3.3. Розробити графічний звіт.

Повторюємо кроки а) і б) з пункту 3.1.

в) У вікні у списку типів звітів вибираємо Chart Wizard , а нижче у стрічці набираємо (або вибираємо із списку) назву таблиці чи запиту по яких робимо звіт. В даному випадку це запит Crosstab. Натискаємо Ok.

г) Отримуємо наступне вікно

З лівої частини поля Назва фірми і Total of Наявність переносимо у праву частину за допомогою кнопки . Натискаємо кнопку Next> .

д) У вікні, що з’явилось вибираємо тип графічної діаграми, за допомогою якої будемо відображати інформацію.

В даному випадку це . Натискаємо кнопку Next> .

е) Отримуємо вікно, у верхньому куті якого за допомогою кнопки можемо подивитись як буде виглядати створюваний нами вихідний документ. Натискаємо кнопку Next> .

є) Отримуємо вікно, в якому вводимо титульне ім’я майбутнього вихідного документу, відображення надписів на документі, а також при потребі можемо викликати режим Конструктора для модифікації вихідного документу. Натискаємо кнопку Finish.

ж) Аналогічно кроку г) пункту 3.1.

3.4. Розробити етикетковий звіт.

Повторюємо кроки а) і б) з пункту 3.1.

в) У вікні у списку типів звітів вибираємо Label Wizard, а нижче у стрічці набираємо (або вибираємо із списку) назву таблиці чи запиту по яких робимо звіт. В даному випадку це таблиця ADRESS. Натискаємо Ok.

г) Отримуємо вікно, в якому можна вибрати розмір наклейки чи візитки. Натискаємо кнопку Next> .

д) Отримуємо наступне вікно, в якому можна вибрати тип та розмір шрифта, а також колір, яким буде друкуватись інформація.. Натискаємо кнопку Next> .

е) Отримуємо вікно в якому лівої частини поля Назва фірми, Місто, Адреса, Телефон, Fax, E-mail і Internet копіюємо у праву частину за допомогою кнопки відповідно розміщуючи поля. Натискаємо кнопку Next> .

є) Отримуємо вікно, в якому можна задати пріорітетність полів. Натискаємо кнопку Next> .

ж) Отримуємо вікно, в якому вводимо титульне ім’я майбутнього вихідного документу, відображення надписів на документі, а також при потребі можемо викликати режим Конструктора для модифікації вихідного документу. Натискаємо кнопку Finish.

з) Аналогічно кроку г) пункту 3.1.

4. В режимі проектування виконати необхідні настойки, виправлення та оформлення розроблених звітів.

У режимі Конструктора можна змінити зовнішній вигляд вихідних документів. Для цього необхідно виділити потрібний документ і натиснути кнопку Конструктора. Для табличного звіту поміняємо деякі назви полів, а також вирівнювання даних. В етикетковому звіті поміняємо вирівнювання інформації на візитці.

5. Зберегти розроблені засоби для подальшого застосування.

Контрольні запитання

1. Форма звіту, її призначення та функції.

2. Види форм звітів.

3. Види об’єктів які застосовуються в звітах.

4. Властивості об’єктів, порядок їх визначення, зміни і застосування.

5. Субзвіти, зв’язування звітів для сумісного функціонування.

Зміст звіту по роботі

1. Назва і тема роботи.

2. Постановка задачі.

3. Теоретична частина (звіти та їх призначення, види звітив, об’єкти,що застосовуються у звітах, їх призначення та властивості, субзвіти, порядок створення звітів).

4. Опис виконаної роботи та отриманих результатів:

а) призначення та опис кожного з розроблених вихідних документів;

б) приклади розроблених вихідних документів.

5. Висновки.

Приклад оформлення звіту по лабораторній роботі №5

Титульна сторінка:

(див. «Методичні вказівки до лабораторної роботи №1»)

Зміст звіту:

Мета роботи: вивчення порядку та засобів розробки вихідних документів в середовищі СУБД, об’єктів звітів та їх властивостей, видів звітів та засосування обчислюваних об’єктів.

Теоретична частина

У звіті користувач може розташувати інформацію, винесену їм з бази даних в процесі аналізу, в найбільш зручній для себе формі. Щодо оформлення звіту, Access надає користувачу повну свободу. Він може сам вибирати елементи інформації з бази даних, елементи управління, що дозволяють дещо інтелектуалізувати звіт та елементи оформлення. В Access передбачена загальна структура звіту, що включає основну частину та колонтитули.

Користувачеві доступні два способи створення звіту. Можна скористатися майстром звітів спроектувати звіт і самостійно, “вручну”, використовуючи набір інструментів, пропонованих конструктором звітів. Звіт створити дуже просто, коли дані впорядковані. В деяких випадках для створення звіту доведеться застосувати декілька запитів. Конструктор звітів – це частина програми, яка отримує на вхід потік даних і впорядковує їх у форму більш зручну для читання. Конструктор звітів надає такі можливості: групування записів за значенням в декількох полях, сортування записів, створення спільних та проміжних підсумків та виконання довільних обчислень над числовими полями декількох записів.

Майстер по створенню звітів бере управління процесом проектування на себе. Він ставить користувачу запитання стосовно структури, змісту та оформленню звіту, виключаючи можливість непродуманих і некоректних дій. Якщо результат роботи майстра не повністю задовольняє користувача, можна самостійно внести зміни у звіт в режимі проектування.

(Описати порядок створення різних форм вихідних документів).

Згідно зі структурою звіту існують такі елементи звітів:

Заголовок звіту: розміщений на першій сторінці звіту перед верхнім колонтитулом. Містить заголовок звіту.

Верхній колонтитул: міститься по замовчуванню на кожній сторінці звіту. В загальному випадку він містить заголовки стовпців.

Заголовок групи: складається з імені групи і слова Заголовок групи.

Область даних: елементи цієї області повторюються для кожного вибраного з таблиці запису.

Примітка групи: міститься в кінці групи записів. Призначена, головним чином, для вказування числа записів чи суми значень в полях груп.

Нижній колонтитул: присутній на кожній сторінці звіту. Найчастіше його використовують для вказування номера сторінки.

Примітка звіту: міститься в кінці звіту і містить резюме звіту.