• Автоматическое форматирование

• Автоматическое форматирование текста осуществляется, как правило, непосредственно при вводе текста. Если же по каким-либо причинам это не происходит, применяется команда "Автоформат" из раздела главного меню "Формат".

В этом случае выбирается способ форматирования (весь документ или с просмотром каждого изменения). При нажатии кнопки "Параметры" пользователь получает доступ к панели настройки параметров автоматического форматирования.

Параметры автоформатирования задаются с помощью включения опций, которые определяют область применения (заголовки, списки, маркированные списки, абзацы). При этом могут устанавливаться некоторые правила замены ряда символов (например, прямые кавычки на парные, условные символы на символы полужирного и курсивного начертания букв, неверные записи дробей на соответствующие символы и т.д.). Аналогичным образом проводится установка параметров автоматического форматирования текста при вводе с клавиатуры.

В режиме автоматического форматирование может проводиться такой важный процесс, как автоматическая замена.

Автозамена позволяет устранить случайные ошибки, например, две прописных буквы в начале слова (возникает при задержке в отпускании клавиши Shift) или случайное нажатие клавиши CapsLock (в результате возникает эффект взаимной замены прописных и строчных символов). Помимо этого можно ввести собственные варианты автоматической замены. Это удобно в тех случаях, когда достаточно часто повторяются одинаковые фрагменты текста (например, наименование какого-либо учреждения или организации). В этом случае следует ввести в поле "Заменить" аббревиатуру наименования, а в поле "На" – ее расшифровку. Тогда при вводе аббревиатуры после ввода пробела или какого-либо знака пунктуации после этого слова программа произведет замену на полное наименование организации. Кроме того, именно в этой вкладке устанавливается необходимость автоматического начала предложения с прописной буквы, что позволяет снять необходимость обязательного нажатия клавиши Shift в начале каждой фразы.

Вкладка "Автотекст" определяет перечень слов и словосочетаний, которые могут при неполном вводе автоматически завершаться программой, после чего пользователю достаточно нажать клавишу ВВОД для подтверждения правильности введенного текста.

• Форматирование текстовых фрагментов

Достаточно часто возникает необходимость единичного изменения параметров текстового фрагмента. При этом нет необходимости настраивать стиль, который будет использоваться для всех документов. В этих случаях применяется ручное форматирование фрагмента. Необходимо помнить, что изменения распространяются на выделенный фрагмент, а при отсутствии выделения настройка параметров абзаца действует на текущий абзац. К параметрам форматирования чаще всего относятся настройки параметров шрифта и абзаца. Для этого используются команды "Шрифт" и "Абзац", доступ к которым возможен либо через раздел главного меню "Формат", либо через контекстнозависимое меню, вызываемое чаще всего правой клавишей мыши. Кроме того, форматирование возможно с помощью команд, вынесенных в панель инструментов "Форматирование".

Как правило, для текстовых фрагментов устанавливаются шрифт, начертание (например, полужирный или курсив) и размер (рис. 8.20). Кроме того, при наличии цветного принтера может быть актуальной установка цвета шрифта (по умолчанию – авто, в качестве которого используется черный цвет).

Регулируемыми параметрами являются:

шрифт (наиболее часто используются Times New Roman и Arial);

начертание – обычный, курсив, полужирный, полужирный курсив;

размер – чаще других принято использовать размеры 12 или 14.

Предусмотрена установка различных видов подчеркивания, которые выбираются из выпадающего списка. Аналогично устанавливается цвет шрифта, который по умолчанию принимается черным (вариант "Авто"). Возможно применение различных эффектов (зачеркнутый, двойное подчеркивание и др.), которые применяются после установки флажка в соответствующем окне.

Кроме того, пользователь может установить интервалы между символами, а также применить эффекты анимации, что позволяет привлечь внимание к определенным фрагментам текста. Однако, следует помнить, что визуальные эффекты анимации проявляются только при отображении текста документа на экране. Эти установки производятся в дополнительных вкладках окна "Шрифт".

Если необходимо изменить плотность шрифта, используется вкладка "Интервал", где можно выбрать параметры разреженного или сжатого шрифта. При задании параметров шрифта при помощи команды "Шрифт" нужно помнить, что запись фрагмента прописными символами может задаваться опцией этой команды, так же как и перенос фрагмента в верхний и нижний индексы.

При форматировании абзаца определяются способ выравнивания, положение первой строки и размер межстрочного интервала.

