54 Довідник секретаря керівника
3. Докласти про зразкову кількість відвідувачів, що виявили бажання зустрітися з керівником у найближчий прийомний день.
4. Передати керівникові для ознайомлення письмові матеріали потенційних відвідувачів (заяви, прохання, скарги, пропозиції і т.п.).
5. Запросити додаткові вказівки по підготовці й організації майбутнього прийому, уточнити час доповіді про готовність до прийому.
Переконавши, що прийом відбудеться в звичайний час, секретар приступає до формування списку відвідувачів. При цьому він виходить із указівок керівника, тимчасових показників прийому, а також контингенту відвідувачів, що записалися на прийом до керівника.
Відповідно до Закону «Про звертання громадян» від 02.10.96 р. № 393/96-ВР під звертаннями громадян варто розуміти викладені в письмовій або усній формі пропозиції (зауваження), заяви (клопотання) і скарги. Діловодство по звертаннях громадян ведеться в порядку, що встановлений постановою КМУ від 14.04.97 р. № 348.
Усі пропозиції, що надійшли, заяви і скарги повинні прийматися і централізовано реєструватися в день їхнього надходження в регістраційно-контрольних картах, придатних для обробки персональними комп'ютерами, або в журналах. Конверти (вирізки з них) зберігаються разом із пропозицією, заявою, скаргою. Облік особистого прийому громадян ведеться в картках, у журналах або за допомогою електронно-обчислювальної техніки.
Журнальна форма реєстрації пропозицій, заяв і скарг і обліку особистого прийому громадян допускається в організаціях з річним обсягом надходження до 600 пропозицій, заяв і скарг і такою же кількістю звертань громадян на особистому прийомі.
Письмові пропозиції, заяви і скарги, подані на особистому прийомі, також підлягають централізованої реєстрації в регістраційно-контрольних картках, придатних для обробки персональними комп'ютерами, або в журналах.
Автоматизовані реєстрація пропозицій, заяв і скарг і облік особистого прийому громадян здійснюються з
Довідник секретаря керівника 55
регістраційно-контрольних форм шляхом введення в персональний комп'ютер таких елементів: дата надходження звертання; прізвище, ім'я, по батькові, категорія (соціальний стан) заявника; відкіля отримане звертання, дата, індекс, контроль; порушене питання — короткий зміст, індекси; зміст і дата резолюції, прізвище автора, виконавець, термін виконання; дата послання, індекс і зміст документа, прийняте рішення, дата зняття з контролю; номер справи по номенклатурі.
Автоматизована реєстрація обліку особистого прийому громадян шляхом прямого введення в персональний комп'ютер здійснюється за допомогою таких елементів, як дата прийому, хто приймає; прізвище, ім'я, по батькові, адреса, місце роботи, категорія (соціальний стан) заявника; порушене питання — короткий зміст, індекси; кому доручене розгляд, зміст доручення, термін виконання, прийняте рішення, дата одержання відповіді.
Склад відзначених елементів при необхідності може бути доповнена (розписка виконавця в одержанні документа, хід виконання і т.п.). Порядок розміщення елементів у випадку проведення автоматизованої реєстрації може визначатися організацією.
У процесі автоматизованої реєстрації формується банк реєстраційних даних. Автоматизовані банки даних забезпечують користувача інформацією про всі документи і їхнього місцезнаходження за допомогою виведення інформації на екран комп'ютера, а в разі потреби — на принтер.
Реєстраційний індекс пропозиції, заяви, скарги відзначається в реєстраційному штампі. Штамп наноситься на нижнє поле першого листа документа праворуч або на іншому вільному від тексту місці, крім місця, призначеного для підшивки. Реєстраційний індекс складається з початкової букви прізвища заявника і порядкового номера пропозиції, що надійшло, заяви, скарги, наприклад, Д-401. Реєстраційний індекс може бути доповнений іншими позначеннями, що забезпечують систематизацію, пошук, аналіз і збереження пропозицій, заяв і скарг.