перебувають в тісних смислових та граматичних зв'язках між собою. Писемне ділове мовлення є вторинним відносно усного мовлення. Писемне мовлення фіксується графічними знаками й сприймається зором. Графічні знаки - різноманітні: знаки алфавітів різних мов, цифри, умовні позначки, малюнки і графіки. Писемне мовлення дає можливість зафіксувати висловлення, забезпечити збереження і відтворення мовлення у просторі і часі.
Писемне мовлення - монологічне.
В ділових паперах проявляється такі риси, як традиційність і консерватизм, а також правила побудови ділових паперів, правила вживання стійких словосполучень, …У писемному мовленні особливо чітко проявлялися диференціація текстів за сферами спілкування. Деякі тексти існують лише в п. м. - накладні, розписки, квитанції…
Здатність бути відтвореним у живій звуковій формі. (Яке не завжди буває точною копією писемного тексту.)Писемне ділове мовлення:Чітке дотримання прийнятих норм ділового спілкування (будова, набір реквізитів, правильне використання слів - рекомендуємо, наказую, доповідаю, гарантуємо, прошу, ухвалити…). Дотримання норм літературної мови, вживання зрозумілих, найбільш переконливих слів, уникнення русизмів.
Відповідність мовних засобів їх стильовому призначенню (утримання розмовних, просторічних, діалектних слів).
Логічність формування думки, чіткість і послідовність викладу, членування тексту відповідно до будови ділового паперу. Стислість вираження думки, строга відповідність слова його значенню, об'єктивність викладу фактів.
34. Документ - це засіб закріплення різними способами на спеціальному матеріалі інформації про факти, події, явища об'єктивної дійсності і розумову діяльність людини.
Документ - це будь-яке офіційне свідчення, доказ достовірності дії, предмета, поняття.
Документ має правове і господарське значення, може бути письмовим доказом, джерелом відомостей довідкового характеру.
Документи відтворюють факти діяльності установи, підприємства. Управлінській документ містить інформацію, що виникла і використовувалася в галузі управління.
Таким чином, документ - це носій інформації.
Документ повинен:
видаватися повноважним органом-особою відповідно компетенції;
не суперечити законодавству;
бути відредагований і оформлений;
складений за встановленою формою;
бути достовірним, базуватися на фактах.
Діловодство - це діяльність, яка охоплює документування і організацію роботи з док-ми в процесі здійснення управлінських функцій. Діловодство є важливою складовою частиною роботи кожної організації. У процесі діловодства беруть участь всі працівники апарату управління: створюють їх, забезпечують передачу, інші керуються ними.
35. Стандарт – це нормативно-технічний документ, що встановлює вимоги до груп однорідної документації. За способом викладення матеріалу усі документи поділяють на дві категорії: Документи з високим та з низьким рівнем стандартизації. Документи з високим рівнем стандартизації мають значні переваги: вимагають менше часу для їх складання, в них менше помилок, вони легше сприймаються візуально, їх легше контролювати та виконувати – і усім цим вони забезпечують оперативну роботу з документами.
Документи з високим рівнем стандартизації поділяють на 2 групи: 1. Типізовані тексти документів. Типізація тексту – це створення тексту-зразка, тексту-стереотипу, на основі якого можуть бути складені документи аналогічного змісту. 2. Трафаретні тексти – це такі тексти документів, в яких заздалегідь внесена постійна інформація і зроблені пропуски для внесення змінної інформації, тобто для подальшого заповнення конкретного документа, напр., звітні форми.
Але в управлінській діяльності неможливо обходитись без документів, що мають низький рівень стандартизації. Тут виділяють 3 основні групи документів. 1. Текст-розповідь – це такий текст документа, у якому у хронологічній послідовності викладають факти, події, явища, як вони відбувалися у реальній дійсності. Класичним документом є автобіографія.
2. Текст-опис – це такий текст документа, у якому характеризуються люди, предмети, явища, події, із перерахуванням їх ознак, властивостей, особливостей чи рис. Класичним документом є характеристика чи звіт.3. Текст-роздум, або міркування – це такий текст документа, у якому простежується внутрішній зв’язок явищ і доводиться відповідна теза. Спосіб доказу цієї тези може бути дедуктивний чи індуктивний. Пр.: припис, подання, розпорядження.