Основными регулируемыми параметрами являются:

• выравнивание – по левому краю, по центру, по правому краю, по ширине;

• отступы слева и справа, значения которых задаются в сантиметрах;

• интервалы перед текущим абзацем и после него, значения которых задаются в пунктах (так же, как размеры шрифта);

• положение первой строки, которая может задаваться с отступом (для красной строки) и с выступом (часто применяется для списков);

• значение междустрочного интервала – чаще других вариантов применяются одинарный, полуторный и двойной.

В дополнительной вкладке "Положение на странице" с помощью флажков устанавливаются параметры, относящиеся, в основном, к способу разбивки текста на страницы. Из них чаще всего устанавливается параметр "Запрет висячих строк", благодаря которому новый абзац всегда будет начинаться с новой страницы, если он не помещается в нижней части листа в полном объеме. Именно в этой вкладке определяется запись абзаца с новой страницы, что обычно делают для выделения начала смысловых разделов документа (например, начало новой главы книги). Кроме этого, полезными являются опции "Не отрывать от следующего" и "Запретить автоматический перенос слов", что особенно актуально для задания параметров абзаца для заголовков.

• Создание списков

Списки представляют собой перечисление, в котором каждый элемент помечается графическим, числовым или символьным маркером.

Списки бывают маркированные, нумерованные и многоуровневые. В маркированных списках все элементы перечисления помечены одинаковым маркером (графическим или символьным). Элементы нумерованных списков маркируются цифрами или буквами, причем последовательность маркеров элементов перечисления обязательно упорядочена (по возрастанию номеров или порядка символов в алфавите). Многоуровневые (иначе – иерархические) списки могут сочетать в себе для разных уровней как нумерованные, так и маркированные списки.

Для форматирования списков применяется команда "Список", которая может быть вызвана из раздела главного меню "Формат" или из контекстнозависимого меню на выделенном фрагменте документа.

• Маркированный список

Перед созданием списка необходимо выделить фрагмент текста, который содержит перечисление, и вызвать команду "Список" любым из выше указанных способов, после чего откроется окно выбора типа списка, в котором выбирается вкладка "Маркированный".

В открывшемся окне выбирается подходящий вариант из предложенного перечня шаблонов маркированных списков. Нажатие клавиши подтверждения приводит к форматированию выделенного перечисления в виде маркированного списка с параметрами, содержащимися в выбранном шаблоне. Нажатие кнопки "Рисунок" позволяет выбрать в качестве маркера подходящий графический объект из предлагаемого перечня рисунков, входящих в состав набора клип-артов программы.

Более тонкая настройка формата списка производится по команде "Изменить", которая открывает окно настройки параметров списка.

В окне настройки параметров можно выбрать маркер, установить шрифт, а также изменить цифровые параметры списка – размеры отступа маркера от левого поля документа и отступа текста от маркера. Второй параметр определяет, кроме того, положение левого края второй строки при многострочном тексте в перечислении.

Самым простым способом создания этих списков является использование команды "Маркеры", вынесенной в панель управления. При нажатии этой клавиши выделенный фрагмент форматируется в виде маркированного списка по последнему выбранному шаблону.

• Нумерованный список

Необходимо выделить фрагмент текста, который содержит перечисление. Для форматирования нумерованных списков применяется окно "Нумерованный" команды "Список", которая может быть вызвана из раздела главного меню "Формат" или из контекстнозависимого меню на выделенном фрагменте документа.

В открывшемся окне выбирается подходящий вариант из предложенного перечня шаблонов.

Для нумерованных списков возможно дополнительная опция – уточнение порядка нумерации, которая может быть продолжена относительно предыдущего списка либо начата заново.

Более тонкая настройка формата списка производится по команде "Изменить", в окне которой можно установить шрифт номера, вид нумерации (арабские, римские цифры), начальный номер нумерации, положение номера, а также размер отступа текста от номера.

Самым простым способом создания этих списков является использование команды "Нумерация", вынесенной в панель управления. При нажатии этой клавиши выделенный фрагмент форматируется в виде маркированного списка по последнему выбранному шаблону.

• Многоуровневый список

Многоуровневые списки применяются в случае, когда необходимо выделить несколько групп, в каждой из которых присутствует собственное перечисление. Типичным примеров многоуровневых списков является оглавление, в котором в каждой из пронумерованных глав присутствует список нумерованных параграфов. Прежде всего, необходимо выделить фрагмент текста, который содержит перечисление. Для форматирования нумерованных списков применяется команда "Список", которая может быть вызвана из раздела главного меню "Формат" или из контекстнозависимого меню на выделенном фрагменте документа с последующим выбором вкладки "Многоуровневый".

