ВСТУП

Ділова сфера – одна з основних життєво необхідних галузей діяльності людства. Саме за допомогою ділових паперів, документів, листів встановлюються офіційні, службові, ділові відносини між закладами, установами, підприємствами, державами, а також налагоджуються партнерські стосунки між людьми.

Дотримання стандартів із діловодства в практичній діяльності організації сприяє скороченню часу на складання, опрацювання й пошук документів, встановленню чіткого контролю за проходженням та виконанням документів. Зрештою, правильно підготовлений та належним чином оформлений документ – це свідчення певного рівня культури управлінця.

Дисципліна „Діловодство” введена в програму вищих навчальних закладів України. Її завдання полягає в тому, щоб допомогти майбутньому управлінцю опанувати прийомами роботи з організаційно-розпорядчими документами. Метою курсу є формування у студентів теоретичних знань про систему документообігу сучасної організації та практичних навичок роботи з документами різних видів та груп.

У запропонованому конспекті лекцій зроблено спробу узагальнити й систематизувати теоретичний матеріал із діловодства для кращого засвоєння студентами класифікації, призначення, правил укладання та оформлення основних видів службових документів на основі чинних державних і міжнародних стандартів.

У процесі вивчення курсу студент повинен знати:

- суть діловодства як невід’ємної частини процесу управління та його структуру;

- нормативно-методичну базу сучасного діловодства;

- класифікацію документів;

- правила складання та оформлення службових документів;

- технологію підготовки та роботи з документами різних груп;

- правила підготовки номенклатур справ;

- правила оформлення та зберігання справ;

- організацію документообігу на підприємстві.

Після вивчення дисципліни студент повинен вміти:

- складати документи різних груп, правильно оформлювати необхідні реквізити;

- виконувати операції з документами в процесі документообігу;

- оформлювати справи;

- складати номенклатуру справ організації.

Основними організаційними формами вивчення дисципліни є лекції (20 год.), практичні заняття (16 год.), самостійна робота (72 год.) та контролюючі заходи: тестові самоконтролі, поточні тестові контролі, ситуативні комплексні завдання, залік.

Тема 1. Діловодство в управлінській діяльності

МЕТА: розкрити сутність поняття „діловодство”, схарактеризувати його структуру, ознайомити з класифікацією ділових паперів; розвинути і вдосконалити в студентів навички з організації роботи з документами; виховати майбутніх спеціалістів ділової сфери.

ПЛАН

1. Поняття про діловодство, його структуру. Служба діловодства: види, склад, функції.

2. Документ – основний елемент у діловодстві. Види документів за ознаками класифікації та групами.

3. Загальні вимоги до вибору слова в ділових паперах.

4. Рівні стандартизації і структура тексту документа.

5. Правила підготовки і написання ділових паперів.

6. Основні реквізити документів згідно з держстандартом.

7. Правила оформлення реквізитів.

Література

1. Глущик С.В. та інші. Сучасні ділові папери: Навч. посіб. для вищ. та серед. спец. навч. закладів. – 3-тє вид., перероб. та доп. – К.: А.С.К., 2005.

2. Діденко А.Н. Сучасне діловодство: Навч. посібник. – 2-ге вид., перероб. і доп. – К.: Либідь, 2000.

3. Ділова українська мова: Навч. посіб. / За ред. О.Д. Горбула. – 5-те вид., стер. – К.: Товариство „Знання”, КОО, 2006.

4. Зубков М. Сучасне українське ділове мовлення. – Х.: Торсінг, 2004.

5. Культура фахового мовлення: Навчальний посібник / За ред. Н.Д. Бабич. – Чернівці: Книги – ХХІ, 2005.

6. Мацюк З., Станкевич Н. Українська мова професійного спілкування: Навч. посібн. – К.: Каравела, 2005.

7. Мозговий В.І. Українська мова у професійному спілкуванні. Модульний курс. Навчальний посібник. – К.: Центр навчальної літератури, 2006.

8. Палеха Ю.І. Документаційне забезпечення управління. – К.: МАУП, 1997.

