Учет наличной валюты

Использовать в своей работе наличные деньги в иностранной валюте организации-резиденты могут только в оговоренных Законом № 173-ФЗ случаях.

Так, экспортеры не имеют права получать в оплату своих товаров наличную иностранную валюту. Поэтому, оприходовав валютную выручку в кассу, фирма нарушит валютное законодательство.

Получать наличную иностранную валюту организации могут, например, для оплаты командировочных расходов работников, если те отправляются за рубеж. Это касается и случая, когда работнику не хватило денег и работодатель возмещает ему расходы после командировки.

Кроме того, Федеральный закон от 18.07.2005 № 90-ФЗ разрешил покупать иностранную валюту, если за границу отправляется сотрудник, работа которого носит разъездной характер или выполняется в пути. По трудовому законодательству такие случаи командировками не являются.

Когда кассир получает в банке наличную валюту, он должен: - оформить приходный кассовый ордер по форме № КО-1 и зарегистрировать его в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов (форма № КО-3);

- отразить операцию в кассовой книге (форма № КО-4).

Кассовая книга ведется по специальной форме, которая утверждена Постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 № 88.

В кассовой книге нужно указывать сумму не только в валюте, но и в рублях. Чтобы пересчитать валюту в рубли, нужно взять курс Банка России на день совершения операции. При подведении итогов за день суммы указывают отдельно по каждой валюте, а также общий итог в переводных рублях (то есть сумму всех валют, пересчитанных по курсу Банка России в рубли).

Если курс иностранной валюты меняется, в учете возникает курсовая разница по валютной кассе. Ее нужно показать отдельной строкой и записать в приход или расход. Кроме того, к кассовым документам подшивается справка по расчету курсовой разницы.

Учет загранкомандировок

Работники организаций нередко ездят в командировки, в том числе заграничные. В этом случае им необходимо иметь возможность расплачиваться валютой той страны, куда они направляются. Для покрытия командировочных расходов сотруднику, как правило, выдают аванс под отчет. Рассчитаться с гражданином можно как наличными, так и безналичными деньгами. Если деньги выплачиваются наличными, то выдачу денег необходимо провести по кассе. Если в кассе фирмы валюта не хранится, то ее следует купить в банке. Наличная валюта приобретается уполномоченным банком по поручению организации.

Когда организация производит кассовые операции в иностранной валюте, то к счету 50 должны быть открыты соответствующие субсчета для обособленного учета движения каждой наличной иностранной валюты (например, 50-1-1 «Касса организации в рублях», 50-1-2 «Касса организации в евро» и т.п.) (Инструкция по применению Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций, утвержденная Приказом Минфина России от 31.10.2000 № 94н).

Произведенные командировочные расходы пересчитываются по курсу ЦБ РФ на дату утверждения авансового отчета (п. 7 ПБУ 3/2006 и Приложение к ПБУ 3/2006) и включаются в состав расходов по обычным видам деятельности (п.п. 5, 16, 18 ПБУ 10/99).

В налоговом учете датой признания расходов, связанных со служебными поездками, является дата утверждения авансового отчета (пп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ). Расходы, выраженные в иностранной валюте, для целей налогообложения пересчитываются в рубли по официальному курсу, установленному ЦБ РФ на дату признания соответствующего расхода (п. 10 ст. 272 НК РФ), т.е. в данном случае – на дату утверждения авансового отчета.

Рассмотрим ситуацию на примере.

Пример 3

Направляя работника в командировку, организация выдает ему наличную валюту из кассы в размере 1 000 долларов США. Согласно утвержденному авансовому отчету сумма расходов составила 1 000 долл. США. Курс Банка России на момент выдачи валюты составил 25,4 руб./USD, а на момент утверждения отчета – 25,8 руб./USD.

Дт	Кт	Сумма, долл./руб.	Содержание операции	Особенности налогового учета
71	50	1 000евро/ 25 400 руб. (1 000х25,40)	Отражено получение работником подотчетных сумм со счета
26	71	1 000евро/25 800 руб. (1 000х25,80)	Учтены командировочные расходы на дату утверждения авансового отчета
71	91	400 руб. (1000х (25,8-25,4))	Учтена отрицательная курсовая разница	Внереализационный расход (пп.15 п. 1 ст. 265 НК РФ)

Существует разночтение в законодательстве, которое позволяет усомниться в возможности выдачи сотруднику из кассы наличной валюты. Подпункт 9 п. 1 ст. 9 Закона № 173-ФЗ «О валютном регулировании и валютном контроле» предоставляет организациям право оплачивать и (или) возмещать расходы физического лица, связанные со служебной командировкой за пределы территории РФ, а также операции по погашению неизрасходованного аванса, выданного в связи со служебной командировкой. Однако в ст. 14 того же Закона, определяющей ситуации, при которых ведутся расчеты наличными средствами, данная операция не поименована. ЦБ РФ в Письме от 30.07.2007 № 36-3/1381 разъясняет следующее: необходимо учитывать, что на основании п. 6 ст. 4 Закона № 173-ФЗ все неустранимые сомнения, противоречия и неясности актов валютного законодательства Российской Федерации, актов органов валютного регулирования и актов органов валютного контроля толкуются в пользу резидентов и нерезидентов. Также следует иметь в виду, что Президиум ВАС РФ в Постановлении от 18.03.2008 № 10840/07 признал выдачу юридическим лицом - резидентом сотруднику, направляемому в служебную командировку за пределы Российской Федерации, наличных денежных средств в иностранной валюте на командировочные расходы законной операцией.

Тем не менее, многие организации используют другие варианты расчетов с командированным работником. Одним из них является корпоративная банковская карта. При помощи корпоративной карты можно оплатить расходы в безналичном порядке, а также получить наличные в иностранной валюте за рубежом.