Різні дослідження показують, що від 50 до 90% робочого часу сучасний керівник витрачає на обмін інформацією, що відбувається в процесі нарад, зборів, зустрічей, бесід, переговорів і т. п. І це життєва необхідність, оскільки інформація сьогодні перетворилася в найважливіший ресурс соціально- економічного, технічного, технологічного розвитку будь-якої форми або організації. У таких умовах володіння інформацією означає володіння реальною владою, брак якої дезорієнтує будь-яку господарську діяльність.

Всім відомий той факт, який є законом, що при проведенні будь-яких дипломатичних процедур головним є переговорний процес. Не виняток економіка і бізнес. Для укладення будь-якої угоди так само необхідні переговори. Уміння спілкуватися з діловими партнерами і переконати їх погодитися або не погодитися з будь-якими умовами контракту, може значною мірою вплинути на рівень прибутку, та й на успіх бізнесу в цілому.

З іншого боку вміння переконати своїх підлеглих або спростувати їх неправильні дії так само є дуже важливим фактором.

Проблеми ведення ділових нарад є ключовими для досягнення організаційної ефективності та спонукання людей до досягнення загальних цілей. Межі вдосконаленню технології ведення ділових нарад немає.

Поняття ділової наради, класифікація нарад за цілями і методами проведення.

Ділова нарада - елемент управлінської діяльності керівника, найбільш поширена форма управління, яка дозволяє використовувати колективний розум, знання та досвід фахівців для вирішення складних проблем, організувати обмін інформацією між окремими працівниками та структурними підрозділами та оперативно доводити конкретні завдання до безпосередніх виконавців.

Зібрання і наради, представляють собою спосіб колективного обміну інформацією, що закінчується прийняттям конкретних рішень. Вони різняться:

- Колом учасників (на нарадах присутні фахівці, відповідальні або зацікавлені особи, а на зборах - весь персонал);

- Характером обговорюваних проблем (на нарадах розглядаються поточні конкретні питання, а на зборах - більш загальні, що нагромадилися за певний період часу);

- Метою (наради мають оперативний характер і покликані вносити корективи у вдосконалення поточної діяльності; на зборах передусім підводяться підсумки і визначаються плани на майбутнє).

За цілями проведення виділяють наступні типи нарад:

- Ознайомлювальна (видача завдань, підвищення кваліфікації);

- Інформаційна (узагальнення відомостей, вивчення точок зору);

- Роз'яснювальна (переконання співробітників в чомусь);

- Проблемна (колективний пошук вирішення питання);

- Інструктивна (доведення до відома необхідної інформації та

пояснення способу дій);

- Оперативна (одержання поточних відомостей про стан справ і подоланні вузьких місць);

- Координаційна (забезпечення взаємодії підрозділів).

За методами проведення можна виділити наступні наради:

- Групове інтерв'ю, як метод вивчення думок членів групи з

конкретного питання;

- Брейнштурм (мозковий штурм), як метод продукування нових ідей;

- Групове прийняття рішень з метою вирішення проблемної ситуації і вироблення певних рішень;

- Групове обговорення окремого випадку (особлива, нестандартна ситуація)

- Групова дискусія.

Правила підготовки до проведення ділової наради

Починати підготовку необхідно з визначення цілей наради. Це може бути інформація, визначення проблеми, нові ідеї, визначення напрямку дій, визначення відповідальності або комбінація цих факторів. Орієнтуючись на специфічні цілі, визначте, кого ви попросите прийти на нараду і як ви його проведете.

Запросіть на нараду людей, які:

- Приймають ключові рішення з питань, які будуть порушені на

нараді;

- Можуть бути корисні; будуть приймати участь у вирішенні питань,

які будуть порушені під час наради;

- За родом своєї діяльності повинні познайомитися з інформацією,

яку ви надасте під час наради;

- Будуть виконувати прийняті рішення.

