Государственное образовательное учреждение

Среднего профессионального образования

«Миасский электромеханический техникум»

Лекции по дисциплине

«Автоматизированные системы управления предприятием»

для специальности 230103

«Автоматизированные системы обработки информации и управления»

Рассмотрено на заседании предметной комиссии специальности 230103 Протокол № от « » 2008 г. Председатель предметной комиссии ________________ В.В. Политко

УТВЕРЖДАЮ: Зам. директора техникума по учебной работе ___________ Н.И. Буяндуков «____» _____________ 2008г

Разработала: преподаватель Миасского электромеханического техникума Сальникова Т.П.

Рецензент:

УПРАВЛЕНЧЕСКАЯ ДЕЯТЕЛЬНОСТЬ И ИНФОРМАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ УПРАВЛЕНИЯ

1. Управление. Управленческая деятельность 2

2. Информация 9

3. Информационное обеспечение управленческой деятельности 10

4. Организация информационного обеспечения управленческой деятельности 12

4.1. Обобщенные цели и задачи информационного обеспечения 13

4.2. Требования к информационному обеспечению 13

4.3. Задачи создания и совершенствования системы информационного обеспечения 13

4.5. Источники информации 14

4.6. Действия с информацией в процессе информационного обеспечения 15

4.7. Уровень централизации информационного обеспечения? 16

5. Автоматизированные системы управления 17

6. Моделирование в управленческой деятельности 23

1. Управление. Управленческая деятельность

В окружающем нас мире имеется много предприятий, фирм, объединений, ассоциаций, занимающихся различной деятельно­стью и имеющих разный юридический статус и форму собствен­ности. Появление подобных производственных и экономических объектов определяется их назначением удовлетворять те или иные потребности общества. Каждый такой объект в процессе функци­онирования вступает в определенные отношения с изменяющей­ся средой (в качестве среды для этих объектов выступают государ­ственные органы управления, поставщики, потребители и т.п.) и состоит из множества различных элементов (подразделений, са­мостоятельных организаций), взаимодействие которых и обеспе­чивает его существование и выполнение им своего назначения. Мы будем называть любой такой объект, вне зависимости от его размеров, формы собственности, организационно-правового ста­туса, организацией.

Организация — это стабильная формальная социальная струк­тура, которая получает ресурсы из окружающего мира и перера­батывает их в продукты своей деятельности. Организации облада­ют как рядом общих черт, присущих им всем, так и многими индивидуальными особенностями. Всякая организация нуждается в управлении.

Управление — целенаправленное воздействие на организацию, которое обеспечивает достижение поставленных целей, позволя­ет стабилизировать их в соответствии с особенностями конкретных организаций и целей управления, сохранить их качественную определенность, поддержать динамическое равновесие со средой, обеспечить совершенствование организации и достижение того или иного полезного эффекта. Таким образом, задача управления состоит в координации деятельности людей и подразделений для эффективного решения стратегических, тактических и текущих задач организации.

Управление в любой организации выделяется в особую функ­цию, на выполнение которой ориентируются некоторые элемен­ты (подразделения) организаций. Это органы управления. Все дей­ствия органов управления по осуществлению своих функций можно определить как управленческую деятельность.

Таким образом, в рамках организации можно выделить управ­ляемый процесс (объект управления) и управляющую часть (орга­ны управления). Их совокупность определяется как система управ­ления.

Органы управления оказывают на управляемый процесс опре­деленные воздействия, оформленные в виде определенных реше­ний. Чтобы это происходило, им требуется сопоставлять факти­ческое состояние управляемого процесса с требуемым состояни­ем, достижение которого является целью управления. Для этого необходимо получать информацию об управляемом процессе. Дру­гими словами, управляющая и управляемая части взаимодейству­ют друг с другом, причем такое взаимодействие реализуется в виде передачи информации по информационному контуру (рис. 1.1), который образуют источники и потребители информации и ин­формационные каналы для передачи этой информации.