36. Класифікація документів
Документ (від лат. взірець, зразок) – це засіб закріплення на спеціальному матеріалі (папері) результатів діяльності установи або фірми.
Класифікація службових документів – це поділ їх на класи за найбільш загальними ознаками схожості та відмінності. Мета класифікації полягає в підвищенні оперативності роботи апарату управління та відповідальності виконавців.
Документи поділяють за такими основними ознаками:
¨ за назвою - наказ, протокол, статут, акт, довідка;
¨ за походженням - службові та особисті;
¨ за місцем складання - внутрішні та зовнішні;
¨ за напрямком - вхідні та вихідні;
¨ за формою - типові, трафаретні, індивідуальні;
¨ за способом фіксації - письмові, графічні, акустичні,
фото- та кінодокументи;
¨ за стадіями створення - оригінали та копії;
¨ за терміном зберігання - тимчасового зберігання (до 10 років), тривалого зберігання (понад 10 років), постійного зберігання;
¨ за змістом - організаційно–розпорядчі, фінансово–розрахункові, постачально–збутові тощо.
В управлінській (службовій) діяльності установ і фірм особливе місце займає організаційно-розпорядча документація (ОРД), яку поділяють на 5 груп:
¨ організаційна – положення, правила, статути, інструкції;
¨ розпорядча – розпорядження, постанови, накази;
¨ довідково-інформаційна – листи, телеграми, доповідні записки, довідки, акти тощо;
¨ з кадрових питань (по особовому складу) – заяви про працевлаштування, автобіографії, резюме, характеристики, накази по особовому складу, особові листки з обліку кадрів, особові картки, трудові книжки тощо;
¨ офіційно-особисті документи - пропозиції, заяви та скарги громадян, розписки та доручення.
37. Довідково-інформаційні документи
Звіт — службовий документ - що містить повідомлення про діяльність особи чи організації або її підсумок, виконання дорученої роботи, справи, узагальнення зробленого і т. д.
Звіти бувають прості й складні залежно від характеру виконаної роботи.
Розрізняють статистичні та текстові звіти. Статистичні звіти оформляються від руки або машинописним способом на трафаретних бланках, текстові — на загальному бланку або на чистому аркуші паперу (формат А4) машинописним способом або за допомогою оргтехніки, здебільшого за схемою. Звіти складають про роботу, виконану протягом певного періоду. Вони мають бути конкретними, тобто давати стислу відповідь на запитання схеми.
Реквізити звіту: назва виду документу, дата (дата підписання), заголовок до тексту (про що звіт і за який період), текст (вступ, основна частина, висновки і плани на перспективу), підпис, відбиток печатки (у разі потреби).
Проект текстового звіту готує секретар-референт.
Факс — це службовий документ, одержаний за допомогою телефакса телефонними каналами зв'язку. Факс становить ксерокопію переданого документа. Факс оформляють так само, як і службовий лист.
Додаткові дані, що їх автоматично проставляє апарат — це: зазначення відправника (його коду), дата та час передавання документа, номер телефакса, з якого передано інформацію, кількість сторінок.
Відправник факса (адресант) має одержати підтвердження про те, що адресат одержав інформацію. Головною є графа «RESULTS», в якій у разі одержання повідомлення повністю і без помилок проставляється «OK»; якщо були збої, — то «NG».
Якщо одержані факси містять дуже важливу інформацію і призначені для тривалого користування, то їх слід скопіювати, оскільки папір, що використовують для факсів, дуже тонкий.
Здебільшого листування з комерційних питань зберігають 3 роки. Службове листування з інофірмами щодо найважливіших питань зберігають не менше 10 років.
Телеграма — це службовий документ, що становить буквенно-цифрове повідомлення, передане за допомогою телеграфного зв'язку (телеграфом).
Тексти телеграм друкують без абзаців. Вони повинні бути стислими і недвозначними. Не рекомендується вживати прийменники, сполучники, займенники, вигуки, частки (крім частки «не»). Не допускається: переносити слова тексту телеграми з одного рядка на інший; робити будь-які виправлення. У разі потреби замість розділових та інших знаків використовують умовні позначення: КРПК, КМ, ЛПК, НР (номер), ДВК (двокрапка). Знаки «-» (мінус), «+» (плюс), % (процент) пишуть словами; однозначні числа — переважно словами, багатозначні — цифрами.