Запрошуйте на нараду тільки тих людей, які допоможуть вам досягти поставлених цілей, при цьому переконайтеся, що ви забезпечили різні точки зору. Ви можете підвищити свої шанси на успіх, запросивши ключових гравців. Для цього запросити їх особисто або призначте час наради, орієнтуючись на їх розклад. Надайте їм активну роль у нараді або підкресліть важливість того, що вони його відвідали. Тільки відокремивши справжні стримуючі фактори від потенційних небезпек, ви зможете правильно направити свою команду. Для груп більше чотирьох чоловік рівень структури повинен бути вище. Якщо ви хочете, щоб кожен прийняв участь в цьому процесі, розбийте велику нараду на підгрупи в певні сегменти часу. Якщо можливо, виробіть порядку денного до наради. Використовуйте для цього наступний список:

- Кінцева мета наради;

- Бажаний результат;

- Дата, час і місце наради;

- Хто скликає нараду;

- Яка команда буде скликана, імена учасників;

- Ролі учасників;

- Чи є щось незвичайне в форматі зустрічі;

- Чи є учасники з боку, їх імена і ролі;

- Людина відповідальна за розподіл часу та дотримання пунктів

порядку денного;

- Тривалість наради;

- Необхідна підготовка.

Включайте тільки ті пункти дискусії, які дійсно можуть бути розглянуті в зазначений період часу. Краще недооцінити, чим переоцінити кількість питань, які може розглянути група. Так само намагайтеся розставити пункти дня в такій послідовності, щоб забезпечити рух наради. Питання повинні випливати один з іншого. Відокремлюйте обмін інформацією від прийняття рішень та вирішення проблем. Починайте з більш легких питань, потім переходите до складних, але не уникайте складних питань. Будьте обережні, щоб часу вистачило на найбільш важливі питання. Під час довгих нарад намагайтеся розглянути важкі питання, поки учасники не втомилися. Розбивайте важкі питання на частини.

Як довго має тривати нарада? Це залежить від цілей та порядку денного. Максимальна тривалість проблемного наради з насиченою повісткою - 1,5 - 2 години, а обговорення складного питання в його рамках - 40 - 45 хвилин.

Обмеження тривалості такого роду заходів, за винятком надзвичайних випадків, обумовлено тим, що через 30 - 40 хвилин роботи в їхніх учасників починає слабшати увагу. Через 70 - 80 хвилин з'являється фізична втома. Через 80 - 90 хвилин розвивається "негативна активність" - починаються розмови і заняття сторонніми справами. Через 2 години безперервної роботи люди готові на все, щоб швидше, розійтися. У той же час через 30 - 40 хвилин відволікання уваги знову автоматично включається.

На практиці краще вирішити за одну нараду більше питань, так як в сукупності на це піде менше часу, забезпечується чіткий ритм роботи, люди менше відволікаються від теми. Цілі наради також допомагають визначити приміщення і обстановка.

Запитайте себе:

- Якого розміру має бути кімната та яке обладнання вам необхідно, для досягнення ваших цілей? Наприклад, ви хочете провести вільний обмін інформацією в неофіційній обстановці і для цього вам необхідна відповідна меблі.

- Яке обладнання - телефони, проектори, дошки і так далі вам необхідні? Коли ви готуєтеся до наради, переконайтеся, що ви розподілили ролі і обов'язки. Одна людина може виконувати кілька ролей у процесі наради, Основні ролі: лідер - він може вести чи не вести нараду, але він визначить його мета, труднощі, які виникли і область повноважень, а так само візьме на себе обов'язок по підведенню підсумків. Посередник проводить дискусію - стадії визначення проблеми і прийняття рішення. Може взяти на себе відповідальність за матеріально-технічне забезпечення до і після наради. Секретар визначає ключові моменти, ідеї та рішення, які є результатом наради. Так само робить записи під час проведення наради і після нього.

Асистенти - учасники, активно висувають ідеї і не дають дискусії звернути з вірного шляху. Експерт виступає в цій якості, якщо необхідно. Якщо це не постійний член команди, він може не брати участі в інших аспектах наради.

До слова про експертів. Визначте їх роль і чітко дайте їм зрозуміти, чого ви від них чекаєте. Попередьте їх, що в інших аспектах наради вони можуть не брати участь.

Після того, як ви визначили мету наради, і хто буде запрошений, подумайте про приміщення і тривалості наради, розподіліть ролі, обов'язки і розробіть порядку денного. Рішення, прийняте лідером - це найбільш ефективний спосіб в обмежених часових рамках.

Прикладом може служити лідер, що оголошує рішення і закриває нараду. Важливо, щоб всі учасники чули, що їх думки почуті.

Якщо час дозволяє проконсультуватися з іншими, лідер може розглянути індивідуальні думки - найбільш прийнятний спосіб, якщо потрібно думка експерта або обрані представляють думки акціонерів. Також лідер може скликати нараду для збору думок - рекомендується, коли рішення є важливим для багатьох людей, коли є можливість створити спільну діяльність, і загальну основу для виконання.