5.2 Інформаційна аналітика, як складова управління

В оптимальному управлінні через процес прийняття рішення функціонує система накопичення, переробки і синтезу інформації. Інформація і управління функціонують у тісному взаємодоповнюючому зв’язку, таким чином працює коло: інформація з аналітикою і рішенням в управлінні, а далі – знову інформація і нова аналітика і т. д.

Існує 2 рівні інформаційно - аналітичного забезпечення управління:

– зовнішній( аферентний синтез)- це взаємодія системи з зовнішнім середовищем і прийняття рішення.

– внутрішній ( еферентний синтез) – це збирання й аналіз інформації, яка в результаті зворотнього зв’язку надходить до центру правління з метою підлаштування системи управління під головну мету

Система інформаційного забезпечення управління ефективно функціонує за таких умов:

• спеціальна підготовка спеціалістів широкого профілю, які добре обізнані з відповідною тематикою і завданнями, які стоять перед організацією;

• чітке визначення методів, форм і видів інформаційного обслуговування для забезпечення його оперативності і компактності.

Інформація в умовах інформаційного управління змінює свою сутність і вплив на роботу організації. Інформація дає можливість здійснювати більш раціональний і ефективний розподіл обов’язків з управління і контролю над діяльністю фірми та бізнесових структур.

Інформаційне забезпечення управління і бізнесу включає:

- пошук і оцінку ідей, гіпотез, рішень;

- виявлення і опис проблем, тенденцій, альтернатив, конфліктних і надзвичайних ситуацій;

- багатокритеріальний аналіз даних і оцінка складних об'єктів;

- інформаційне моделювання проблем і вибір методів їх вирішення;

- формування системи критеріїв і оцінок, інформаційна експертиза планів, програм, наукових і конструкторських досліджень, проектних робіт;

• оцінка і впровадження науково-технічних досягнень і передового досвіду конкуруючих організацій;

• збирання і аналіз даних про партнерів і конкурентів;

визначення поведінки в конкурентній боротьбі, конфліктах.

Інформація та інформаційно-аналітичний супровід сприяє досягненню найкращого результату за мінімальних ресурсних, фінансових і організаційних витрат.

5.3 Основні функції управління

Ефективність діяльності в будь-якій сфері залежить від системи управління. Перед тим, як досліджувати зв'язок між інформацією, аналізом і управлінням у конкретній предметній сфері, доцільно розглянути окремі складові управління в загальному вигляді. На думку фахівців " Криза економіки України – це в значній мірі криза управління".

У загальному розумінні управління – це організація і координація дій щодо використання ресурсів і енергії, а також організація таких взаємовідносин між членами команди в трудовому процесі, які сприяють досягненню мети. Управління – необхідний і специфічний бік діяльності організації. Відома фраза " кадри вирішують все" тісно пов’язана з організацією системи управління не взагалі, а у взаємодії та через призму застосування інформації. Ефективність управління залежить, у першу чергу, від кадрів, організаційно- управлінської структури, стиля керівництва і наявності лідера – керівника.

Управління є особливим і дуже відповідальним різновидом трудового процесу. Від нього в значній мірі залежить результат праці інших людей, які включені у трудовий цикл. Здійснення функцій управління відбувається на основі використання спеціальної системи методів і принципів управління.

Цілі управління досягаються в результаті здійснення декількох функцій. В управлінні можна виділити як загальні, так і специфічні його функції.

До першої групи функцій управління можна віднести цілеспрямованість. Правління завжди є цілеспрямованим. Вибір і формування цілей обов’язків елемент будь-якого управління. Етапи організації процесів управління включають у себе такі обов’язкові стадії, як формування цілі з оцінкою ризику прогнозування можливих результатів досягнення цілі, прийняття рішення, планування циклів управління. Кінцевим об’єктом спрямування процесу управління є люди, комплекс їхніх інтересів.

Другою важливою функцією управління є мотивація трудової діяльності. Цей бік управління можна називати мотиваційною характеристикою, надається акцент на внутрішній зміст мотивів, якими керуються люди в процесі виробничої діяльності. В умовах інтелектуального управління мотиваційний принцип реалізується також через само мотивацію.

Третя функція – функція керування, яка об’єднує всі функції управління в єдине ціле.

Четверта функція – це прийняття рішення. Прийняття рішення – це основний і головний крок в управлінні, з яким пов’язані 4 основні класичні стадії управління, а саме:

• процес планування під сформовану мету;

• організація поетапного виконання спланованого трудового процесу;

• інформаційно-аналітичний супровід трудового процесу;

• стадія контролю.

Процес прийняття рішення та 4-и основні стадії управління тісно пов’язані з інформацією. Тому слід і процес інформаційної аналітики віднести до основних стадій управління. Інформація була і залишається об’єднуючим елементом нового в управлінні. Кількість інформації зростає, тому в інформаційній аналітиці потрібно застосовувати сучасні інформаційні технології, які не тільки забезпечують інформацією керівника, а ще й стимулюють розвиток колективної творчої думки людей. Інформаційні технології стають обов’язковим елементом управління і функціонування трудового колективу. На відміну від більшості видів діяльності, орієнтованих на результат, інформаційна аналітика спрямована не на окрему стадію процесу, а на процес у цілому. Вона може бути одночасно централізованою та децентралізованою.

На першому місці у процесі управління має бути діалектична єдність можливостей нової техніки і людини. Крім обробленої інформації, керівникові треба мати розвинену інтуїцію, досвід, професійну майстерність, які досягаються за рахунок великої праці, творчих здібностей і знань. Життя вимагає від керівника – організатора процесу управління додаткових специфічних особливостей. До таких особливостей управління можна віднести функцію:

• "концентрацію енергії", іншими словами – створення атмосфери захопленості. Керівники – лідери мають генерувати набагато більше енергії (зокрема, розумової) в порівнянні з тим, що вони споживають. Таке управління є ефективним, оскільки колектив енергетично збагачується. У таких умовах люди працюють з великою віддачею.

• перехід до інтелектуального управління, до "групового управління" – друга специфічна функція управління. Сучасні компанії вже зрозуміли, що, якщо орієнтуватися тільки на керівництво, то вижити в умовах жорстокої конкурентної боротьби, важко. Такі оєднання включають членів команди в процес управління і пояснюється це тим, що знання зосереджуються не за службовою ієрархією, а за внеском у рішення загальних проблем, і їм не притаманні ні початкова перевага, ні неповноцінність. У цьому виявляється інтелектуальне управління, яке базується на колективному професіоналізмі.

• роль документів у системі управління. Документ в управлінні відіграє велику роль. Документ – це носій як розпорядчої, так і будь-якої іншої інформації (лист, звіт, заява…). В умовах інформаційної революції може скластись враження, що документ, по-іншому – написане слово стало мати менше значення, але це не так,. Темп життя зростає, кількість документів збільшується, інспекторських органів стає теж більше, і тому значення документів теж зростає. Документ починає виконувати не лише розпорядчу функцію, але й захисну.