В открывшемся окне выбирается подходящий вариант из предложенного перечня шаблонов. Подтверждение выбора обеспечивает создание списка, однако полученный фрагмент представляет собой не иерархическую структуру, а обычный одноуровневый список. Для того чтобы поставленная задача была решена полностью, следует последовательно выделять фрагменты, относящиеся к другим (более низким) уровням и применять к ним один из следующих методов:

нажать на клавиатуре клавишу табуляции (каждое нажатие переводит выделенный фрагмент на один уровень вниз);

выполнить команду "Увеличить отступ" или "Уменьшить отступ" в контекстнозависимом меню, вызванном на выделенном фрагменте;

вызвать команды увеличения и уменьшения отступа, нажимая соответствующие клавиши в панели управления.

Более тонкая настройка формата списка производится по команде "Изменить", которая открывает дополнительное окно.

В окне настройки параметров списка для каждого уровня можно установить формат и шрифт номера, вид нумерации (арабские, римские цифры), начальный номер нумерации, положение номера, а также размер отступа текста от номера. Если для указания иерархической зависимости уровней необходимо применить двойную нумерацию, следует выбрать нужный уровень в поле выпадающего списка "Предыдущий уровень".

Форматирование колонок

Иногда при формировании документов создаются списки, содержащие достаточно длинный перечень, каждый из элементов которого состоит из одного-двух слов. Формирование обычного списка в этом случае не обеспечивает должной эстетики документа, поскольку его поле используется не совсем рационально – остается много свободного места. Более приемлемым вариантом является форматирование подобных фрагментов в виде колонок, позволяющих сократить длину списка за счет размещения его фрагментов по ширине документа.

Для форматирования текста в виде колонок необходимо выделить подобное длинное перечисление, после чего можно использовать пиктограмму команды "Колонки", указав при помощи левой клавиши мыши требуемое количество колонок, однако при таком способе параметры колонок будут установлены по умолчанию, что не всегда приводит к нужному пользователю результату.

Более общим является вариант использования команды "Колонки", которая входит в раздел главного меню "Формат". В появившемся окне необходимо указать параметры форматирования колонок.

Указывается количество колонок, их ширина и интервал между ними. Ширина для каждой колонки может задаваться отдельно. В виде опций могут задаваться выравнивание колонок по ширине и формирование разделителя. При формировании колонок обязательно требуется указать область применения команды - ко всему документу или только к его выделенному фрагменту.

В режиме разметки листа колонки выделяются серыми линиями, которые не переносятся на печатный документ. Эти линии представляют собой границы разрыва раздела, которые показывают, что в данном фрагменте применен иной способ размещения текста по отношению к предыдущим и последующим фрагментам.

К особенностям форматирования текстовых фрагментов в виде колонок следует отнести то, что обратное преобразование нескольких колонок к одноколоночному варианту не означает возвращение к фрагмента к виду обычного текста. Для восстановления фрагмента к первоначальному виду следует перейти к обычному виду представления документа (через раздел главного меню "Вид" или при помощи соответствующей пиктограммы в левом нижнем углу окна документа) и удалить символы начала и конца нового раздела. Только тогда текст будет восприниматься программой так, как это было до форматирования фрагмента в виде колонок.

• Колонтитулы

Колонтитулы представляют собой специализированные фрагменты, расположенные вне поля документа и предназначенные для ввода служебной информации. К подобной информации относится нумерация страниц, а также дополнительные сведения о тексте документа (например, наименования глав текста, сведения об авторе, дата и время составления документа и т.д.). Колонтитулы размещаются в верхней и нижней части страницы.

Установка размера колонтитулов производится в окне установки параметров страницы. Наличие отображаемого колонтитула определяется установкой ненулевого расстояния от края до колонтитула в параметрах страницы.

Отображение колонтитулов в поле документа происходит только в режиме разметки страницы.

В режиме редактирования документа колонтитулы отображаются в виде неактивного объекта – серым шрифтом. Для активизации колонтитула необходимо либо щелкнуть на нем мышью, либо выполнить команду "Колонтитулы" из раздела главного меню "Вид". Текст документа станет неактивным, колонтитул активизируется, а на экране отобразится панель инструментов редактирования колонтитулов.