В рамках информационного контура имеется и передается ин­формация о целях управления, информация о состоянии управ­ляемого процесса, информация об управляющих воздействиях. Информационный контур вместе со средствами сбора, передачи, обработки и хранения информации, а также персоналом, осуще­ствляющим эти действия с информацией, образует информацион­ную систему данной организации.

Информационная система существует в любой организации, поскольку никакая организация не может обойтись без информа­ции, а следовательно, без процедур ее формирования, обработки и использования. Цель информационных систем — производство нуж­ной для организации информации, создание информационной и технической сред для осуществления управления организацией.

При этом не обязательно, чтобы информационная система была автоматизированной, она может основываться и на бумажных носителях. Формирование информационной системы организации предполагает формулирование целей функционирования этой системы, которые предопределяют ее свойства и характер пост­роения. В общем случае информационная система имеет компоненты, изображенные на рис. 1.2.

В любой автоматизированной информационной системе мож­но выделить:

• персонал, осуществляющий сбор, формирование, распростра­нение и использование информации. Кроме того, на него возлага­ются задачи по обеспечению функционирования и развития ин­формационной системы;

• пользователей информационной системы — потребителей ин­формации;

• процедуры и технологии функционирования информационной системы;

• техническую составляющую информационной системы в виде оборудования (средства и системы информатизации — средства вычислительной техники, информационно-вычислительные ком­плексы, сети, системы связи и передачи данных, выполняющие прием, обработку, хранение и передачу информации);

• программное обеспечение (программные средства — операци­онные системы, системы управления базами данных, другое об­щесистемное и прикладное программное обеспечение, автомати­зированные системы управления и т.п.);

• весь имеющийся объем информации в информационной сис­теме — информационные ресурсы организации (организационно оформленная и систематизированная совокупность целенаправ­ленных сведений, обеспечивающих взаимодействие между элемен­тами организации, а также между организацией и внешней сре­дой для создания условий функционирования этой организации).

Все процессы преобразования информации в информацион­ной системе осуществляются с помощью информационных тех­нологий. Информационная технология — это система методов и способов сбора, передачи, накопления, обработки, хранения, представления и использования информации.

Каждая из перечисленных в определении информационной технологии фаз преобразования и использования информации реализуется с помощью специфической технологии. В этом смыс­ле мы можем говорить об информационной технологии как сово­купности технологий — технологии сбора информации, техноло­гии передачи информации и т.д.

Информационные технологии существуют в автоматизирован­ном и традиционном (бумажном) видах. Объем автоматизации, тип и характер использования технических средств зависят от ха­рактера конкретной технологии.

Цель любой информационной технологии — получить нужную информацию требуемого качества на заданном носителе. При этом имеются ограничения на стоимость обработки данных, трудоем­кость процессов использования информационного ресурса, на­дежность и оперативность процесса обработки информации, ка­чество получаемой информации.

Таким образом, информационная технология реализуется в рамках информационной системы. Информационная технология — это способ преобразования информации. В информационной сис­теме можно использовать много таких технологий. Эта система является средой для реализации технологии. Однако понятие ин­формационной технологии шире, чем понятие информационной системы. Информационная технология может существовать вне информационной системы. Например, информационная технология обработки текстов, которую применяли при написании этой книги, не является частью информационной системы и работает

вне такой системы.

Большинство систем управления является многоуровневыми, или иерархическими. Обычно различают три уровня управления в управляющей части организации — высший, средний и низший (рис. 1.3). Каждый из них характеризуется собственным набором функций, уровнем компетенции и нуждается в соответствующей информации. На высшем уровне управления обеспечивается стра­тегическое управление, определяются миссия организации, цели управления, долгосрочные планы, стратегия их реализации и т. п. Средний уровень — уровень тактического управления. Здесь со­ставляются тактические планы, контролируется их выполнение, отслеживаются ресурсы и т.п. На низшем уровне управления осу­ществляется оперативное управление, реализуются объемно-ка­лендарные планы, производится оперативный контроль и учет и т.п.