Службові телеграми оформляють на поштових чи фірмових бланках або на чистих аркушах паперу (формат А5) у двох примірниках (перший передають до відділення зв'язку, другий підшивають у справу.
Розрізняють ініціативні телеграми і телеграми-відповіді.
У телеграмах відповідях на початку тексту зазначають номер документа, на який дають відповідь, а в кінці — вихідний номер, після чого зазначають назву підприємства (скорочено), посаду (в разі потреби), прізвище особи, яка підписала телеграму.
Оформляючи службову телеграму, зазначають: назва виду документа, категорія телеграми, вид телеграми, телеграфна адреса одержувача, номер документа, на який дають відповідь, текст, вихідний номер телеграми, скорочена назва підприємства, що надсилає телеграму, посада особи, яка підписала телеграму; поштова адреса та назва підприємства — відправника телеграми, підпис, дата підписання телеграми, відбиток печатки підприємства — відправника.
Телефонограма — це службовий документ, що становить оперативне повідомлення, передане телефоном.
Телефонограми складає секретар-референт або інший працівник за дорученням керівника.
Текст телефонограми повинен бути чітким, стислим (до 50 слів), з акцентом на факти, дати, час та місце проведення заходів. Якщо в тексті є слова, які погано сприймаються на слух, то треба кожну літеру передавати словами.
Складену та оформлену телефонограму повинен перевірити та підписати керівник або відповідальний працівник підприємства.
Якщо телефонограму передають кільком адресатам, то складають список їх з номерами телефонів.
Оформляючи вихідну телефонограму, зазначають: назву виду документу, адресата, дату підписання, індекс (вхідний номер), підпис, прізвище і номер телефону особи, яка пережала телефонограму, прізвище і номер телефону особи, яка прийняла телефонограму, дату і час передавання телефонограми.
Передаючи телефонограму, слід дотримуватися таких правил: 1) відрекомендуватися і назвати номер свого службового телефону; 2) назвати вид документа; 3) продиктувати текст телефонограми; 4) назвати посаду та прізвище особи, яка підписала телефонограму; 5) записати назву посади, прізвище, ім'я, по батькові особи, яка прийняла телефонограму, номер її службового телефону, час передавання-приймання.
Одержавши телефонограму, секретар повинен ознайомити з її змістом керівника чи працівників, яким адресовано телефонограму.
Телефонограми оформляють на загальних, трафаретних чи спеціальних бланках або на чистих аркушах паперу формату А5 в одному примірнику.
38. Основна функція розпорядчих документів — регулювати діяльність органу управління задля виконання поставлених перед ним завдань, одержання максимального ефекту від своєї діяльності та діяльності організації загалом. Розпорядчі документи виконують регулятивну функцію, спрямовану від суб’єкта управління (керівного органу) до об’єкта управління (підлеглих), тобто від керівника організації до керівників структурних підрозділів та їх працівників, забезпечуючи безперебійність і безперервність процесу управління, злагоджену роботу всіх органів і ланок управління.
Залежно від способу (процедури) ухвалення рішень з певного питання розпорядчі документи групують у:
документи, ухвалені колегіально (колективним обговоренням та ухваленням рішень групою працівників — колегією, правлінням, комісією, радою, зборами тощо);
документи, що їх видає, одноосібно ухваливши рішення, керівник.
Зауважимо, що органи управління можуть видавати спільні розпорядчі документи, які врегульовують найважливіші питання і є правовими актами, які мають чинність для їх учасників.
Документація: Організаційно-розпорядча документація, Первинно-облікова документація.
Види розпорядчих документів: постанови, розпорядження, рішення, вказівки, накази.
39. Організаційні документи закріплюють конкретні функції, права та
обов’язки органів управління, окремих посадових осіб, регламентують
організаційні, трудові та інші відносини з конкретного питання.
До найбільш поширених організаційних документів належать положення,
статути, інструкції, правила, штатні розписи тощо. Разом із
розпорядчими, довідковими та інформаційними документами вони складають
документацію із питань загальної діяльності.
Положення – це правовий акт, що визначає основні правила організації та
діяльності державних органів, їх структурних підрозділів, а також
підпорядкованих установ, організацій, підприємств.
