Лекція 3. Системи документування та їх еволюція.
План
Визначення поняття «документування».
Кодування інформації.
Основні форми документування.
Розвиток способів документування.
Розвиток засобів документування.
Документування – це процес створення документа.
Правила документування встановлюються нормативними актами або виробляються традицією. Приміром, ДСТУ 2732:2004 «Діловодство й архівна справа. Терміни та визначення понять» подає визначення документування управлінської інформації як «створювання службових документів, змістом яких є управлінська інформація».
До документування відносяться дії, пов'язані з формуванням документа як спеціального системного триєдинства: змістового (соціальна інформація); знакового (семіотична інформація); матеріально-конструктивного (технологічного).
Із метою забезпечення такої єдності розробляються типові структури та методики процесу документостворення. Ураховуючи специфіку змістового, знакового та матеріально-конструкторського аспектів документа, розробляються сучасні класифікації систем документування.
До основних систем документування можна віднести такі: системи графічного запису; системи механічного запису; фотографічні; магнітооптичні; електромагнітні; електростатичні; оптичні; електронні.
Інформація в документі фіксується за допомогою певної «кодової» системи, що реалізується у формі різноманітних знаків-символів. Існує особлива наука – семіотика (від грец. sетіоп – знак, ознака), що займається вивченням природи, видів і функції знакових систем та знакової діяльності людини.
Знак – це матеріальний об'єкт (зображення, символ, слово тощо), що слугує для заміщення будь-якого матеріального або ідеального об'єкта, предмета. Відповідно до обраного типу знаків визначається спосіб документування та відбираються засоби, за допомогою яких буде зафіксовано, передано й збережено інформацію. Тільки належним чином створена документна інформація набуває визначеної форми.
Аналізуючи документи за будь-якою класифікацією, повинні враховуватися спосіб, засіб і форми їх створення.
Процес документування в такому випадку може бути представлений у такому вигляді: ДОКУМЕНТУВАННЯ: КОД + СПОСІБ +ЗАСІБ = ФОРМА.
Отже, разом взяті спосіб, засіб та форма визначають характер тієї чи іншої системи документування.
Графічний запис інформації, наприклад, дає змогу створювати рукописний, ідеографічний та ізографічний документ; використання комп'ютерної техніки дозволяє створювати електронні документи тощо.
Кодування інформації
У процесі документування відбувається перетворення соціальної інформації з однієї знакової форми в іншу, тобто кодування інформації, без якого неможлива реалізація основної функції документа – закріплення та передачі інформації в просторі та часі.
Кодування інформації – це вироблена система правил фіксування інформації. Основні риси, що мають бути притаманні системі кодування інформації: сталість, однотипність та визначеність інформації; однозначність, зрозумілість.
Закодована інформація передається за допомогою знаків, адже обмін інформацією в соціальній комунікації відбувається саме в знаковій формі.
Зв'язок символічних знаків із об'єктами або явищами, що замінюються визначається угодою між сторонами. Знаки можуть бути подані у вигляді літер, отворів, крапок і тире, ліній, цифр тощо. Від форми знаків та способів їх нанесення залежить рівень уявлення та сприйняття інформації, спосіб використання документа, компактність та термін його збереження.
Основні знакові методи фіксації інформації на той чи інший носій: цифровий, словесний, ідеографічний (географічні карти, ноти, креслення), формульний (словесно-цифровий), рельєфно-крапковий, іконічний (знаки зображення).
Одні знаки подібні зображеному й створюються за допомогою більш-менш чіткого відтворення реальних об'єктів або явищ – іконічні немовленнєві знаки (малюнки, фотографії, кінофільми, відеофільми).
Інші несуть ціленаправлений характер і не схожі на відтворюваний предмет або явище. Вони, на відміну від іконічного знаку, не схожі з тим предметом або явищем, яке позначають. Для того, щоб зрозуміти (розшифрувати) інформацію, людина повинна заздалегідь вивчити значення знаку-символу. До документів, що використовують мовленнєві знаки – умовні позначення, відносяться вербальні (словесні) документи (збірники, брошури, журнали, газети, бюлетені і т.д.) та ідеографічні документи (географічні карти, ноти, креслення).
Знак разом із його значенням називають символом.
Код і знак дозволяють передавати інформацію у символічному вигляді, зручному для її кодування та декодування.
У процесі документування використовуються, як правило, не окремі знаки, а їх комбінація, яку прийнято називати знаковою системою. Наприклад, словесні символи, як загальноприйняті в суспільстві, у процесі мовлення комбінуються один із одним, утворюючи різні за своїм змістом повідомлення. Набір синтаксичних, семантичних та прагматичних правил створює мову.
За час існування цивілізації людство створило велику кількість мов, які прийнято класифікувати на природні (натуральні), штучні (машинні, інформаційні) мови та мови посередники (при машинній обробці). Відповідно розрізняють коди та знаки, як природних так і штучних мов.
Природні мови вирізняються тим, що мовні знаки виникають непередбачено, а штучні знаки створюються свідомо. Історично вони виникли в процесі розвитку людського суспільства. Найдавнішою з них є мова міміки та жестів.
Основним речовим способом кодування інформації є вербальна мова. Кожне слово тут не більше, ніж умовний знак, яким люди домовилися виражати те чи інше поняття, предмет. Із природними мовами пов'язаний код письма, виникнення якого викликало появу документа.
Штучні мови – це спеціально розроблені коди для особливих видів діяльності, передачі спеціальних повідомлень. Прикладами можуть бути різні цифри, азбука Морзе, азбука прапорців на флоті, міжнародні мови Воляпюк, Ідо, Есперанто, Окціденталь, Новіаль, Інтерлінгва, міжнародний фонетичний алфавіт, мови машинного програмування.