КонсультантПлюс: примечание.

В присутствующих в тексте вставках на иностранном языке некоторые символы по техническим причинам не могут быть отображены корректно, поэтому такие символы заменены на похожие по начертанию символы кириллицы.

Учет горюче-смазочных материалов и путевых листов

О.В.ГУЧЕК,

экономист

А.И.КАНАШ,

специалист центра

бухгалтерской аналитики

ООО "ЮрСпектр"

Материал подготовлен с использованием

правовых актов по состоянию

на 11 февраля 2011 г.

Введение

Независимо от того, принадлежит непосредственно организации или она арендует автотранспорт, используемый в основной коммерческой деятельности, а также для целей управления, организация будет использовать горюче-смазочные материалы (ГСМ) при эксплуатации этих транспортных средств.

Кроме этого, для учета работы автотранспорта и использованных ГСМ будут приобретаться и специальные бланки - путевые листы.

Для тех, кто использует в работе автотранспорт, предлагаем материал по учету ГСМ и путевых листов.

1. Понятие гсм (бензин, дизтопливо, моторные масла)

Топливо - это только одна составляющая понятия "горюче-смазочные материалы". Это понятие включает дополнительно целый ряд веществ, которые, в отличие от топлива (бензина, дизельного топлива, сжиженного углеводородного газа (СУГ), сжатого природного газа (СПГ)), являются не только горючими, но и смазочными.

Все смазочные материалы дифференцированы на четыре группы в зависимости от их предназначения. При этом различают моторные, трансмиссионные, специальные масла и консистентные (пластичные) смазки.

2. Приобретение гсм за наличный и безналичный расчет, в том числе с применением электронных карт, пластиковых топливных карт, по талонам, за валюту и белорусские рубли

Организации всех форм собственности и индивидуальные предприниматели, ведущие бухгалтерский учет, приобретают топливо, смазочные материалы и специальные жидкости, используемые для собственного потребления, путем безналичного перечисления денежных средств на счет продавца ГСМ (например, нефтеперерабатывающего завода, если топливо приобретает крупная транспортная организация) либо за наличный расчет.

Выдача наличных денег под отчет производится в соответствии с законодательством. Учет таких хозяйственных операций в белорусских рублях ведется согласно Инструкции о порядке ведения кассовых операций и расчетов наличными денежными средствами в белорусских рублях на территории Республики Беларусь, утвержденной Постановлением Правления Национального банка Республики Беларусь от 17.01.2008 N 4 (в редакции от 12.10.2010) (далее - Инструкция N 4).

Соответственно размер и сроки выдачи наличных денежных средств, представление отчета по полученным и использованным наличным денежным средствам на приобретение ГСМ водителями (материально ответственными лицами) лучше всего отразить, например, в приказе по организации (пункты 35, 36, 37 Инструкции N 4).

В настоящее время не требуется разрешения обслуживающего банка на расходование наличных денег из выручки юридическим лицам, их обособленным подразделениям, предпринимателям - при использовании наличных денег для осуществления расчетов наличными деньгами между юридическими лицами, их обособленными подразделениями, предпринимателями (пункт 15 Правил организации наличного денежного обращения в Республике Беларусь, утвержденных Постановлением Правления Национального банка Республики Беларусь от 24.08.2007 N 166 (в редакции от 12.10.2010) (далее - Правила N 166), и пункт 19 Инструкции N 4).

Но следует помнить об ограничении приема наличных денег юридическими лицами, их обособленными подразделениями, индивидуальными предпринимателями, реализующими топливо и оказывающими услуги, непосредственно связанные с транспортировкой грузов, от покупателей топлива и этих услуг (юридических лиц, их обособленных подразделений, индивидуальных предпринимателей) в сумме не более 300 базовых величин (БВ) по каждому платежу (пункт 80 Инструкции N 4). Соответственно не более 10500000 бел.руб. (35000 руб. (1 БВ) x 300 БВ).

Следует также помнить, что выдача обслуживающим банком наличных денежных средств (и контроль по их расходованию) осуществляется на цели, предусмотренные законодательством (пункт 23 Правил N 166). В рассматриваемом случае цель - это приобретение ГСМ.

Реализация автомобильного топлива в Республике Беларусь осуществляется посредством оптовой и розничной (через топливораздаточные колонки АЗС) торговли.

Розничная торговля нефтепродуктами на территории Республики Беларусь осуществляется за наличный расчет, а также по безналичному расчету с помощью электронных карт (магнитных, топливных, электронного ключа-таблетки), талонов и пластиковых банковских (корпоративных или личных) карточек (Программа развития сети автозаправочных станций в Республике Беларусь на период до 2015 года, утвержденная Постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 30.03.2004 N 349 (далее - Программа)).

Приобретение ГСМ на АЗС с помощью электронных карт является одним из наиболее распространенных способов заправки автомобиля.

При использовании при расчетах за ГСМ банковских дебетовых пластиковых (корпоративных или личных) карточек следует руководствоваться Инструкцией о порядке совершения операций с банковскими пластиковыми карточками, утвержденной Постановлением Правления Национального банка Республики Беларусь от 30.04.2004 N 74, а также пунктами 38, 40, 41, 44 Инструкции N 4.

Приобретение ГСМ в данном случае на территории Республики Беларусь производится за белорусские рубли.

