- •8.3 Общая методика анализа документов и документооборота
- •Глава 9
- •9.1. Виды управленческих решений
- •9.2. Общая методика анализа управленческих решений
- •9.3. Анализ выполнения управленческих решений
- •Глава 10 анализ организации управленческого труда на автомобильном транспорте
- •10.1. Характеристика организации управленческого труда
- •10.2. Цели и задачи анализа организации управленческого труда
- •10.3. Общая методика анализа организации управленческого труда
8.3 Общая методика анализа документов и документооборота
Наличие унифицированных систем управленческой документации, государственных стандартов на определенные виды документов, повсеместное использование ЕГСД существенно помогают постановке и проведению анализа документов и документооборота в управлении АП. Прежде всего они создают хорошую нормативную и эталонную базу. Документ — его содержание, характер построения, форму, наличие требуемых реквизитов, качество обработки и т. д. — можно проверить, сопоставив с тем, что зафиксировано в УСД, соответствующих стандартах и ЕГСД. Если окажется, что все зафиксированные в них требования в анализируемом документе полностью учтены, то с формальных позиций к документу претензий нет. Остается провести глубокий содержательный анализ документа. И именно здесь чаще всего возникают трудности.
Надо заметить, что за многими управленческими документами стоят живые люди, целые коллективы. Поэтому анализ документов требует не только большого внимания, но и такта, щепетильности, объективности и подхода к этому делу с партийных позиций.
В общеметодическом плане анализу должно предшествовать диагностическое обследование, в ходе которого циркулирующие в системе управления документы подбираются, систематизируются и предварительно изучаются.
В зависимости от поставленных целей и задач анализ может включать полное (глобальное) изучение документов или рассмотрение определенной группы (вида) документов, например, отдела эксплуатации АТП. Однако, независимо от масштабности, анализ должен осуществляться во взаимосвязи с реализацией функций, которыми наделено соответствующее подразделение.
Анализ документов может выполняться методами сплошной и выборочной проверки. При сплошной проверке каждый документ из общей совокупности документов, циркулирующих в системе управления данным производством, изучается по всем параметрам и направлениям. При выборочной проверке могут быть два варианта: выборка из общей массы случайного документа и его анализ по всей форме; выборка наиболее типичного документа, представителя определенной группы документации.
Как видно из схемы, представленной на рис. 8.2, полный анализ управленческой документации и документооборота системы управления в конкретном АТП, АТО, ТУ, ТТУ, министерстве представляет собой сложный, многогранный трудоёмкий процесс. Для обеспечения высокого уровня и требуемого качества аналитической проработки целесообразно в ходе такого анализа выделить ряд самостоятельных разделов и блоков.
В разделе «Анализ документации» на первом плане находится блок, содержащий анализ состава управленческой документации. Действительно, состав документации, используемой в управлении производством, в каждом конкретном случае может быть различным. Даже на однотипных предприятиях нередко наблюдаются далеко не одинаковые виды и разновидности документов.
Анализ состава управленческой документации (а равным образом и все последующие блоки анализа) не будет полноценным, если ему не будет предшествовать детальная характеристика системы управления и производства данного АП. Без ясного представления и понимания места и роли данного производства в автотранспортной системе, его взаимоотношений с вышестоящими органами, родственными предприятиями и обслуживаемой клиентурой трудно объективно оценить характер сложившейся в нем документации и документооборота.
Кроме указанных моментов, в ходе анализа обязательно должны учитываться: производственная структура и структура управления; число структурных подразделений и принципы, положенные в основу их формирования; особенности основного, вспомогательного и обслуживающего производств, характер взаимоотношений между ними; наличие неформальных структур и обособленных участков внутри подразделений; характер соотношения документированных и недокументированных элементов работы аппарата управления; в наличие в организации производства и управления участков с максимальным и минимальным сосредоточением документов и др.
Перечисленные моменты в характеристике организации производства и управления являются определенным фоном, на котором должна даваться оценка состава документации и документооборота.
