Системы управления базами данных. Ms Office Access 2007 (часть теории)
ТАБЛИЦЫ 2
Тип данных и свойства поля 2
Маска ввода 6
ЗАПРОСЫ, ВЫБОРКА 7
ФОРМЫ 11
ОТЧЕТЫ 14
Под информационной системой (ИС) понимают систему, организующую, хранящую и преобразующую информацию, то есть систему, основным предметом и продуктом труда в котором является информация.
Информационная система – совокупность банков данных, информационных технологий и комплекса (комплексов) программно-технических средств (з-н «Об информации, информатизации и защите информации» от 10.11.2008).
З-н «Об информации, информатизации и защите информации» (от 10.11.2008):
банк данных – организационно-техническая система, включающая одну или несколько баз данных и систему управления ими.
Напомним, что базы данных, как и базы знаний входят в информационные ресурсы информационных систем.
Где под базой знаний понимают следующее:
база знаний - совокупность формализированных знаний об определенной предметной области, представленных в виде фактов и правил.
(«информационный ресурс – организованная совокупность документированной информации, включающая базы данных, другие совокупности взаимосвязанной информации в информационных системах», з-н «Об информации, информатизации и защите информации»)
з-н «Об информации, информатизации и защите информации» (от 10.11.2008):
база данных – совокупность структурированной и взаимосвязанной информации, организованной по определенным правилам на материальных носителях.
По-другому, База данных (БД) представляет собой совокупность специальным образом организованных данных, хранимых в памяти вычислительной системы и отображающих состояние объектов и их взаимосвязей в рассматриваемой предметной области.
Система управления базами данных (СУБД) представляет собой комплекс программных средств, необходимых для создания и использования баз данных.
Примеры СУБД: MySQL, Firebird, InterBase, Informix, MS Access, Visual FoxPro, Paradox, dBase, Oracle, Сlipper, Microsoft SQL Server и др.
ТАБЛИЦЫ
Тип данных и свойства поля
После определения имени поля необходимо выбрать для него тип данных. Тип данных определяет значения, которые можно сохранять в этом поле.
Тип данных для конкретного поля выбирается в зависимости от того, какая информация там будет располагаться. Допустимы следующие значения свойства Тип данных.
ТИП ДАННЫХ |
ХРАНИМЫЕ ДАННЫЕ |
ОГРАНИЧЕНИЯ |
Текстовый |
Алфавитно-цифровые данные (текст и числа) |
Может храниться до 255 знаков. |
Поле МЕМО |
Алфавитно-цифровые данные (текст и числа) |
Может храниться до 2 ГБ данных (предельный размер для всех баз данных Access) при программном заполнении полей. Помните, что добавление 2 ГБ данных приводит к замедлению работы базы данных. При вводе данных вручную в поле и в любой элемент управления, связанный с этим полем, можно ввести и просмотреть максимум 65535 знаков. При создании баз данных в файлах формата Office Access 2007 поля с типом данных «Поле МЕМО» поддерживают также форматирование текста. |
Числовой |
Числовые данные |
В полях с типом данных «Числовой» используется параметр Список полей, управляющий размером значения, которое может содержать поле. Размер поля можно задавать равным 1, 2, 4, 8 или 16 байтам. |
Дата/время |
Значения даты и времени |
Приложение Access хранит все значения даты и времени в виде 8-байтовых целых чисел с двойной точностью. |
Денежный |
Денежные данные |
Данные хранятся в виде 8-байтовых чисел с точностью до четырех знаков после запятой. Этот тип данных используется для хранения финансовых данных и в тех случаях, когда значения не должны округляться. |
Счетчик |
Уникальные значения, создаваемые приложением Access при введении новой записи |
Данные хранятся в виде 4-байтовых значений; обычно используются в первичных ключах. |
Логический |
Логические данные («истина» или «ложь») |
Используется -1 для всех значений «Да» и 0 для всех значений «Нет». |
Поле объекта OLE |
Изображения, документы, диаграммы и другие объекты из приложений Office и других программ Windows. |
Может храниться до 2 ГБ данных (предельный размер для всех баз данных Access). Помните, что добавление 2 ГБ данных приводит к замедлению работы базы данных. Поля с типом данных «Поле объекта OLE» создают растровые изображения исходных документов или других объектов, а затем отображают их в полях таблиц и элементах управления форм или отчетов в базе данных. Чтобы в Access выводились эти изображения, необходимо, чтобы на компьютере, использующем базу данных, был зарегистрирован OLE-сервер (программа, поддерживающая этот тип файлов). Если для данного типа файлов OLE-сервер не зарегистрирован, отображается значок поврежденного изображения. Такая проблема бывает связана с некоторыми типами изображений, чаще всего с форматом JPEG. Как правило, в ACCDB-файлах вместо типа данных «Поле объекта OLE» используется тип «Вложение». Поля с таким типом данных более рационально используют место для хранения и не имеют ограничений, связанных с отсутствием зарегистрированных OLE-серверов. |
Гиперссылка |
Веб-адреса |
Может храниться до 1 гигабайта данных. Это могут быть ссылки на веб-узлы, на узлы или файлы интрасети или локальной сети, а также на узлы или файлы локального компьютера. |
Вложение |
Файлы любого поддерживаемого типа |
Новая функциональная возможность ACCDB-файлов Office Access 2007. В записи базы данных можно вкладывать изображения, файлы электронных таблиц, документы, диаграммы и другие файлы поддерживаемых типов точно так же, как в сообщения электронной почты. Можно также просматривать и редактировать вложенные файлы в зависимости от параметров, заданных разработчиком базы данных для поля с типом данных «Вложение». Эти поля дают большую свободу действий, чем поля с типом данных «Поле объекта OLE», и более рационально используют место для хранения, поскольку не создают растровые изображения исходного файла. |
При выборе типа данных конкретного поля таблицы необходимо учесть следующее:
какие именно значения должны храниться в поле (например, нельзя хранить текст в поле, имеющем числовой тип данных);
сколько места необходимо для хранения значений в поле, т.е. определить размер этого поля;
будут ли над значениями в поле производиться вычисления (например, нельзя суммировать значения в текстовых и MEMO полях);
нужно ли создавать индекс по этому полю для ускорения операций поиска и сортировки (невозможно индексирование полей со следующими типами данных: поле MEMO, гиперссылка, поле объекта OLE);
нужно ли производить сортировку значений в поле (например, числа в текстовых полях сортируются как строки цифр (1, 10, 100, 2, 20, 200 и т.д.), а не как числовые значения; для корректной сортировки значений дат в разных форматах необходимо использовать тип данных дата/время).