Определенное разделение труда на каждом из уровней управ­ления приводит к закреплению за отдельными элементами управ­ляющей части организаций отдельных функций управления: пла­нирования, организации, учета и контроля, мотивации, анализа и регулирования. Эти функции выполняются в разном объеме на разных уровнях управления (в части стратегии, тактики и опера­тивных действий организации), вплоть то того, что некоторые из них могут не осуществляться на каком-либо уровне управления.

Наличие функциональных элементов в управляющей части орга­низаций приводит к появлению соответствующих подсистем в их информационных системах (например, подсистема планирования, подсистема кадров и т.п.).

Рис. 1.3. Управленческая и информационная пирамиды

В зависимости от отрасли экономики, где функционирует орга­низация, и уровня управляющей части в иерархии органов управ­ления, информация об изменениях в объекте управления поступа­ет в эту управляющую часть с разной частотой. В машиностроении директор предприятия получает информацию о производстве каж­дый день, начальник цеха — каждую смену, мастер — наблюдает за этим производством. В строительстве частота получения инфор­мации об объекте управления будет меньше. Если же говорить об управлении различными технологическими процессами, напри­мер в нефтехимии, то там информация поступает постоянно.

Очевидно, что в разных отраслях экономики, на разных уров­нях управления дискретность (частота получения информации об управляемом процессе будет различной. Соответственно и необходи­мость в корректировке этого процесса со стороны органа управле­ния организации в зависимости от ее целей будет возникать или не возникать с частотой получения информации. Таким образом, раз­ный характер дискретности управления определяет процедуры фор­мирования и дискретность сбора, передачи, обработки и исполь­зования информации в информационной системе организации.

Управленческое решение представляет собой целенаправленное воздействие на объект управления, осуществляемое в соответствии с ранее составленным планом на основе специально собранной инфор­мации.

Принятие управленческого решения является адекватной реакци­ей на сложившуюся в ходе работы объекта ситуацию — проблему. По­нятие «проблема» означает такое состояние объекта управления, при котором какие-либо показатели его функционирования отличаются от запланированных. Проблемная ситуация требует вмешательства в работу системы, которое реализуется путем оказания на объект соот­ветствующего управляющего воздействия.

Проблемные ситуации могут быть:

• стандартные, т. е. иметь четкие структуру и причинно-следствен­ные связи;

• хорошо структурируемые, в которых можно выделить отдель­ные блоки вопросов со своими наборами решений;

• слабо структурируемые которых не прослеживаются причин­но-следственные связи в развитии ситуации и нечетко формулирует­ся сама задача принятия решения;

• неструктурируемые (нестандартные), т. е. не имеющие анало­гов ситуации, для которых практически невозможно сформулировать задачу принятия решения.

Любые управленческие решения должны отвечать требованиям:

• обоснованность и конкретность;

• своевременность;

• согласованность с ранее принятыми решениями;

• оптимальность и гибкость;

• достаточная компетентность руководителей, принимающих ре­шение.

В процессе принятия решения часто возникает необходимость в выборе приоритетности характеристик, т. е. поступиться одной, на­пример срочностью, с тем, чтобы получить выигрыш в другой, напри­мер в затратах. Кроме того, количество рассматриваемых вариантов зависит от имеющихся в распоряжении ресурсов и информации. Ра­бота по сбору, обработке и анализу информации идет на всех этапах процесса принятия решения.

Таким образом, необходимым является отыскание альтернатив, представляющих собой оптимальный компромисс при учете всех рас­сматриваемых факторов. Процесс принятия решения — выбор из мно­жества альтернатив оптимальной.

Процесс принятия решений состоит из следующих действий.

1. Формулируется цель.

2. Составляется как можно более полный список альтернатив.