Кнопка вставки автотекста позволяет выбрать и автоматически вставить автоматически формируемые фрагменты из предлагаемого перечня. Панель содержит инструменты вставки номера страницы, количества страниц в документе, включения панели настройки формата номера страниц, даты и времени создания документа, включения панели настройки параметров страницы. Если текст необходимо ввести набором с клавиатуры, то он вводится непосредственно в колонтитул. Для завершения процесса редактирования колонтитулов следует нажать клавишу "Закрыть" или просто щелкнуть левой клавишей мыши в поле документа. Текст документа активизируется, а содержание колонтитула станет серым.

Работа с табличными фрагментами

Инструменты, предназначенные для работы с таблицей, сгруппированы в специальной панели "Таблицы и границы". Для включения этой панели инструментов необходимо установить флажок в дополнительном меню, которое открывается при выборе команды "Панели инструментов" раздела главного меню "Вид". Аналогичного результата можно добиться с помощью команды "Настройка" раздела главного меню "Сервис".

Следует отметить, что в последних версиях программы эта панель содержит полный набор инструментов, которые могут быть использованы при работе с таблицами. Ранние версии текстового процессора Word специальной панели инструментов работы с таблицами не содержали, поэтому пользователю требовалось создавать ее дополнительно.

Существует три способа вставки таблицы в документ:

• использование пиктограммы "Добавить таблицу" в панели инструментов; при этом левой клавишей мыши выделяется необходимое количество строк и столбцов;

• выполнение команды "Добавить таблицу" раздела главного меню "Таблица"; при этом следует указать количество строк и столбцов в открывшемся окне, которое, кроме того, предоставляет возможность указать ширину столбцов, а также выбрать вид формируемой таблицы щелчком по кнопке "Автоформат";

• выполнение команды "Нарисовать таблицу" раздела главного меню "Таблица"; в этом случае курсор приобретает вид карандаша, с помощью которого проводится каждая линия формируемой таблицы; данный способ используется при необходимости создания таблицы сложной конфигурации.

Изменение размеров ячеек таблицы может проводиться тремя способами:

• вручную – при этом курсор подводится к линии, после чего он меняет вид на двойную линию со стрелками; пограничные линии ячеек (как вертикальные, так и горизонтальные) передвигаются при нажатой левой клавиши мыши;

• по команде "Свойства таблицы". В этом случае задаются требуемые цифровые значения в соответствующих вкладках открывшейся панели;

• автоматически по командам "Выровнять высоту строк" и "Выровнять ширину столбцов", которые могут быть вызваны щелчком по кнопкам с соответствующими пиктограммами в панели инструментов "Таблицы и границы".

По умолчанию текст в ячейках таблицы располагается в обычном исполнении – горизонтально, слева направо, однако при некоторой конфигурации ячеек таблицы удобнее располагать текст в ином направлении (например, вертикально).

Команда "Изменить направление текста" позволяет расположить текст в ячейках в любом необходимом направлении. Команда применяется к текущим либо выделенным ячейкам таблицы.

Выполнение команды "Направление текста" при вызове контекстно-зависимого меню в ячейке (выделенном диапазоне ячеек) таблицы открывает окно, в котором можно выбрать требуемое направление текста.

Более простым способом является использование пиктограммы в панели инструментов работы с таблицами. Повторный щелчок по кнопке с пиктограммой вызывает очередной поворот направления текста в соответствии с указанием стрелок.

Автосуммирование значений

Суммирование элементов таблицы представляет собой весьма привычный способ получения результирующего значения, расположенного в одной из ячеек таблицы. Как правило, подобный результат записывается либо в крайнюю правую (суммирование по строке), либо в нижнюю (суммирование по столбцу) ячейку. Автоматическое суммирование позволяет ускорить процесс получения искомого результата.

Для проведения суммирования необходимо установить курсор в той ячейке, где должен быть записан результат. После этого следует вызвать команду автосуммирования, что проще всего сделать, нажав клавишу с изображением греческой буквы  (сигма), которой принято изображать операцию суммирования нескольких элементов.

К особенностям операции автосуммирования следует отнести то, что суммирование осуществляется для непрерывающейся числовой последовательности элементов таблицы. Если в какой-либо ячейке (в строке или столбце, где проводится суммирование) отсутствует значение (не записано число), суммирование начнется со следующего элемента. Если необходимо просуммировать все значения без исключения, то пробелы следует заменить нулями.

Полученный результат будет отображен в ячейке в виде поля. При изменении значений исходных элементов нужно лишь выполнить команду "Обновить поле", которая выбирается в контекстно-зависимом меню, вызываемом на ячейке с результатом суммирования.