После выбора типа данных можно определить дополнительные свойства для поля таблицы. Задаваемые для поля дополнительные свойства позволяют настроить способ хранения, обработки и отображения данных этого поля. Набор свойств меняется в зависимости от выбранного типа данных, причем некоторые из этих свойств устанавливаются по умолчанию.
СВОЙСТВО ПОЛЯ |
ТИП ДАННЫХ |
ПРИМЕНЕНИЕ СВОЙСТВА |
Размер поля |
|
Задание максимального размера для данных, хранящихся в поле с типом данных "Текстовый", "Числовой" или "Счетчик". СОВЕТ. Для повышения быстродействия всегда указывайте наименьший достаточный Размер поля. |
Формат поля |
|
Настройка отображения поля по умолчанию на экране и при печати. |
Число десятичных знаков |
|
Задание числа десятичных знаков, используемых при отображении чисел. |
Новые значения |
|
Указывает, какие значения (последовательные или случайные) присваиваются полю "Счетчик" при добавлении новой записи. |
Маска ввода |
|
Символы редактирования, определяющие способы ввода данных. |
Подпись |
Все типы данных |
Текст, отображаемый по умолчанию в качестве подписи в формах, отчетах и запросах. |
Значение по умолчанию |
|
Значение, автоматически назначаемое полю при добавлении новой записи. |
Условие на значение |
|
Выражение, значение которого должно быть истинно при добавлении или изменении значения поля. |
Текст для проверки |
|
Текст, появляющийся при вводе значения, при котором нарушается условие, указанное в поле Условие на значение. |
Обязательное поле |
Все типы данных, кроме "Счетчик" |
Указывает, должно ли это поле содержать значение в каждой записи. |
Пустые строки |
|
Разрешает (установкой значения Да) ввод строки нулевой длины ("") в текстовое поле и в поле МЕМО. |
Индексация |
|
Посредством создания и использования индекса ускоряет доступ к этому полю для чтения. ПРИМЕЧАНИЕ. В поле МЕМО и в поле с типом данных "Гиперссылка" поддерживается индексирование только по первым 255 символам поля. ВАЖНО. Для индексированных полей операции добавления, удаления и обновления записей занимают больше времени, поскольку при внесении любых изменений должен обновляться индекс. |
Сжатие Юникод |
|
Выполняется сжатие данных, содержащихся в этом поле, если в нем менее 4096 символов (это условие всегда выполняется для текстовых полей). Если в поле содержится более 4096 символов, не выполняется никаких действий. |
Режим IME |
|
Управление преобразованием символов в восточноазиатских версиях Windows. |
Режим предложений IME |
|
Управление преобразованием предложений в восточноазиатских версиях Windows. |
Смарт-теги |
|
Позволяет выбрать смарт-теги, применяемые к полю. |
Только добавление |
|
Когда для свойства задано значение Да, ведется журнал значения поля. ПРЕДУПРЕЖДЕНИЕ. При изменении значения свойства на Нет журнал значения поля удаляется. |
Формат текста |
|
Для хранения данных в виде HTML-кода и использования RTF-форматирования следует выбрать значение Формат RTF. Чтобы хранить только текст без форматирования, следует выбрать значение Обычный текст. |
Выравнивание текста |
Все типы данных, кроме "Вложение" |
Выравнивание текста по умолчанию в элементе управления. |
Отображать элемент выбора даты |
|
Указывает, должен ли в приложении Access отображаться элемент выбора даты (элемент управления "Календарь"), когда пользователь изменяет значение поля. ПРИМЕЧАНИЕ. При использовании маски ввода для поля «Дата/время» элемент управления Выбор датынедоступен независимо от того, как было задано свойство. |