3. Рассматривается как можно более полный перечень факторов, которые могут оказать влияние на сложившуюся ситуацию (время, денежные средства, производственные мощности, человеческий фак­тор и т. д.).

4. Список рассматриваемых факторов используется для уменьше­ния числа альтернатив, при этом обращается внимание на причину исключения каждой. На данном этапе многие альтернативы могут быть признаны не­реальными либо нецелесообразными. Этот этап процесса принятия решений во многом зависит от опыта лица, принимающего решение, и его интуиции. В формировании субъективных догадок и вынесении суждений проявляется квалификация, профессионализм и талант при­нимающего решение лица.Следует помнить, что одной из альтернатив может быть альтерна­тива вообще не принимать никакого решения до тех пор, пока один из факторов не исключит эту альтернативу из списка.

5. Оставшиеся альтернативы используются для сокращения спис­ка факторов, часть которых теперь уже можно не рассматривать. Дру­гие факторы могут в одинаковой степени относиться ко всем остав­шимся альтернативам, и поэтому их тоже не нужно больше рассмат­ривать.

После выполнения перечисленных выше шагов получим один из вариантов:

• если больше не осталось альтернатив, то нужно составить но­вый, более полный список;

• если исключены все факторы, влияющие на выбор альтерна­тив, следует воспользоваться случайным выбором, чтобы остановиться на одной альтернативе из числа оставшихся;

• если осталась только одна альтернатива, то, скорее всего, дан­ное решение в значительной степени субъективно, так как на практи­ке такое случается достаточно редко. Скорее всего, альтернативы и факторы были исключены необъективно. Если такая ситуация непри­емлема, то необходимо вернуться на стадию оценки альтернатив и оценить их с иной точки зрения;

• если остается только один фактор, влияющий на выбор, то обыч­но не представляет труда отыскать наилучшую альтернативу. Если факторы исключались взвешенно и объективно, то можно считать, что решение принято.

Идеальная схема процесса принятия решения предполагает пос­ледовательные поэтапные действия. Однако в условиях временных ограничений, что характерно для реальной ситуации, некоторые эта­пы могут проходить одновременно.

Таким образом, в сфере управления организацией процессы принятия решений играют огромную роль. Каждый работник в той или иной степени участвует в таких процессах, но основная нагрузка по принятию решений ложится на руководителей различных уровней.

Таким образом, руководитель любого уровня, в отличие от ра­бочего или служащего, вынужден осуществлять свои функции, ос­новываясь лишь на доступной ему информации об объекте управ­ления. Он проводит текущие мероприятия, организует контроль, анализ состояния организации, оценивает тенденции ее развития и т. п. Все это требует организации информационного обслужива­ния (предоставления нужной информации в нужные время и мес­то), создания информационной среды, способствующей выполне­нию поставленных целей. Осуществление таких действий называет­ся информационным обеспечением управленческой деятельности.

Процесс управления нуждается в предоставлении своевременной, достоверной и полной информации, т. е. в информационном обеспе­чении.

Информационное обеспечение управленческой деятельности — это осуществление действий по предоставлению своевременной, достовер­ной и полной информации субъекту управления (руководителю) с задан­ной периодичностью.

Следует особо отметить, что значительная часть информации, ис­пользуемой в управленческой деятельности, существует в форме до­кументов. Документационное обеспечение управленческой деятель­ности играет важнейшую роль в современных процессах управления, так как подавляющее число управленческих решений в настоящее время в обязательном порядке фиксируются на бумаге. Вместе с тем документационное обеспечение управления представляет собой от­дельную и достаточно сложную отрасль современной науки и подробно рассматривается в специальной литературе. В рамках настоящего по­собия мы будем рассматривать информационное обеспечение управ­ленческой деятельности в свете использования современных инфор­мационных технологий.

