18.2. Порядок и техника записи в учетные регистры. Способы исправления ошибок.

Учетной практикой выработан ряд правил, как вести записи в учетных регистрах:

- записи должны производиться исключительно на основании оформленных, проверенных и размеченных документов;

- по массовым документам хозяйственные операции до записи их в журналы-ордера предварительно группируются (накапливаются) в различных ведомостях;

- по окончании записи на каждом документе, во избежание повтор­ного его использования, делается отметка путем проставления номера жур­нала-ордера (ведомости, карточки и т. п.), в котором документ отражен;

- записи в учетные регистры необходимо производить своевре­менно (ежедневно или в другие установленные сроки).

Периодически, обычно в конце месяца, в учетных регистрах под­считываются итоги оборотов за месяц и выводятся остатки по счетам.

Одной из задач подсчета итогов и сводки счетных записей является проверка их правильности путем:

- проверки сумм итоговых граф по горизонтали и вертикали в шахматных таблицах - они должны совпадать;

- проведения контрольной проверки соответствующих итогов непосредственно по документам, приложенным к журналу-ордеру или ведомости;

- сверки итоговых сумм взаимосвязанных журналов-ордеров или ведомостей;

- взаимосверки данных синтетического и аналитического учета и другие.

При обнаружении ошибок следует отыскать тот регистр, страницу, сумму, в которых допущена ошибка. Умение быстро найти ошибку име­ет большое практическое значение. После того, как ошибки найдены, производится их исправление. При этом используют три способа:

1) корректурный,

2) красного сторно (красными чернилами),

3) способ дополнительной записи (обычными чернилами).

Корректурный способ используется, если ошибка в учетном регистре об­наружена до проставления в нем итогов. Исправление производится пу­тем зачеркивания неправильных и надписывания правильных записей с оговоркой. Зачеркивание ошибочной записи делается так, чтобы можно было зачеркнутое прочесть. Сделанное исправление оговаривается и подписывается лицом, ответственным за данный участок работы.

Сторнировочные записи, или, как их называют иначе, метод отри­цательных чисел, применяются, когда необходимо исправить не только сумму, но и корреспонденцию счетов.

Сущность метода «красное сторно» заключается в том, что ошибоч­ная корреспонденция сторнируется, т. е. снимается, как бы уничтожается красной записью, и вместо нее делается правильная обычная запись.

В тех случаях, когда сторнируется не ошибочная, а просто излиш­няя запись (несостоявшаяся операция, ошибочно проведенная два раза сумма и т. п.), исправление ограничивается одной только красной запи­сью, которой и аннулируется ненужная запись.

При подсчете итогов все суммы красных записей не только не при­бавляются к суммам обычных записей, а, наоборот, как отрицательные числа, вычитаются (исключаются) из них. Этим и достигается основная цель «красного сторно» - аннулировать неправильную запись.

Пример. В организации совершена следующая операция: из кассы выдано подотчетному лицу 400 р. Ошибочно была составлена следующая проводка:

1) Д 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» 400 р.

К 50 «Касса» 400 р.

При проверке записей на счетах ошибка была обнаружена (дебетовать нужно счет 71, а не счет 70). Для снятия ошибочной записи неправильную проводку повторяют красными чернилами и записывают ее в учетные регистры.

1а) Д 70 400 р.

К 50 400 р.

После этого составляют правильную проводку:

1б) Д 71 400 р.

К 50 400 р.

На счетах эти суммы будут отражены следующим образом.

Счет 70			Счет 50			Счет 71
Д	К		Д	К		Д	К
1) 400			С1 1000	1) 400		1б) 400
1а) 400				1а) 400		Оборот 400
Оборот 400-400				1б) 400		С2 400
			Оборот 0	Оборот 400
			С2 600

Дополнительные записи применяются в тех случаях, когда в коррес­понденции счетов сумма указана меньше, чем она должна быть. В этом случае на сумму ошибки составляется дополнительная корреспонденция счетов, и в ней указывается, в дополнение какой корреспонденции она составлена.

Например, если подотчетным лицам выдали из кассы 400 р., а ошибочно записали 100 р., то на разность между этими суммами - 300 р. (400 - 100) нужно составить дополнительную проводку.