Работники, направленные в служебную командировку на автотранспорте нанимателя, на расходы за границей Республики Беларусь по приобретению горюче-смазочных материалов получают аванс в иностранной валюте (часть третья пункта 32 Инструкции о порядке и условиях предоставления гарантий и компенсаций при служебных командировках за границу, утвержденной Постановлением Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 30.07.2010 N 115).

Выдача наличной иностранной валюты под отчет на расходы, связанные со служебными командировками работников юридического лица, подразделения, индивидуального предпринимателя, производится в порядке и размерах, установленных законодательством (пункт 25 Инструкции о порядке ведения кассовых операций в наличной иностранной валюте на территории Республики Беларусь, утвержденной Постановлением Правления Национального банка Республики Беларусь от 28.06.2004 N 98 (в редакции от 18.10.2010) (далее - Инструкция N 98)).

Не нужно забывать, что очередная выдача наличных денежных средств как в белорусских рублях, так и в иностранной валюте не производится без полного отчета по ранее полученным деньгам.

В случае если организация занимается международными автомобильными грузоперевозками по иностранной территории и постоянная работа водителей (других сотрудников) протекает в пути или носит разъездной либо подвижной характер, т.е. такие поездки не считаются служебными командировками, получение и возмещение наличной валюты на приобретение ГСМ за границей, полагаем, возможно произвести на основании пункта 27 Инструкции о порядке проведения валютных операций с использованием наличной иностранной валюты и наличных белорусских рублей, утвержденной Постановлением Правления Национального банка Республики Беларусь от 17.01.2007 N 1.

Справочно. Данная ситуация освещена в консультации.

При приобретении топлива на АЗС транспортной организацией - резидентом Республики Беларусь (кроме заправки автотранспорта также возможны расчеты за его мойку, автостоянку, платный проезд автодорог) по пластиковой топливной карте нерезидента, например российской компании, оплата счетов за эти товары (услуги) согласно договору между сторонами производится резидентом Республики Беларусь путем банковского перевода в иностранной валюте на валютный счет нерезидента Республики Беларусь.

┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐

│ К сведению. При заполнении формы отчетности 2209 "Информация о│

│международных платежах" применяется код 0130 "Товары, приобретаемые│

│транспортными организациями" (приложение 3 к Инструкции о порядке│

│составления и представления информации по форме отчетности 2209│

│"Информация о международных платежах", утвержденной Постановлением│

│Правления Национального банка Республики Беларусь от 24.08.2010 N 355). С│

│01.01.2011 данным Постановлением форма отчетности 2209 "Информация о│

│международных платежах" дополнена тремя новыми файлами, содержащими│

│информацию о проведении и контроле внешнеторговых операций │

└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

Как правило, основанием для оплаты и получения топлива, смазочных материалов и сопутствующих товаров является договор купли-продажи, заключенный между сторонами. По условиям договора отпуск данных товаров потребителю может производиться, например, при обязательном поступлении предоплаты на счет продавца ГСМ в виде определенной суммы, с указанием или без указания количества оплачиваемого топлива.

В основном на сегодняшний день топливо приобретается организациями в пункте заправки организации на АЗС по электронной карте либо путем закупок с хранением на складах нефтепродуктов.

С 1 января 2011 г. только импортеры наделены правом осуществлять оптовую торговлю нефтепродуктами, ввезенными на территорию республики из-за рубежа. Комментарий к Указу Президента Республики Беларусь от 01.09.2010 N 450 "О лицензировании отдельных видов деятельности" см. на сайте: http://www.interfax.by/news/belarus/82716.

Основными нормативно-правовыми актами, детально определяющими содержание и методические вопросы учета ГСМ, являются:

- Инструкция о порядке учета поступления, хранения и расходования горюче-смазочных материалов, утвержденная Постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 15.05.2002 N 74 (далее - Инструкция N 74) <1>.

--------------------------------

<1> Инструкция N 74 утратила силу в связи с принятием Инструкции по бухгалтерскому учету запасов (далее - Инструкция N 133), утвержденной Постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 12.11.2010.N 133 (далее - Постановление N 133), после официального опубликования Постановления N 133 (пункт 3 Постановления N 133). Источник публикации "Рэспублiка" (приложение "Рэспублiка дзелавая"), N 15, 26.01.2011.

Соответственно, до момента опубликования Постановления N 133, Инструкция N 74 являлась действующей к применению.

- Инструкция N 133.

Следует сразу отметить, что порядок бухгалтерского учета ГСМ, установленный в гл. 4 Инструкции N 133, не распространяется на операции по реализации нефтепродуктов через автозаправочные станции за наличный и безналичный расчет, в том числе с применением электронных карт и банковских пластиковых карточек (п. 5 Инструкции N 133);

- Инструкция о порядке учета поступления, хранения и расходования горюче-смазочных материалов сельскохозяйственными организациями, утвержденная Постановлением Министерства сельского хозяйства и продовольствия Республики Беларусь от 27.07.2009 N 50 (далее - Инструкция N 50);

- Постановление Министерства финансов Республики Беларусь от 06.04.2006 N 36 "Об утверждении бланков отчета по отпуску нефтепродуктов, сжиженного автомобильного газа, товаров и оказанию услуг по электронным картам формы НТУ-АЗС и инструкции по их заполнению" (далее - форма НТУ-АЗС) (далее - Инструкция N 36).