Створення таблиці бази даних

Таблиці — основа бази даних, у них зберігаються дані. Таб­лиця створюється в два етапи.

На першому етапі планується структура таблиці: імена полів, послідовність їх розміщення, тип даних для кожного по­ля розмір полів, ключеві поля та інші властивості полів. На другому етапі таблиця заповнюється даними.

Створення структури таблиці бази даних

Для опису полів таблиці рекомендується заздалегідь скла­сти допоміжну таблицю за взірцем табл. 1, маючи на увазі, що:

• кожне поле в таблиці повинно мати персональне ім'я;

• тип даних визначає вид інформації, що зберігається в полі (в MS Access передбачені такі типи даних: лічильник (використовується для визначення унікального системного ключа таблиці), текстовий, числовий/текстовий, дата, MEMO (текст ве­ликого розміру), грошовий, логічний, гіперпосилання, об'єкт OLE (Object Linking and Embedding), майстер підстановок);

• розмір поля задає максимальну довжину рядка або діапазон чисел, що зберігаються в полі;

• формат поля задає формат виводу тексту, чисел, дат і зна­чень часу на екран і на друк;

• ключове поле — поле, значення якого однозначно визначає запис у таблиці;

• індексуються поля, за якими часто доводиться шукати або впорядковувати інформацію. Ключове поле індексується ав­томатично.

Таблиця.1. Основні параметри структури таблиці "Поста­чальники"

Ім'я поля	Тип даних	Роз­мір поля	Формат поля	Кількість десятко­вих знаків	Клю­чове слово	Індек­соване поле
Код поста­чальника	лічиль­ник	довге ціле			так	так (збіг. не доп.)
Назва поста­чальника	тексто­вий	50			ні	так (збіг. доп.)
Назва групи ма­теріалів	тексто­вий	25			ні	так (збіг. доп.)
Місцезна­ходження постачальника (область)	тексто­вий	50			ні	ні
Сума поставки матері­алів	тексто­вий		фіксо­ваний	2	ні	ні

Найчастіше структуру створюють командою Конструктор таблицы.

• Виберіть вкладку Создать у вікні ЕК451 бази даних.

У вікні Новая таблица виберіть режим Конструктор таблицы і натисніть ОК.

У кожному рядку верхньої половини вікна Конструкто-таблицы введіть: ім'я поля (в імені не допускається крапка, знак оклику і квадратні дужки); тип даних, що відповідає імені поля (див. табл. 1), вказуйте за допомогою кнопки розкриття списку в стовпці Тип данных.

• Графу Описание поля не обов'язково заповнювати.

• Для переходу із стовпця в стовпець використовуйте клаві­шу Tab або Enter.

У нижній половині вікна для кожного поля вкажіть його властивості (Свойства), використовуючи інформацію з табл. 1, попередньо натиснувши клавішею ручного маніпулятора Миш­ка (надалі — мишка) на імені поля. Рядки у вікні Свойства поля, для яких в табл. 1 немає вказівок на заповнення, не заповнюються.

Переміщається курсор з нижньої половини вікна у верхню і в зворотному порядку за допомогою клавіші F6.

• Виберіть поля, які повинні стати ключовими. У розгля­неному прикладі — поле Код постачальника. Виберіть команду Правка → Ключевое поле.

• Збережіть структуру таблиці, виконавши команду Файл → Сохранить, і введіть ім'я таблиці: ПОСТАЧАЛЬНИКИ. У вікні Сохранение натисніть ОК.