Организация планирования закупочной логистики на предприятии
Одной из важнейших составляющих закупочной деятельности предприятия является планирование закупок. Это объясняется тем, что если планирование закупок было неоптимальным, то это повлечет за собой убытки. Так, если произведена чрезмерная закупка продукции, то может произойти замораживание средств, снижение обращаемости, загрузка складов предприятия и как следствие не хватает мест в складских помещениях для закупки других товаров, также может увеличиться риск потери от истечения сроков годности товаров. Если закупка осуществлена поздно или в недостаточном размере, то уменьшаются продажи и снижается благонадёжность потребителей [16, с 246].
Качественное планирование заключается в нужном выборе времени и объёма закупки. Для эффективного выбора в каждый момент времени нужно владеть информацией об объеме текущего остатка товаров, ожидаемом времени реализации товара, объеме произведенной, но не доставленной продукции, прогнозе объема продаж в будущем и размере страхового запаса. Некоторую часть требуемой информации уже содержит система учета, а прогноз продаж обычно осуществляют опытные эксперты или специализированные системы, страховой же запас может быть вычислен, учитывая возможные колебания спроса и задержки доставки [13, c 22].
Прогноз будущих продаж и товарных остатков нужен как основа для оптимального выбора параметров закупки.
Чтобы закупочная логистика предприятия эффективно функционировала, ему требуется информация о материальных ресурсах, необходимых для производства продукции [15, c 184].
Данная информация находится в плане закупок, главная цель которого заключается в:
− обеспечении согласованных действий всех внутренних подразделений и должностных лиц по решению задач снабжения, касающихся определения потребности и расчета количества закупаемых материальных ресурсов;
− определения методики закупок и заключения договоров на поставку требуемых ресурсов;
− организации контроля за количеством, качеством и сроками поставок;
− организации размещения материальных ресурсов в складских помещениях и др. [4, c 139−157].
Исследование рынка закупок материалов предшествует процессу планирования закупок.
Сам же процесс планирования начинается с информации, которая была получена с помощью планов продаж, производства и общего экономического. Планированием продаж определяется потребность в материалах, продуктах и услугах, которые запланированы для приобретения отделом закупок компании; производственное планирование предоставляет информацию об источнике приобретения сырья, продукции и услуг; экономическое планирование обеспечивает информацию, которая пригодится при оценке общих тенденций цены, зарплаты и прочих расходов.
Большинство предприятий подчиняется закону Парето, известному как АВС-анализ, который заключается в том, что при закупке товара менее чем на 20% средств расходуется более чем на 80% [26].
Расход сырья рассчитывается каждый месяц и каждый квартал. Данный расход проверяется контрольными данными запаса материальных ресурсов. Такие расчеты соотносят с тенденциями изменения цен и прогнозами наличия количества сырья, запланированного к закупке, после чего должен быть разработан план закупки. Если в прогнозах предполагаема крупная поставка сырья и возможно снижение цены, то, предположительно, политика закупочной логистики предприятия будет направлена на сокращение запаса до минимального уровня. Если же прогнозное планирование предполагает небольшие поставки и возможна тенденция к увеличению цены, то политика логистики закупок, в таком случае, обладает возможностью обеспечить оптимальный объем запаса, соответствующего контракту [8, c 248].
Одно из самых важных мест в работе оптово-посреднической фирмы отведено закупочно-заготовительной логистике. Цель логистики закупок заключается в удовлетворении потребностей предприятия в продуктах с максимальной экономической эффективностью. Данную цель можно достигнуть, соблюдая нижеперечисленные условия [6, с 59]:
1) должны быть выдержаны обоснованные сроки закупок сырья;
2) должно быть обеспечено точное соответствие количества поставок и потребностей в них;
3) должны быть соблюдены требования производства и торговли к качеству сырья и продукции.
Факторами, оказывающими влияние на функции закупочной логистики в организационной структуре организации, являются:
− затраты на закупаемые материалы и услуги в расходах или доходах предприятия;
− то, что представляют собой приобретаемая продукция и услуги;
− существующая рыночная ситуация;
− возможности выполнения определенных функций;
− задачи области снабжения для достижения организационных целей.
Закупочная логистика на предприятии может быть построена как централизованно, так и децентрализовано [19, с 45]. В случае, когда предприятие использует позицию децентрализации, работники каждого отдела самостоятельно осуществляют закупки. Преимущество того подхода заключается в том, что работник лучше ориентируется в потребностях своего отдела, чем кто-нибудь другой.
Закупка в данном случае может осуществляться гораздо быстрее. Но у централизованных закупок по сравнению с децентрализованными гораздо больше преимуществ, именно поэтому большинство компаний, не включая самых мелких, пользуются данным подходом совершения закупок. Во время осуществления закупок таким путем происходит назначение конкретного лица или создание отдела, полномочия которого затрагивают совершения закупок в интересах всех отделов, в общем.