Анализ состава управленческой документации предполагает выявление ряда вопросов и среди них важно знать в первую очередь: виды документом и общей их номенклатуры, используемые на данном производстве; какие из применяемых документов являются наиболее важными и характерными для деятельности данного АТП, АТО, ТУ, ТТУ, министерства; какие из принимаемых в системе управления данным АП решений требуют обязательного документирования в соответствии с его хозяйственным и правовым статусом и т. д. В анализе соответствия документации основным функциям, целям и задачам структурных подразделений все определяется предельно четко выявить и установить случаи несоответствия. Они могут иметь место по разным причинам, проявляться в разной форме (иногда в очень скрытой). Практика показывает, что в ряде случаев отдельные подразделения используют, перерабатывают и хранят документы, не имеющие к ним прямого отношения, только по той причине, чтобы не запрашивать у других подразделений данные, содержащиеся в этих документах. Весьма ответственным моментом в анализе является определение необходимости создания документа, исходя из требований нормативных и юридических актов. Надо сказать, что случаи создания управленческих документов без обоснования и даже в нарушение законов и положений, не так редки в практике работы предприятий. Особенно это касается организационно-распорядительных документов (приказы издают заместители руководителей АТП, АТО, ТУ, ТТУ, распоряжения подготавливают и подписывают начальники отделов, автоколонн и другие руководители низового звена).
Большой вред производству наносит незаконное создание учетной и отчетной документации. Вопреки категорическому запрещению со стороны ЦСУ СССР, Госплана СССР и других органов, руководители предприятий и управлений иногда создаются собственные формы учётных документов, требуют их заполнения, обработки и представления. Грубые нарушения наблюдаются также в подготовке и издании различных бланков организаций и предприятий (бланки писем, распоряжений, справок, командировочных удостоверений и т.п.), имеющих отклонения от требований ГОСТ и ЕГСД.
Не останавливаясь подробно на содержании других блоков анализа документации, отметим лишь самое существенное. Поскольку многие производства испытывают скорее избыток, чем недостаток документов, в процессе анализа необходимо обратить внимание на деловую обусловленность создания инициативных документов. Все инициативные документы, не обусловленные производственной необходимостью, должны выявляться и изыматься из обращения.
Проверка документов в ходе анализа должна показать, насколько документы, создаваемые на основе и во исполнение постановлений и материалов директивных и вышестоящих органов соответствуют их содержанию, развивают и дополняют имеющиеся в них положения, способствуют совершенствованию управления производством.
Многие документы, циркулирующие в системе управления АП, создаются на основе обработки первичных документов, многократно используемых многими подразделениями. В этой связи в процессе анализа должна быть установлена правильность использования первичных документов.
При недостаточном внимании к документам и ведению делопроизводства, по одним и тем же вопросам управления многократно создаются документы, дублирующие друг друга, искажающие и затрудняющие понимание сути проблемы.
Анализ документооборота, в первую очередь, должен быть направлен на установление величины документопотока, его интенсивности и направления.
Документооборот-движение документов в системе управления производством с момента получения или создания до назначения или отправки по назначению.
Документопоток, как важный момент документооборота, характеризуется определенным направлением и числом документов, адресованных и одного подразделения в другие.
В ходе анализа необходимо установить, насколько велик документе поток, идущий из соответствующею подразделения. К примеру, из планово-экономического отдела в отдел эксплуатации направляется ежемесячно 45 документов, в обратном направлении — 31. Важным показателем документопотока является его интенсивность:
I п = W д / T,
где W д — число документов, ед.; Т— календарный период (месяц, год).
По характеру направленности документопотоков можно выявить интересные закономерности в образовании и распределении документов между подразделениями. На этой основе выявляются нерациональные потоки документов, затрудняющие деятельность аппарата управления.
Достаточно четко представление о характере движения документов в анализируемой системе управления производством дает оперограмма основных документов, построенная на основе данных картотеки документов АТП, АТО, ТУ, ТТУ, министерства и непосредственных наблюдений табл. 8. 1.
В ходе анализа оперограмма документов может быть составлена в целом по системе управления производством или по определенной части подразделений (в зависимости от целей и задач исследования).
По результатам заполнения и обработки оперограммы можно судить, посредством каких документов осуществляется взаимосвязь между структурными подразделениями системы управления АТП, АТО, ТУ, ТТУ, •Министерства. Кроме того, она отражает выполнение следующих основных операций над документами: разработка, доработка, окончательная редакция, передача на исполнение или в другие подразделения.