5.1. Анализ данных

5.1.1. Сбор информации о данных, используемых в существующих прикладных программах

Сбор информации о данных является трудоемкой задачей и требует непременного участия руководства. АБД должен разработать план проведения обследования предприятия. Ему нужно составить списки данных, необходимые работникам всех уровней управления (исполнительного, функционального и эксплуатационного). Причем на различных уровнях данные могут обрабатываться или накапливаться. Затем АБД предстоит проанализировать все направления использования данных на предприятии.

Сбор данных следует начинать с изучения существующих форм документов, отчетов, имеющихся файлов и программ. Основной вопрос, требующий первоочередного решения – какие именно данные должны быть представлены в новой базе данных. При этом необходимо учитывать, что подлежащие хранению данные редко однозначно соответствуют данным, отображаемым в формах и отчетах.

Анализ должен содержать: имя объекта данных, имя элемента данных, описание, атрибуты, источники, уровни конфиденциальности, показатели важности, а также взаимосвязи между элементами и между объектами.

1. Имя и описание объекта данных.Указываются основное имя и синонимы. Примеры: «Счета», «Журнал регистрации продукции», «Форма учета счетов». Дается вербальное описание смыслового содержания имени, даже если его смысл представляется очевидным. В общих чертах описывается функциональное назначение и использование объекта в функциональных и структурных подразделениях предприятия, а также за их пределами.

2. Элементы данных.Для каждого элементарного данного, входящего в конкретный объект, указывается:

1) его имя и описание. Перечисляются имена, синонимы и дается их расшифровка. Приводится полное вербальное описание элемента;

2) источник. Перечисляются источники элемента в структуре предприятия, например заказчик, внутренние документы, отдел сбыта;

3) атрибуты. Указываются тип значения атрибута (числовой, алфавитный, текстовый), единицы измерения (доллары, рубли), а при необходимости и допустимые диапазоны значений (например, от 100 до 500);

4) использование элемента данных. Примеры «Содержит сведения об адресе», «Используется для определения количества», «Используется в шкале платежей»;

5)ограничения безопасности/чувствительности. Перечисляются связанные с данным элементом ограничения, включая допущенных к нему лиц и разрешенный им вид обработки, например доступ, чтение и/или выдача;

6)степень важности. Указывается степень важности данного элемента. Она должна определяться значением элемента данных для реализации или расширения функций предприятия. Следует избегать негативных формулировок типа «Без этого элемента данных невозможно выполнить то-то» Рекомендуется приводить аргументы, основываясь на использовании элемента данных (пункт 4);

7) взаимосвязи элемента данных. Описываются способы совместного использования данного элемента с другими, не обязательно принадлежащими рассматриваемому объекту. Примеры взаимосвязей: номер детали – наименование, код операции – трудозатраты, номер заказа – номер поставки.

3. Продолжительность хранения и условия перевода в архив.Указывается период времени, в течение которого должны храниться значения элемента данных, и способ хранения. По возможности также указывается основание для хранения (правительственные распоряжения, указания администрации предприятия).

АБД должен исследовать информационные потоки. Целью такого исследования является разработка модели предприятия. В результате АБД получает представление о документообороте предприятия, определяет пути и способы передачи данных.

Следующий и, вероятно, наиболее важный этап – анализ организации хранения данных. АБД разрабатывает графическую схему объектов и элементов данных, на которой указываются исходные данные, формирующие их подразделения или виды деятельности, результирующие данные и использующие их подразделения (рис 5.1).

Рис. 5.1

Выявленный документооборот отражается на специальных схемах. Простейшая схема данных показывает их движение от источника к конечному пользователю. В процессе разработки схемы данных АБД неизбежно встретится с противоречиями, ошибками и неточностями в исходных описаниях, которые он обязан обнаружить и устранить. Удобным средством при анализе данных может оказаться словарь данных.

АБД уточняет степень важности отдельных данных для конечного пользователя, сопоставляя выдвигаемые пользователем требования к объектам и элементам с реально существующими.