Задачи информационного обеспечения процесса управления за­ключаются в следующем:

• удовлетворение информационных потребностей управляющих органов;

• определение и отбор источников информации;

• правильная интерпретация и систематизация полученных данных;

• проверка достоверности, полноты и непротиворечивости данных;

• исключение дублирования информации;

• представление данных в едином и удобном для восприятия фор­мате;

• многократное использование полученной информации;

• постоянное обновление данных.

Таким образом, информационное обеспечение является неотъем­лемой частью любой управленческой деятельности. С его помощью происходит распространение необходимой информации среди ком­петентных лиц и ее эффективное использование в процессе приня­тия управленческих решений.

Функция управления представляет собой относительно самостоя­тельный и обособленный вид управленческой деятельности. Функции управления имеют структуру, содержание и механизм реализации.

Специалисты выделяют следующие основные функции управле­ния:

• планирование;

• календарно-плановое руководство;

• оперативное управление;

• контроль.

Некоторые специалисты выделяют также такие функции, как мо­тивация, регулирование и др. Сточки зрения информационного, обес­печения процесса управления, выделенные функции являются наибо­лее важными. В данном пособии мы ограничимся их рассмотрением.

Планирование представляет собой процесс создания планов и оп­ределение необходимых ресурсов для их реализации. Планирование включает в себя:

• определение целей и задач;

• разработку стратегий, программ и планов для достижения по­ставленных целей;

• определение необходимых ресурсов;

• доведение планов до конкретных исполнителей, ответственных за их реализацию.

Планы должны носить обязательный характер для всех сотрудни­ков и подразделений предприятия. Необходимо обеспечить сочета­ние и взаимосвязь различных видов планов (долгосрочных, средне­срочных, краткосрочных).

Планы должны быть конкретными. Это означает четкое опреде­ление целей и задач, а также рациональных путей, методов и спосо­бов их достижения.

Также следует установить ответственность конкретных лиц за орга­низацию и выполнение плановых мероприятий. Должны быть опре­делены оптимальные и реальные сроки исполнения планов и выделены необходимые для этого ресурсы.

Планы должны быть гибкими, т. е. иметь возможность корректи­ровки при возникновении новых неучтенных обстоятельств.

Таким образом, планирование позволяет организовать работу предприятия по решению первостепенных, наиболее важных вопросов в конкретный период времени, а также повысить ответственность исполнителей за порученную им работу и улучшить контроль за вы­полнением плана.

Календарно-плановое руководство заключается в слежении за выполнением плана.

Данная управленческая функция реализуется в двух направлени­ях: регулирование и координация. Регулирование - это процесс устранения отклонений текущих показателей от плановых.

Координация добивается согласованности действий во времени и пространстве структуры управления и внешней среды.

Содержание функции календарно-планового руководства можно выразить совокупностью следующих обобщенных задач:

• формирование и поддержание условий для выполнения плано­вых заданий;

• слежение за ходом выполнения плана и анализ полученной ин­формации;

• анализ и оценка изменений в условиях и ходе выполнения плана;

• выработка вариантов корректирующих воздействий;

• разработка, документальное и организационное оформление принятых корректирующих мер.

Оперативное управление заключается в осуществлении следующих процессов:

• непрерывное распознавание ситуации относительно элементов системы управления;

• сбор и обработка оперативной информации о состоянии систе­мы и ее элементов, создание банков данных;

• анализ и прогнозирование развития ситуации;

• принятие решения по оперативному вмешательству в функци­онирование системы;

• разработка предложений по корректировке плановых решений по функционированию системы;

• оформление соответствующих отчетных документов.

Неотъемлемой частью оперативного управления является процесс принятия управленческих решений.

Принятие решений играет важную роль и при выполнении дру­гих функций управления. Так, например, на этапе планирования при­нимаются важные стратегические решения, касающиеся перспектив развития организации. Однако наибольшее значение процесс приня­тия решений имеет на уровне оперативного управления.

Контроль, основной задачей которого является определение допустимых отклонений, фиксирование и быстрое их устранение, мож­но разделить на два этапа: слежение за выполнением намеченных планом работ и корректирование всех значительных отклонений от плана.