Інструкція – це нормативний документ, у якому викладаються правила, що
регулюють спеціальні аспекти діяльності і стосунків підприємств,
установ, організацій, службових осіб. Наприклад, “Інструкція з
діловодства”, “Інструкція про порядок ведення трудових книжок” тощо.
40. Обліково-фінансові документи:
Акт – це документ, який містить рішення щодо законів, указів, постанов і складається на підтвердження фактів, подій, учинків, пов'язаних з діяльністю установ та окремих осіб. Як правило, це документація експертних комісій, спеціально уповноважених осіб або представників перевіряючих організацій.
Доручення – це документ, яким організація чи окрема особа надає іншій особі право на певну діяльність або отримання матеріальних цінностей від її імені.
Накладна – це обліковий документ, який дає право на отримання, відправлення вантажів чи матеріальних цінностей.
Господарсько-договірні документи Договір – це документ, що фіксує домовленість між двома чи кількома партнерами.
Трудова угода – це документ, яким регламентуються стосунки між установою і позаштатним працівником. Трудова угода, укладена зі штатним працівником, визначає коло його доручень, які виходять за межі безпосередніх службових обов'язків.
Контракт – це правовий документ, що засвідчує певну домовленість між підприємством, організацією чи установою й працівником про умови спільної виробничої й творчої діяльності. Згідно із Законами України "Про підприємство", "Про власність", "Про освіту" громадяни через контракт реалізують право розпоряджатися своїми здібностями до праці.
41. Національний стандарт україни. Склад реквізитів документів
Націона́льні станда́рти — державні стандарти України, прийняті центральним органом виконавчої влади з питань стандартизації та доступні для широкого кола користувачів. Важливе завдання нинішнього етапу - спрощення роботи з документами, прискорення їх складання та оформлення. Цій меті служили затверджені стандарти системи організаційно-розподільчої документації: ГОСТ 6.38-72 (Основні положення) та ГОСТ 6.39-72 (Формуляр-зразок). Постановою Держкомітету стандартів СРСР від 27.03.90 № 622 замість цих ГОСТів введено в дію з 01.01.91 ГОСТ 6.38-90*. Він являє собою єдині, науково обгрунтовані правила підготовки та оформлення документів. Введення таких правил створює необхідні передумови для більш детальної уніфікації документів, що у свою чергу буде сприяти використанню їх в автоматизованих системах управління. Стандарти встановлюють найбільш загальні правила складання документів, а також регламентують машинописне оформлення їх окремих реквізитів. Організаційно-розпорядча документація розвивалася півстоліття стихійно, що потягло за собою виникнення безлічі видів і різновидів документів, використання різних варіантів оформлення окремих реквізитів. Тому вона особливо потребувала стандартизації. Реквізитами називають елементи, з яких складаються документи. Сукупність реквізитів і становить формуляр документів. Він залежить від його призначення, конкретного змісту. До елементів документів належать дата, підпис, адреса, заголовок та ін., а також текст. Реквізити - це сукупність обов'язкових даних у документі, без яких він не може бути підставою для обліку й не має юридичної сили.
При оформлянні організаційно-розпорядчих документів використовується такий склад реквізитів:
1 - Державний герб;
2 - емблема організації;
3 - зображення нагород;
4 - код організації;
5 - код документа;
6 - назва міністерства чи відомства;
7 - назва підприємства (установи, організації, фірми);
8 - назва структурного підрозділу; ,
9 - індекс підприємства зв'язку, поштова та телеграфна адреса, номер телетайпа (абонентського телеграфу), номер Телефону, номер рахунку в банку;
10 - назва виду документа;
11 - дата;
12 - індекс (вихідний номер документа);
13 - посилання на індекс та дату вхідного документа;
14 - місце складання чи видання;
15 - гриф обмеження доступу до документа;
16 - адресат;
17 - гриф затвердження;
18 - резолюція;
19 - заголовок до тексту;
20 - позначка про контроль;
21 - текст;
22 - позначка про наявність додатка;
23 - підпис;
24 - гриф погодження;
25 - візи;
26 - відбиток печатки;
27 - позначка про завірення копії;
28 - прізвище виконавця та номер його телефону;
29 - позначка про виконання документа та направлення його до справи;
30 - позначка про перенесення даних на машинний носій;
31 - позначка про надходження.