12. Деловая переписка

Ни для кого не секрет, что вежливое, грамотно написанное письмо – залог дальнейшего успешного взаимодействия с адресатом. Позвольте ознакомить вас с основными правилами деловой переписки, которые, несомненно, смогут оказать неоценимую помощь в составлении письма и уберегут от грубых, недопустимых ошибок.

Любая деловая переписка предполагает корректность и уважение к адресату, даже  если цель письма – высказать претензию.

Неприемлемо начинать текст с вашего отказа в ответ на какую-либо просьбу. Советуем объяснить, почему было принято подобное решение и что при определенных условиях к данному вопросу можно вернуться.

Кроме того, за рамками делового этикета находятся фразы типа: «Настоятельно прошу изучить и решить вопрос положительно». Иными словами, навязывание ожидаемого исхода вопроса приведет, скорее, к противоположному результату.

Не советуем также поторапливать адресата и приписывать «срочно», «незамедлительно». К содержанию письма прислушаются, прочитав фразы: «Прошу Вас ответить до такого-то числа», «Убедительно прошу Вас сразу же сообщить о своем решении»;

Оставьте любые намеки на возможную невнимательность, некомпетентность, используя формулировки типа: «Предлагаю внимательно изучить».

еловая переписка (служебная переписка, деловая корреспонденция) – понятие собирательное. К деловой переписке относятся различные виды официальных документов, входящих в систему информационно-справочной документации и используемых для обмена информацией в деловой деятельности организаций и граждан. Об основаниях классификации деловой переписки, классификации писем по назначению в деловой деятельности читайте в статье.

Основания для классификации деловой переписки

Наиболее важной для ведения переписки в деловой деятельности представляется классификация переписки по следующим основаниям:

Основания классификации	Примеры
Территория	Письма внутри страны (внутренняя переписка), международная переписка
Вид связи, используемой для доставки сообщения корреспонденту	Деловые (служебные) письма - документы, направляемые адресату (организации или лицу) по почтовой связи. Виды деловой переписки, пересылаемые по каналам электросвязи: Телеграмма - документ информационно-справочного характера, составляемый организацией (лицом) и направляемый адресату (организации или лицу) по телеграфной сети общего пользования. Телекс -телеграмма, передаваемая по абонентской телеграфной (телексной) сети. Факсограмма (факс) - получаемая на бумажном носителе копия документа (письменного, графического, изобразительного), в т. ч. делового письма, переданного по факсимильной связи. Телефонограмма -документ информационного характера, передаваемый и получаемый по телефонной связи. Электронное письмо (электронное сообщение) - документ информационно -справочного характера, передаваемый и получаемый по информационно -телекоммуникационной сети
Область применения	Управленческая переписка - переписка в сфере административного управления; коммерческая переписка- переписка в сфере предпринимательской деятельности;производственная переписка - переписка в сфере производства товаров и услуг; личная переписка -переписка вне сферы официальных отношений
Статус автора	Письма организаций (юридических лиц), письма физических лиц (граждан)
Количество адресатов	Деловые письма, направляемые: в один адрес, в несколько адресов
Роль в информационном обмене	Инициативные письма, письма-ответы
Уровень типизации текста	Письма, составляемые на основе унифицированных форм, нерегламентированные письма
Место в иерархии органов власти и управления и т. д.	Письма вышестоящих организаций, подведомственных организаций, сторонних организаций
Тематика	Письма по финансовым вопросам, по вопросам материально-технического обеспечения, по правовым вопросам и др.
Характер воздействия на адресата	Деловые письма - письма, составляемые для разрешения вопросов деловой деятельности; этикетные письма - письма, составляемые для воздействия на эмоциональную сферу адресата