Как создать свой базовый календарь

Далеко не каждой организации подходят те базовые календари, которые предоставляет Microsoft Project. Вы можете создать свой базовый календарь, который учтет все особенности Вашей организации.

1. В окне Change Working Time (Изменение рабочего времени) нажмите на кнопку New… (Новый). Появиться окно Create New Base Calendar (Создание нового базового календаря)

2. В поле Name (Имя) укажите имя базового календаря, которое будет использоваться для его идентификации

3. Для того чтобы новый базовый календарь был основан на существующем базовом календаре, выберите опцию Make Copy Of (Сделать копию) и укажите имя базового календаря, который будет основой Вашего нового календаря

4. Для того чтобы новый календарь не был привязан к существующему календарю выберите опцию Create New Base Calendar (Создать новый базовый календарь)

5. Нажмите OK

1.2 Работа со списком задач Разбиение проекта на задачи, фазы и вехи

Как уже отмечалось ранее, в Microsoft Project вся работа, которую необходимо выполнить для достижения целей проекта разбивается на задачи. Разбиение работы в проекте образует структуру декомпозиции работ (Work Breakdown Structure, WBS). Декомпозиция работ позволяет более эффективно осуществлять планирование проекта и упрощает контроль выполнения проекта. В Microsoft Project в структуре декомпозиции работ могут участвовать задачи, фазы, вехи.

Задачи

Отдельная задача представляет собой шаг для достижения конечной или промежуточной цели проекта. Она представляет реальную работу, которая будет выполнена в Вашем проекте. Задача не должна быть слишком большой, иначе Вы не сможете эффективно отслеживать ее выполнение. Обычная длительность задач от 1-го дня до 2-х недель, но при необходимости можно рассматривать задачи длительностью от нескольких минут.

Фазы

Фазы состоят из группы связанных задач и более мелких фаз (подфаз), например, при строительстве коттеджа фаза закладки фундамента может состоять из таких задач, как выкапывание траншеи, покупка цемента, аренда бетономешалки, изготовление раствора и т.п. Фаза представляет собой крупный шаг в проекте. Разбивая проект на фазы, Вы получаете возможность раздельно контролировать разные аспекты проекта. Фазы позволяют отслеживать поток задач в проекте, позволяют абстрагироваться от подробностей, когда Вы в них не нуждаетесь.

Вехи

Вехи обозначают начало и конец фаз. Они необходимы для контролирования достижения промежуточных целей проекта. Фактически, вехи – это задачи, которые не требуют работы.

Создание задачи

После того, как Вы определились с тем, какие задачи будут включены проект, Вам необходимо ввести информацию о них в Microsoft Project. Основной инструмент для создания и описания задач в Microsoft Project – это представление Gantt Chart (Диаграмма Гантта). В этом представлении Вы можете не только вводить и просматривать задачи, но также просматривать дополнительную информацию о задачах, которую Microsoft Project рассчитывает самостоятельно.

Желательно создавать задачи в том порядке, в котором они будут выполняться – это сделает проект более наглядным. Microsoft Project дает возможность добавлять, изменять и удалять задачи в любой момент.

Чтобы создать задачу в представлении Диаграмма Гантта:

1. Если преставление Gantt Chart не является активным, выберите его на панели представлений;

2. В таблице списка задач выберите поле Task Name

3. Введите имя задачи. Рекомендуется использовать словосочетания, состоящие из глагола и существительного, например, «Заложить фундамент».

4. Щелкните мышкой по кнопке или нажмите Enter

Примечание

Существуют альтернативные способы создания задач:

1. Вызовите команду New Task (Новая задача) из меню Insert (Вставка). Ту же команду можно вызвать при помощи клавиши Ins. Если в таблице списка задач была выбрана какая-нибудь задача, то новая задача будет вставлена перед ней. Команда создает задачу с пустым именем, поэтому Вам придется дополнительно ввести имя задачи.

2. Нажмите на левую кнопку мыши в тот момент, когда указатель мыши находится на графической области представления Диаграмма Гантта. Не отпуская кнопку, протащите указатель мыши вдоль оси времени, растягивая или сжимая прозрачный прямоугольник. Растянув прямоугольник, отпустите левую кнопку мыши. Задача, созданная этим способом, также будет иметь пустое имя.

К задачам можно добавлять примечания, содержащие дополнительную информацию. Нажмите правую кнопку мыши на требуемой задаче и выберите Task Notes (Примечания). В окне Notes (Примечания) вводится нужный текст. Также можно пользоваться кнопкой на панели инструментов .

После создания задачи Microsoft Project приравнивает начало задачи времени начала проекта для всех создаваемых задач. Позднее, когда Вы укажете дополнительную информацию о задачах, например длительность каждой задачи и зависимости между ними, Microsoft Project автоматически рассчитает время начала каждой задачи.