17) Должностная инструкция. Особенности составления и оформления.

Должностная инструкция – это правовой акт, издаваемый в целях регламентации организационно-правового положения работника, его обязанностей, прав, ответственности и обеспечивающий условия для его эффективной работы.

Состоит из:

1. «Общие положения». Включает наименование должности с обозначением структурного подразделения; кому непосредственно подчиняется работник; порядок назначения на должность и освобождение от должности; перечень нормативных, методических и других документов; квалификационные требования (уровень образования, стаж работы); требования к специальным знаниям.

2. «Функции работники». В разделе определяются предмет ведения или участок работы, закрепленный за работником, перечень видов работ, образующих отдельные функции. (заполнение карточек, ведение картотеки, выдача справок)

3. «Должностные обязанности». В разделе перечисляются виды работ, выполняемые работником. Указываются особенности, связанные с выполнением определенного вида работ (периодический контроль за исполнением документов), могут также указываться этически нормы, которые необходимо соблюдать в коллективе.

4. «Права». Раздел определяет полномочия работника по выполнению возложенных на него обязанностей: право принимать определенные решения, давать указания по конкретным вопросам, самостоятельно подписывать документы в рамках его компетенции, обращаться с предложениями к руководителю, участвовать в совещаниях, запрашивать необходимую информацию.

5. «Ответственность». В разделе устанавливаются критерии оценки работы и мера персональной ответственности работника. Ответственность определяется в соответствии с действующим законодательством и может быть дисциплинарной, административной или уголовной.

6. «Взаимоотношения». В разделе указывается от кого, в кие сроки и какую информацию получает работник; кому, какую и в какие сроки представляет информацию; с кем согласовывает проекты подготавливаемых документов; с кем совместно готовит документы.

7. «Оценка работы». В данном разделе перечисляются критерии, позволяющие оценить степень выполнения секретарем своих функций и обязанностей, использования прав.

Должностную инструкцию подписывает руководитель структурного подразделения и утверждает руководитель. Визирует все заинтересованные лица. Датой должностной инструкции является дата ее утверждения. После утверждения должностная инструкция передается работнику, который ставит на ней ознакомительную визу.

Разрабатываться должностные инструкции могут как «внешними» организациями: государственными и частными, так и внутренними (подразделениями, службой кадров).

18) Кадровые документы. Работа с документами по личному составу.

Для правильного ведения кадровой документации необходимо, помимо нормативно-методических документов по делопроизводству («Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателя», «Инструкции по заполнению трудовых книжек»), хорошо знать и постоянно руководствоваться законодательно-правовыми актами о труде. (Трудовой кодекс РФ).

Порядок составления и оформления кадровых документов:

Прием на работу – фиксирует основные анкетные данные, условия приема и оплаты труда.

Необходимые док-ты при приеме на работу: паспорт, трудовая книжка, страховое свидетельство, документы воинского учета, документы об образовании.

1. Заявление. Чаще всего пишется от руки. Но может иметь заранее разработанную и тиражированную трафаретную форму. Содержит: адресат (должность, инициалы и фамилия руководителя); автор (ФИО) с указанием места жительства (необязательно, т.к указываются в Трудовом договоре); вид документа, текст – нужно указать должность и название структурного подразделения, куда поступает работник; подпись; дата. Оклад, дата и условия приема будут указаны в визах или резолюции.

2. Анкета. Заполняется от руки в одном экземпляре и должна быть без помарок и исправлений. Поступающий на работу подписывает заполненную анкету и ставит дату. Резюме и анкета составляются по требованию отдела кадров. Анкета является обязательным документом при трудоустройстве на государственные предприятия.

3. Трудовой договор – соглашение между работодателем и работником, в соответствии с которым работодатель обязуется предоставить работнику работу по обусловленной законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права…

В договоре указываются ФИО работника и наименование работодателя, заключивших договор. Сведения о документах, удостоверяющих личность работника и работодателя. Идентификационный номер налогоплательщика. Сведения о представителе работодателя, подписавшем трудовой договор, и основание, в силу которого он наделен соответствующими полномочиями.

Основные условия	Дополнительные условия
Место работы, трудовая функция, дата начала работы, условия оплаты труда, режим рабочего времени и времени отдыха, компенсация за тяжелую работу, условия характера работы, условия обязательного социального страхования.	Условия об уточнении места работы, об испытании, о неразглашении охраняемой законом тайны, обучение, о видах и об условиях дополнительного страхования работника, социально-бытовое обеспечение работника.

Трудовой договор заключается в письменной форме, составляется в двух экземплярах. Вступает в силу со дня его подписания. После издается приказ по личному составу о приеме на работу.

На основании приказа о приеме оформляется личная карточка, личное дело и делается запись в трудовой книжке.