9

ФОРМУВАННЯ НАЦІОНАЛЬНОГО АРХІВНОГО ФОНДУ

1. Загальне поняття

2. Експертиза цінності документів: завдання, принципи, критерії

3. Діяльність експертних комісій

4. Переліки документів

5. Комплектування державного архіву

6. Державна реєстрація документів Національного архівного фонду

7. Робота державного архіву з джерелами комплектування

1. Загальне поняття

ПІД ФОРМУВАННЯМ Національного архівного фонду України розуміють комплекс організаційних, методичних І практичних заходів, спрямованих на систематичне поповнення його цінними для суспільства документами та виключення із його («ладу документів, що втратили свою суспільну значущість. Йо­го метою є пошук, відбір і збереження цінних документальних комплексів та окремих архівних документів, що репрезентують усі сфери життєдіяльності суспільства і держави. НАФ фор­мується з документів, що утворилися в процесі діяльності ор­ганів державної влади, місцевого самоврядування; державних і комунальних підприємств, установ і організацій; громадян Ук­раїни та їх об'єднань, релігійних організацій, а також підпри-гмств, установ та організацій, заснованих на приватній формі власності; архівної україніки.

Практично формування НАФ здійснюється державними ар­хівами через: експертизу цінності документів, утворюваних в ді­яльності юридичних і фізичних осіб; державний централізований облік (див. розділ 10) і державну реєстрацію документів НАФ; безпосереднє комплектування документами НАФ; організа-ційно-методичне керівництво і контроль за роботою архівних підрозділів і служб діловодства установ джерел комплектування.

2. Експертиза цінності документів: завдання, принципи, критерії

ТЕОРЕТИКО-МЕТОДИЧНОЮ основою форму­вання НАФ є експертиза цінності документів, тобто визначення на підставі чинних засад та критеріїв культурної практичної цінності документів. її основними завданнями є:

а) визначення по кожній установі складу документів, мають наукову та культурну цінність і підлягають постійномі тривалому (понад 10 років) або тимчасовому (до 10 років) збе ріганню. До документів постійного зберігання належать такі, щ< І відображають основні напрями та підсумки діяльності установи її управлінську, контрольну, виробничу, наукову, навчальну, фі нансову та інші функції: накази з основної діяльності, протокол 11 засідань колегіальних органів і виробничих нарад, плани, звіти, аналітичні матеріали тощо.

Документи тривалого зберігання складають матеріали, необ хідні для практичного використання впродовж багатьох років, їх окрему групу становлять документи з особового складу, які передбачають експертизу через 75 років з наступним відбиран­ням певної її частини на постійне зберігання.

Групу документів тимчасового зберігання становлять доку­менти, необхідні установі для оперативної практичної діяльності;

б) визначення складу документів, що відповідають профілю'] конкретного державного архіву, обмеження приймання на дер­жавне зберігання дублетної документації. Так, серед кількох ус- і танов однієї системи організаційно-розпорядчу документацію: приймають на державне зберігання лише до архівного фонду установи, яка їх затверджувала; планову документацію - до фонду установи-автора документа; статистичну документацію - до • фонду органу державної статистики; укази і розпорядження Пре­зидента України, постанови Кабінету Міністрів України, накази' міністерств, інших центральних органів державної виконавчої вла­ди, щодо діяльності конкретних установ - до фондів цих установ.

в) забезпечення повноти складу документів кожного фонду зокрема і архіву в цілому.

Кінцевою метою експертизи є комплектування кожного дер­жавного архіву повним комплексом документів його профілю, отже - забезпечення повноцінного формування Національного архівного фонду за принципом: при найменшому фізичному об­сязі документів - найбільша інформаційна наповненість.

Проведення експертизи цінності документів вимагає дотри­мання принципів об'єктивності, історизму, всебічності, ком­плексності. Принцип об'єктивності передбачає оцінку докумен-тів з врахуванням їх змісту, автентичності, значущості авторів (фондоутворювачів), юридичної сили документів та їх оригі­нальності, часу і місця створення, повторюваності інформації. Принцип історизму орієнтує на вивчення відомостей про авторів (фондоутворювачів), явища, події, процеси, відображені в до­кументах, в історичному розвитку з урахуванням умов і особли-иостей того періоду, коли вони виникли. Принцип всебічності та комплексності передбачає вивчення відомостей про авторів (фондоутворювачів) та документів, що вони склали, не ізольо-нано, а у складі певних комплексів, з урахуванням їх місця серед документів інших авторів (фондоутворювачів).

Застосування цих принципів експертизи цінності документів дозволяє відтворити історичні умови створення документів, ус­тановити їх науково-історичне та суспільне значення.

При проведенні експертизи цінності комплексно застосову­ють критерії цінності документів, тобто систему науково об­ґрунтованих ознак (походження, зміст, час та місце створення, ловнішні ознаки), на підставі яких практично визначається ступінь цінності документів.

До критеріїв походження належать функціонально-цільове призначення установи (особлива роль і типовий характер), зна­чення особи в житті суспільства (особлива роль, типовий пред­ставник, учасник певного процесу чи події), час і місце створення документів. Повнота відображення в документах явищ, подій і процесів історичної дійсності, визначальних періодів у історії держави, суспільства зумовлює цінність відомостей, що містять­ся в них. Суттєве значення має час і місце створення документів: чим давніший документ, тим він цінніший з погляду історії, бо як "уламок" своєї епохи несе певну інформацію про цей період.

До критеріїв змісту належать особливості документної ін­формації (унікальність, типовість), її повторюваність в інших документах, цільове призначення, юридична сила, автентич­ність, вид документів. Основним критерієм цінності змісту документів, що складає сукупність зафіксованих у ньому відо­мостей про конкретні факти, події, явища, процеси, є значущість його інформації. Чим вагоміший зміст, тим цінніший документ.

В ході експертизи звертають увагу на цільове призначення до­кументів. Кожний документ створюють з певною метою, насам­перед для передавання інформації не тільки між адресантом і ад­ресатом чи поширення в суспільстві, а й для наступних поколінь.

Важливим є ступінь збереженості документів, що дозволяс встановити повноту документального комплексу, окремого фон­ду, групи однорідних фондів. Цей критерій застосовують пере­важно за відсутності оригіналу документа, коли на державне зберігання приймають його засвідчену копію (на правах оригі­налу). Наприклад, у фонді втрачено оригінали наказів органі­зації з основної діяльності. Тоді розшукують засвідчені копії цих наказів у структурних підрозділах, формують з них у встанов­леному порядку справи і включають до складу фонду на правах оригіналів, зазначаючи про це в передмові до опису. Діє цей кри­терій і за відсутності оригіналів документів у фонді організації. Тоді їх замінюють засвідченими копіями з фондів нижчих або вищих установ системи, де вони зберігаються тимчасово.

Під час експертизи цінності документів важливе значення має критерій зовнішніх особливостей документів як один з ос­новних підходів відбору оригіналів документів, у випадку їх відсутності - юридичне засвідчених копій, а за їх відсутності -незасвідчених копій. До критеріїв зовнішніх особливостей до­кументів належать наявність резолюцій, віз, позначок на доку­менті, зовнішній вигляд і оформлення документу, форма пере­давання змісту, засвідчення і оформлення документів (в тому числі художні, палеографічні, мовні та інші особливості, фізич­ний стан документів). Якщо основний документ має поганий фізичний стан, то залишають на зберігання його копію або інші документи, де основна інформація повторюється.