1.5. Составление и оформление справочно-информационных документов. Справочно-информационные документы: протокол и выписка из протокола, акты, справки, докладные, служебные и объяснительные записки.

Составление и оформление протоколов

Протокол – сложный вид документа, который по одним признакам может быть отнесен к организационно – распорядительным документам, по другим - к справочно-информационным документам. Он фиксирует ход обсуждения вопросов и решений (постановлений), принятых коллегиальным органом. Коллегиальность - принцип управления, при котором руководство осуществляется не единолично, а группой лиц, обладающих равными правами при решении вопросов; форма принятия решений, при которой учитывается коллективное мнение, используется метод обсуждения. В связи с этим, протокол как коллегиально созданный документ, подписывается двумя лицами: секретарем и председателем.

Формуляр протокола:

постоянные реквизиты "единого" бланка:

- эмблема (03);

- наименование организации (06);

- наименование вида документа (08) (ПРОТОКОЛ);

переменные реквизиты "единого" бланка:

- дата (09);

- регистрационный номер (10);

- место составления или издания документа (место; где состоялось заседание) (12);

- заголовок (17);

- текст (19);

- отметка о наличии приложения (20)1;

- подписи (21).

Протокол отражает деятельность по совместному принятию решений коллегиальным органом или группой работников. Следует различать протоколы заседаний, создаваемые в управленческой деятельности предприятий (рассматриваемые в данном курсе), и протоколы следственных, судебных и административных органов, а также протоколы договорного типа – протоколы разногласий, согласования цен и т.д.

Протокол может быть оформлен в виде полного или краткого. Полный протокол содержит запись всех выступлений на заседании, краткий - только фамилии выступавших и краткую запись о теме выступления. Краткая форма протокола допустима при наличии стенограммы или текстов докладов и выступлений, которые прилагаются к протоколу.

Пример оформления протокола

ЗАО «Север»

 ПРОТОКОЛ

_________№_________

Москва

Заседания совета директоров

Председатель - Семенов И.И.

Секретарь - Сидоров П.П.

Присутствовали: Васильев В.В., Михайлов М.М.,

Приглашенные: заместитель директора по производству Купцов К.К.,

Повестка дня:

1.О реализации проекта производства новых изделий.

2. Об участии в специализированной выставке.

1. СЛУШАЛИ:

       Маркова М.А. - текст доклада прилагается.

Кузнецова К.К. - текст доклада прилагается.

ВЫСТУПИЛИ:

РЕШИЛИ:

Приложение: 1. Текст доклада Кузнецова К.К. на 3 л. в 1 экз.

           2. Текст доклада Маркова М.А. на 2 л. в 1 экз.

Председатель И.И. Семенов

Секретарь П.П. Сидоров

Составление и оформление актов

Акт — справочно-информационный документ, фиксирующий состояние объекта и, при необходимости, рекомендации комиссии. Существует большое количество разновидностей актов: акты ликвидации (учреждений, организаций, предприятий); приема-передачи (при смене руководства, передаче дел, материальных ценностей и т.д.); акты сдачи-приема (при выполнении заказчиком и исполнителем работы договорных обязательств); приема объектов; проведения испытаний; уничтожения документов и дел, испорченных товаров и т.п.; списания; инвентаризации; несчастных случаев; проверок и др.

Все разновидности актов составляются по единой схеме. Формуляр акта:

постоянные реквизиты "единого бланка":

- эмблема (03);

- наименование организации (06);

- наименование вида документа (08) (АКТ);

переменные реквизиты "единого" бланка:

- дата (09);

- регистрационный номер (10);

-место составления или издания документа (12);

- заголовок (17);

- текст (19);

- отметка о наличии приложения (20);

- подписи членов комиссии (21);

- гриф утверждения (15).

Пример оформления акта.

ЗАО «Искра»

УТВЕРЖДАЮ

        Директор

АКТ И.И. Иванов

___________№_____________       ______________________

  Москва   

     

О проверке сохранности документов

Основание: приказ директора от 01.10.07 № 12 «О мерах по обеспечению сохранности документов»

Составлен комиссией: Председатель - заместитель директора по персоналу Петров П.П…………….

Составлен в 2 экз.

1-й экз. - в дело № 01-14

2-й экз. - в объединение «Мосгорархив»

 

Председатель П.П. Петров

Члены комиссии В.В. Викторов

Р.Р. Романова