Специалисты выделяют три стадии контроля: предварительная, текущая и заключительная.

Предварительный контроль осуществляется до начала плановых работ, когда тщательно оценивается выполнение функций подразде­лениями и должностных обязанностей исполнителями.

Текущий контроль заключается в Оценке деятельности подразде­лений и конкретных исполнителей.

В ходе заключительного контроля осуществляется анализ ошибок и определение мер поощрения или наказания исполнителей. Эта ста­дия дает руководству информацию, необходимую для дальнейшего планирования.

Основные инструменты контроля — наблюдение, проверка, учет и анализ. В процессе управления контроль является элементом об­ратной связи, так как по его данным производится корректировка ра­нее принятых решений, планов, норм и нормативов. Правильно по­ставленный контроль должен иметь стратегическую направленность, ориентироваться на конечный результат, быть своевременным, объек­тивным и достаточно простым.

Для каждой функции управления задачи информационного обес­печения будут отличаться по составу и содержанию.

Информационное обеспечение функции планирования состоит в ре­ализации следующих процедур:

• сбор, обработка и анализ информации об имеющихся ресурсах (материальных, кадровых и пр.) для определения реальных плановых показателей и сроков исполнения планов;

• документационное оформление планов и доведение их до ис­полнителей;

• получение и анализ информации о ходе выполнения планов для организации дальнейшего планирования.

Информационное обеспечение функции календарно-планового руко­водства заключается в реализации следующих процедур:

• сбор и анализ информации о ходе выполнения планов, состоя­нии плановых показателей и сроках исполнения;

• сбор информации об условиях функционирования предприя­тия и их влиянии на ход выполнения плана;

• доведение полученной информации до ответственных руково­дителей для принятия решения о необходимости корректировки их

• действий;

• документационное оформление принятых решений и доведение их до исполнителей;

• предоставление необходимой информации подразделениям и руководителям, осуществляющим планирование для возможной даль­нейшей корректировки плановых показателей.

Информационное обеспечение функции оперативного управления включает в себя:

• сбор и обработку информации о возникшей при работе про­блемной ситуации и формулировку соответствующих задач;

• сбор и обработку: информации необходимой для решения по­ставленных задач;

• сбор и анализ информации об имеющихся ресурсах (матери­альных, кадровых, временных, информационных и пр.);

• организационное и документационное оформление выбранного варианта решения;

• доведение информации о принятом решении До конкретных исполнителей;

• сбор информации о результатах реализации данного решения, анализ и доведение ее до заинтересованных руководителей.

Информационное обеспечение функции контроля состоит в выпол­нении следующих процедур:

• сбор и анализ информации о выполнении соответствующих функций подразделениями и отдельными сотрудниками;

• доведение полученной информации до руководителей, осуще­ствляющих контроль за деятельностью данного подразделения или сотрудника;

• документационное оформление принятых руководителем на основании полученной информации решений;

• доведение данных решений до исполнителей;

• предоставление необходимой информации подразделениям и руководителям, осуществляющим планирование и календарно-пла­новое руководство.

Все действия в организации должны быть предопределены и формально заданы. Это означает, что если организация хорошо управляется (в ней осуществляется регулярный менеджмент — ре­гулярное, систематическое выполнение функций управления орга­низацией в условиях рынка), то существуют формально заданные процедуры для любых действий в ней — работы с клиентами и с персоналом, логистики и т.п. Наличие таких процедур облегчает управленческую деятельность в организации, а также информаци­онное обеспечение такой деятельности. Типовые информационные запросы характерны для всех уровней управления, но в большей степени присущи низшему и среднему. Кроме типовых предопределенных действий с заранее определенными информа­ционными потребностями для их осуществления, в организации возможны случайные события, реакция на которые потребует спе­цифической информации для любого уровня управления. К тому же не исключено появление нестандартных информационных зап­росов, что характерно для высшего управленческого звена.