2. Приказное делопроизводство XV-XVII вв.

Московским великим князьям удалось создать централизованную систему управления, в которой все важнейшие функции административного управления выполняли Боярская Дума и приказы (приказ-это административное подразделение). Существовали следующие виды приказов: поместный, посольский, пушкарский, холопий, казанский, сибирский, большой казны, тайных дел и др.

Во главе отдельного приказа стоял приказной судья, назначаемый из думных чинов. В его ведении состояли дьяки - от одного до трех, а к концу XVIIв. для крупных приказов - от шести до десяти человек. В ведении дьяков находились подьячие, которые в соответствии со стажем работы делились на "старых" (старших), "середних" и "молодых" (младших). В крупных приказах подьячие объединялись в "столы", или «повытья», - структурные подразделения. Деление на столы производилось не по роду дел, а по территориальному принципу.

Для приведения в исполнение разных распоряжений существовали особые должности - толмачи, трубники, недельщики и другие. В их обязанности также входило доставлять переписку приказов по принадлежности, вызывать тяжущихся на суд и другие распоряжения. Распорядительная деятельность всецело принадлежала приказным судьям, роль дьяков была гораздо скромнее. Дьяки, наряду с подьячими, занимались организацией и ведением делопроизводства.

В целом, в приказной период создается система делопроизводства центральных и местных учреждений, складываются кадры делопроизводственных служащих, создаются устойчивые формы документов и приемы их создания, составления, появляются отдельные законодательные акты о порядке документирования и составления частных актов.

2. Система коллежского делопроизводства

В 1700 г. издаются указы об отмене столбцовой формы документа и всеобщем переходе к тетрадной форме (листовой и книжной). Тетради, обычно состоящие из четырех листов бумаги, сложенных пополам и сшитых ниткой, не имели переплета. Несколько тетрадей, сшитых вместе и заключенных в переплет, составляли книгу. Однако книги не всегда переплетали, так как переплет стоил дорого.

Новым учреждением стал Сенат - первоначально законосовещательный орган и орган надзора за правительственными учреждениями.

Много внимания Петр I уделил устройству сенатской, канцелярии. Для работы в новых условиях правительство не сочло возможным ограничиться старым кадровым составом (дьяками и подьячими) из боязни перенесения старых приказных порядков в новые учреждения, и стало приглашать иностранных специалистов для занятия канцелярских должностей. С целью изменить старые порядки при Сенате учреждается особая должность экзекутора - для записи всех исходящих указов в особые книги и контроля за их отправкой и получением ответного рапорта об исполнении указа.

Серьезным новшеством было введение подписи руководителя присутственного места на документе и членов коллегии, принимавших участие в решении вопроса. Впервые Петр I стал лично подписывать издаваемые им указы. В 1716 г. - был издан указ о подписании главами губернской администрации доношений в Сенат о получении сенатских указов. Позднее эту норму ввели в Генеральный регламент.

Реформа затронула и центральные учреждения, уничтожив большинство коллегий и оставив всего лишь три из них - Иностранных дел, Военную и Морскую. Губернские учреждения были подчинены непосредственно Сенату.

Усложнилась система регистрации: каждая передача дела из одного стола в другой, от одного канцелярского служащего другому, фиксировалась в реестрах. XVIII век характеризовался усилением законодательной регламентации всех сторон деятельности канцелярии и учреждения в целом, формированием и закреплением общих административных начал деятельности учреждений и, прежде всего, бюрократического начала.