1.3 Описание процедуры внедрения системы контроллинга в организации

Контроллинг – система непрерывной оценки всех сторон деятельности компании, ее подразделений, руководителей, сотрудников.

В настоящее время на Гнездовском заводе ЖБИ функции службы контроллинга выполняют совершенно другие подразделения, которые не имеют никакого отношения к ним. Планированием в организации занимается производственный отдел и частично экономический. В организации функции управленческого учёта выполняет бухгалтерия, хотя на практике деятельность бухгалтерии не нацелена на информационные потребности руководителей организации, а прежде всего на внешних пользователей. В организации нет чёткого и слаженного функционирования системы информационных потоков, плохо налажена связь между отделами.

Концепция контроллинга может быть представлена как технология управления областями финансово-хозяйственной деятельности предприятия, которая будет включать в себя следующие этапы[2]:

1. Установление целей организации. В качестве критериев, по которым будит оцениваться степень достижения поставленных целей, будут использоваться показатели результативности из сбалансированной системы показателей.

2. Планирование будет осуществляться как по всему предприятию в целом, так и по каждому подразделению. Служба контролинга будет координировать действия служб предприятия в процессе планирования, а также оценивать планы, определять на сколько они соответствуют целям предприятия.

3. Управленческим учётом будет заниматься служба контроллинга, а бухгалтерия – бухгалтерским учётом. Управленческий учёт заключается в отражении информации о финансово-хозяйственной деятельности предприятия в ходе выполнения плана для поддержки принятия управленческих решений руководителей предприятия и подразделений.

4.Мониторинг всей финансово-хозяйственной деятельности предприятия. В результате мониторинга будут выделены сильные и слабые стороны предприятия, благоприятные и неблагоприятные тенденции развития внешней среды, пересмотрены целевые параметры и осуществлена корректировке плана действий по достижению поставленных целей.

5. Контроль. Служба контролинга должна оперативно отслеживать текущие события, то есть ориентироваться на настоящее и будущее.

6. Формирование четкой и слаженной системы функционирования информационных потоков. При этом информация должна быть достоверной, полной, релевантной, понятной и т.д. На основе данной информации осуществляется мониторинг и контроль.

К основным факторам, определяющим объем реализуемых в организации функций контроллинга относятся[3]:

-ООО «Гнездовский завод ЖБИ» средняя организация, численность 200 человек

-На смоленском рынке железобетонных изделий функционирует довольно много предприятий. Предприятие нуждается в обоснованной информации для управления, так как проблемы успешного функционирования здесь особо острые

- Номенклатура выпускаемой продукции довольно таки однообразна. В таких условиях для обеспечения конкурентоспособности завод должен уделять больше внимание увеличению качества производимой продукции и расширить ассортимент оказываемых услуг.

- Управленческий учёт ведется бухгалтерией, то есть практически не ведётся, так как нет специалистов, которые бы занимались этим, а деятельность бухгалтерии не охватывает управленческий учёт.

Размер организации По численности работников предприятие относится к средним, 200 человек

Создание отдела контроллинга в виде штабного отдела для поддержки принятия решения

Управленческий учёт ведется бухгалтерией, то есть практически не ведётся, так как нет специалистов, которые бы занимались этим, а деятельность бухгалтерии не охватывает управленческий учёт.

Служба контроллинга должна осуществлять планирование, контроль, координацию, а также выработку рекомендаций для принятия управленческих решений

Рынок сбыта. На Смоленском рынке железобетонных изделий функционирует довольно много предприятий.

необходимо учитывать затраты и составлять калькуляции с учётом тенденций на рынке

Система отчётов должна быть ориентирована на рынок и содержать наиболее важную информацию и показатели о нём (например, доля рынка, объём сбыта, степень удовлетворённости клиентов).

Производственная программа. Номенклатура выпускаемой продукции однообразна.

Рисунок1.8 – взаимосвязь факторов и требований к системе контролинга

Итак при внедрении службы контроллинга в организации необходимо учесть следующие требования[1]:

1. Служба контроллинга должна иметь возможность и полномочия организовывать с помощью других служб сбор дополнительной информации, требуемой ей для анализа и выводов.

2. Служба контроллинга должна иметь возможность внедрять новые процедуры сбора аналитической информации на постоянной основе.

3 Cлужба контроллинга должна иметь возможность быстро доводить информацию до сведения высшего руководства организации, что должно определять ее место в организационной структуре.

4. Служба контроллинга должна быть независимой от всех функциональных подразделений.

В результате анализа факторов и требований было принято решение, о создании службы контроллинга в виде штабного органа (рисунок 1.9). В таком случае часть подразделений освободится от выполнения тех обязательств, которые не входят в их компетенции. Кроме того независимость штабного органа позволит компенсировать недостаток квалификации управленческого персонала за счёт предоставления рекомендаций со стороны службы контроллинга, на основе которых будут приниматься наиболее верные решения.

Служба контроллинга

Рисунок 1.9 – Изменённая организационная структура

Основной целью контроллинга является ориентация управленческого процесса на достижение всех целей, стоящих перед организацией. Для этого контроллинг обеспечивает выполнение следующих функций:

• координирующая - координация управленческой деятельности по достижению целей предприятии;

• информационная - информационная и консультационная поддержка принятия управленческих решений;

• аналитическая - организация аналитической работы на предприятии, анализ отклонений и контроль отклонений;

• учётно-контрольная - учёт, планирование, контроль, обеспечение рациональности управленческого процесса.

