http://news.mail.ru/mail/

Советы психологов по правильному составлению e-mail’ов

1. Совет первый

Встречают, как известно, по одежке. Поэтому, прежде всего, зарегистрируйтесь на уважаемом профессиональном почтовом портале. При этом первая часть адреса должна также свидетельствовать о вашем статусе и по возможности сразу сообщать о том, кто конкретно является адресатом. Поэтому мы советуем использовать в названии электронной почты вашу фамилию и имя. Письмо  от  [e-mail] выглядит гораздо презентабельнее и внушительнее послания с адресом [e-mail].

2. Совет второй

Многие люди игнорируют графу «тема письма». В деловом этикете пустое пространство в графе «тема» — признак дурного тона. Важно запомнить, что какое бы письмо вы не писали и кому бы оно ни было адресовано, важно всегда обозначать тему послания. Так вы сможете научиться емко и лаконично выражать главную идею написанного. Краткость — сестра таланта: название должно ограничиваться максимум пятью словами.

3. Совет третий

Итак, тему обозначили. Что дальше? Пишем обращение к адресату. Классическим вариантом в деловой переписке считается обращение:

Уважаемый Дмитрий Анатольевич!

Сейчас чаще всего можно увидеть такую вариацию:

Дмитрий Анатольевич, добрый день!

Оба варианта одинаково релевантные и отличаются друг от друга степенью сдержанности.

Если переписка ведется в течение дня и не ограничивается одним письмом, то во всех последующих наиболее уместно простое обращение по имени отчеству, после которого ставится запятая. Основной текст письма начинается со следующей строки.

Если письмо внушительное по объемам, обращение к человеку следует упомянуть не однажды.

4. Совет четвертый

Основная часть письма, так называемое тело, не должна иметь пространные отступления от главного. Лаконичность фраз, целостность, логичность, последовательность — важные характеристики деловой переписки. Экономия времени — одна из основных потребностей современного бизнеса. Кроме того, важно, чтобы письмо было простым для понимания и максимально легким для восприятия.

5. Совет пятый

Каким бы важным, заманчивым, новаторским не было ваше послание, эффект от его прочтения будет отрицательным, если в тексте есть орфографические или пунктуационные ошибки. Если стиль еще можно простить, то ошибки в словах — куда более компрометирующий момент. Сотрудники кадровых агентств уже во время первого контакта с кандидатом уделяют пристальное внимание тому, насколько грамотно человек пишет, и только затем уже смотрят, насколько соблюдаются правила написания делового письма.

6. Совет шестой

О том, что в деловой переписке нельзя использовать просторечия, знают все. А вот теме заимствования из иностранных языков стоит уделить особое внимание. Слова из области «пушить», «фолоуапить», «апгрейдить» совершенно недопустимы. Исключение составляют иностранные термины, укоренившиеся в русском языке. Например, консенсус, репликант, волатильность, резюме и многие другие. Однако если иностранное слово имеет равнозначный эквивалент в русском языке, используйте последний, не прогадаете.

7. Совет седьмой

В деловых письмах не должны присутствовать элементы эмотикона (смайлики). Это считается в высшей степени дурным тоном.

К слову сказать, деловая переписка не терпит эмоциональной окраски. Поэтому наряду с запретом на эмотикон стоит менее категоричный, но все же запрет на восклицательные знаки.

8. Совет восьмой

Обращайте внимание на правильное написание местоимений. Мы пишем «Вы» с заглавной буквы, когда персонально обращаемся к человеку. В случае же обращения к нескольким адресатам, необходимо писать соответствующее местоимение с прописной буквы.

9. Совет девятый

Для того чтобы ваше письмо приобрело законченный и целостный вид, необходимо позаботиться о подписи. В подписи послания должны быть непременно указаны: фамилия, имя, должность компания, телефоны, электронный адрес. А также лаконичная и общепринятая формула этикета «С уважением». Однако, если письмо начиналось с обращения «Уважаемый…», тавтология в подписи неприемлема.

10. Совет десятый

Образ истинного профессионала не будет полным без использования функции автоответчика. Она необходима в том случае, если вы отправились в отпуск либо длительную командировку. В таком случае автоответчик моментально сообщит респонденту о том, что вы временно отсутствуете на рабочем месте. Пожалуйста, укажите в таком тексте дату своего возвращения на работу, а также контактную информацию о временно заменяющем вас человеке.

В качестве заключения, бизнес-коучеры напоминают одну актуальную аксиому успешных деловых отношений:  «Не уверен, что напишешь, не обещай. А пообещал написать, не откладывай».