В самом отделе закупок функции подвергаются дальнейшей специализации и в результате развитию профессионализма. В небольшом предприятии, в котором отдел закупок представляет один человек, разделения функций нет. Но в крупной фирме, которая осуществляет закупки, функции разделяются по различным специализированным направлениям.
Этапами организации процесса закупочной логистики являются [17, с 177]:
определение потребности в материальных ресурсах;
определение характеристик и количества товаров и услуг;
анализ и определение источников снабжения;
определение цены и условий закупок;
подготовка и размещение заказа на закупку;
контроль выполнения заказа и экспедирование;
получение и проверка товаров;
обработка счета и оплата;
учет поступлений материальных ресурсов.
На этапах формирования необходимого количества продукции необходимо:
1) спланировать закупки, основываясь на маркетинговых исследованиях и конкретных заказах покупателей;
2) учесть закупочную деятельность с помощью информационных баз данных и финансового учета;
3) осуществлять контроль выполнения поставленных задач закупочной логистики;
4) проанализировать закупки, заготовить продукцию, провести сверку с планом;
5) регулировать процесс заготовления продукции, что зависит от отклонений, которые были допущены в работе.
Выбор поставщика является одной из основных проблем, которые возникают при закупке товара. Важностью является функционирование на современном рынке большого количества поставщиков идентичных продуктов, а также и становление поставщика надежным партнером организации при реализации разработанной логистической стратегии [5, c 244].
Основными этапами выбора поставщика являются [1, с 18]:
определение и оценка требований потребителей к количеству, качеству и срокам поставки, оказываемому сервису, который прилагается к товару;
определение типа закупок: установленные (постоянные) закупки, модифицированные закупки (предполагающие изменения поставщика или параметров закупаемой продукции), новые закупки (связанные с изменением конъюнктуры рынка);
анализ поведения рынка. Функционирование поставщика может происходить в разной среде и разных типах рынка: монополистических, олигополистических, высококонкурентных. Это помогает логистам предприятия определять количество возможных поставщиков, рыночную позицию, профессионализм и прочие факторы, которые позволяют грамотно организовывать закупочную логистику;
распознавание возможных поставщиков, их предварительное оценивание;
окончательный выбор поставщика. Для этого используется многокритериальная оценка, включающая показатели уровня цены, надежности поставок, качества дополняющих сервисов и пр.;
реализация поставок и номенклатуры продукции посредническому предприятию: оформление договоров, передача прав собственности на товары, транспортировка, грузопереработка, хранение, складирование и т.п.;
контроль и оценка выполнения закупок. За завершением процесса доставки следует организация входного контроля качества продукции. Оценка эффективного управления закупками происходит как результат контроля и аудита за выполнением условий договора.
Способность эффективного управления предприятием во многом зависит от умения правильного распоряжения ограниченными оборотными средствами [9, c 255]. Это актуально в современном продолжающемся экономическом кризисе. Важнейшая сторона управления оборотными средствами заключается в возможности принятия своевременных и оптимальных решений по планированию закупочной логистики, прогнозируемому уровню продаж, текущему состоянию складов и сформированных заказов поставок.
В небольших предприятиях соответствующие решения принимаются работниками, которые основываются на здравом смысле и общем понимании состояния дел организации. Но крупные предприятия, имеющие множество заказов широкого ассортимента от многих потребителей, не могут принимать решения таким образом. В таком случае необходима группировка заказов по номенклатуре, нужно распределить их по времени и по поставщикам, что достаточно сложно и при использовании традиционных методов может привести к неэффективности использования оборотных средств, к возможным перебоям поставок, которые часто влекут за собой значительные штрафы. В данной ситуации при принятии решений используются средства автоматизации − компьютерная техника и специальное программное обеспечение. Именно им отводится важнейшая роль при осуществлении целенаправленной деятельности по корректировке уровня запасов и их оптимизации.
Но в настоящее время большинством существующих на российском рынке систем автоматизации достаточно успешно решаются только задачи текущего оперативного и бухгалтерского учета, которые отражают движения различных потоков таких, как финансовые и товарные, только по факту их осуществления. Или поддерживается только относительно неширокий круг задач бюджетирования. Однако, функции планирования, в особенности планирования закупочной логистики, в настоящее время в большей части своих разработок продолжают оставаться в стороне [25].
Итак, для нормальной работы предприятия необходимо разработать эффективный план закупок, пройти все необходимые этапы, касающиеся каждого отдела фирмы. Для упрощения процесса планирования используются различные автоматизированные системы, которые подбирают оптимальный план для каждого предприятия. Однако, в России на данный момент автоматизация предприятий, связанная с данным вопросом, отстает от других развитых в этой области стран мира.