К основным задачам службы контроллинга относятся: сбор и обработка информации, разработка и ведение системы внутреннего учета, информационная поддержка при разработке базисных планов (продаж, производства, закупок), совершенствование системы планирования, проверка предлагаемых планов на полноту и реализуемость, составление сводного плана предприятия; сравнение плановых и фактических величин для измерения и оценки степени достижения цели, определение допустимых границ отклонений величин, анализ отклонений, интерпретация причин отклонений и выработка предложений для уменьшения отклонений либо коррекции плана; сбор и систематизация значимых для принятия решений данных, разработка, изучение и внедрение различного инструментария для планирования, контроля и принятия решений, консультации по выбору корректирующих мероприятий и решений.

Выполнением этих функций будут заниматься специалисты службы контроллинга. На первом этапе внедрения службы контроллинга она будет состоять из двух человек – начальника службы контроллинга (контроллер) и IT-специалиста.

Поскольку на предприятии нет единой информационной системы, без которой невозможно организовать качественный сбор и обработку учётной информации, то задача по созданию единого информационного пространства выходит на первый план. Разработка процедуры передачи данных из отдела бухгалтерии в службу контроллинга будет проводиться начальником службы контролинга. На основе этих разработок IT-специалист должен разработать информационную систему.

В обязанности IT-специалиста будет входить:

- контроль за сбором и анализом фактической учётной информации

- экономическая экспертиза управленческих решений

- построение и совершенствование системы планирования

- проверка предлагаемых планов на полноту и реализуемость, составление планов и бюджетов

В обязанности начальника службы контроллинга будет входить:

- ведение управленческого учёта

- планирование

- бюджетирование

-контроль за сбором и анализом фактической учётной информации

- экономическая экспертиза управленческих решений

-построение и совершенствование системы планирования

- проверка предлагаемых планов на полноту и реализуемость.

Контроллер несёт ответственность за выходящие документы, аналитические расчёты и прогнозы перед директором организации.

Деление организации на центры ответственности и классификация затрат является фундаментом для создания внутри организации системы управленческого учёта, представляющей собой важнейший элемент всей системы контроллинга.

Центры финансовой ответственности будим выделять по функциональному принципу, так как Гнездовский завод ЖБИ небольшое самостоятельное предприятие, которое осуществляет свою деятельность в пределах Смоленской области.

Данный принцип является основным и позволяет выделить обслуживающие, материальные, производственные, управленческие и сбытовые центры ответственности, которые наиболее точно определяют сегменты внутри организации, во главе которых стоят лица, принимающие решения. Выделенные центры финансовой ответственности представлены в таблице 1.4.

Таблица 1.4 – Центры финансовой ответственности

Центр финансовой ответственности	Подразделение
Обслуживающий центр затрат	Технический отдел
Материальный центр затрат	Отдел снабжения и сбыта Отдел экспедиции
Производственный центр затрат	Производственный отдел
Управленческие центры затрат	Отдел кадров Бухгалтерия Дирекция Служба контроллинга
Сбытовые центры дохода и коммерческих затрат	Отдел снабжения и сбыта

Отобразим взаимосвязь между центрами финансовой ответственности и бизнес-процессами организации на рисунке 1.10.

Техническое обслуживание и ремонты

Закупка сырья и материалов

Управление запасами

Транспортировка

Сбыт продукции

Контроль

Учёт

Управление персоналом

Планирование

Производство

Сбытовой центр дохода и коммерческих затрат

Управленческий центр затрат

Материальный центр затрат

Обслуживающий центр затрат

Производственный центр затрат

Рисунок 1.10 – Взаимосвязь между ЦФО и бизнес-процессами

Последовательность работ по внедрению системы контроллинга и создания соответствующей информационной системы можно представить в виде следующих этапов:

1. Комплексное обследование существующей системы планирования и учета затрат

- Обследование системы учета затрат по всем элементам затрат

- Обследование системы планирования затрат

- Обследование системы документооборота

2. Разработка положений для сбора данных службой контроллинга

3. Разработка информационных систем

4. Внедрение системы сбора данных для службы контроллинга

5. Начало работы системы контроллинга по сбору и обработке фактической информации

6. Разработка положений для преобразования системы планирования на предприятии

7. Разработка предложений по оптимизации бизнес-процессов и документооборота на предприятии

Для анализа процесса внедрения контроллинга Гнездовского завода ЖБИ построим сетевой график разработки системы контроллинга. Сетевой график представлен на рисунке 1.11.

1 - обследование системы учета затрат по всем элементам затрат;

2 - обследование системы планирования затрат;

3 - обследование системы документооборота;

4 - разработка методических положений для сбора данных службой контроллинга;

5 - внедрение системы сбора данных для службы контроллинга (организационные и методические аспекты);

6 - разработка информационных систем;

7 - начало регулярной работы системы контроллинга по сбору и обработке фактической информации;

8 - разработка методических положений для преобразования системы планирования на предприятии;

9 - разработка предложений по оптимизации бизнес-процессов и документооборота на предприятии.

Рисунок 1.11 – Сетевой график разработки системы контроллинга

Анализ потребности в трудовых ресурсах представлен на рисунке 1.12 в диаграмме Гантта.

Количество сотрудников
3	1+2+
2	3
1		4	5	6+7		6+9	8+9
	3	6	9	10	11	12	16	t, недели

Рисунок 1.12 – Диаграмма Гантта

Комплексное обследование существующей системы планирования и учета затрат будут вести сотрудники службы контроллинга. Внедрение системы сбора данных для службы контроллинга, разработку и совершенствование информационных систем будет выполнять IT-специалист. Все остальные этапы будут выполняться начальником службы контроллинга.