9. Плотницька І.М. Ділова українська мова. Навчальний посібник. – 2-ге вид., перероб. та доп. – К.: Центр навчальної літератури, 2004.

10. Погиба Л.Г., Грибіниченко Т.О., Баган М.П. Складання ділових паперів. Практикум: Навч. посібник. – К.: Либідь, 2002.

11. Потелло Н.Я. Українська мова і ділове мовлення: Навч. посіб. – 5-те вид., стереотип. – К.: МАУП, 2002.

12. Шевчук С.В. Українське ділове мовлення: Підручник. – К.: Літера ЛТД, 2003.

1. Поняття про діловодство, його структуру. Служба діловодства: види, склад, функції

Діловодство – це діяльність, що охоплює питання документування та організації роботи з документами в процесі управлінських дій.

Особливості сучасного діловодства полягають, насамперед, у переведенні його на державну мову, широкому застосуванні комп’ютерних систем оброблення та друкування документів, необхідності дотримання вимог чинних державних стандартів у цій галузі, упровадження раціональних прийомів роботи.

Складовими частинами діловодства є система документації, документування та організація роботи з документами.

Система документації – це сукупність документів, що взаємодіють та являють собою цілісні утворення із певними специфічними рисами. Особливість різних сфер діяльності суспільства відтворюють специфічні (галузеві) документаційні системи, як-от: зовнішньоекономічна, банківська, дипломатична, юридична тощо.

Документування – це створення документів, тобто їх підготовка, укладання, оформлення та виготовлення.

Організація роботи з документами – це створення умов, що забезпечують рух, пошук та збереження документів у діловодстві.

Загальне управління організацією діловодства в установі здійснює її керівник. Уся організаційна робота з раціональної постановки діловодства в закладах покладається на службу діловодства. Остання є самостійним структурним підрозділом установи і підпорядковується її керівнику.

У практиці управління існують такі види служб діловодства:

управління справами – у міністерствах, відомствах, корпораціях;

загальний відділ – у виконкомах та органах управління громадськими організаціями;

канцелярія – в об’єднаннях, організаціях, фірмах, на підприємствах.

В установах, які не мають таких структурних підрозділів, відповідальність за організацію діловодства покладається на секретаря або на спеціально виділену для цього особу.

У своїй роботі служба діловодства має керуватися законами України, що встановлюють порядок організації і діяльності державного апарату, актами органів державної виконавчої влади, місцевого та регіонального самоврядування з питань здійснення контролю за виконанням документів, державними стандартами на різноманітні групи ділових паперів.

До складу служби діловодства можуть входити: секретаріат; підрозділи з обліку та реєстрації, контролю, раціоналізації роботи з документами, розгляду листів (скарг); експедиція; копіювально-розмножувальне бюро; архів. Організаційно й методично їй підпорядковані секретарі структурних підрозділів й обчислювальний центр.

Основними завданнями служби діловодства є встановлення єдиного порядку роботи з діловими паперами в установі та підвідомчій мережі, документаційне забезпечення діяльності на основі використання сучасної обчислювальної техніки.

Відповідно до цих завдань служба діловодства:

• розробляє інструкції з діловодства для установи та підвідомчої мережі;

• організовує за дорученням керівництва підготовку проектів ділових паперів, забезпечує документаційне й організаційно-технічне обслуговування роботи колегіальних органів;

• організовує роботу з пропозиціями, заявами і скаргами громадян;

• здійснює уніфікацію систем документації і ділових паперів з урахуванням можливості їх машинної обробки;

• контролює якість підготовки й оформлення документів, їх своєчасне виконання в установі.

Дотримання стандартів із діловодства в практичній роботі органів управління сприяє встановленню чіткого організаційно-технічного порядку. Опанування прийомів раціональної роботи з документами дає змогу скоротити час на їх складання, опрацювання й пошук, організувати чіткий контроль за проходженням та виконанням ділових паперів.

Зрештою, правильно підготовлений і належним чином оформлений документ – це свідчення культури виконавця.