Висновок

З усього вище сказаного, можна підвести наступні підсумки.

Австралійські державні стандарти в області діловодства і управління документацією стали базисом для аналогічних міжнародних стандартів, що свідчить про активну і передову діяльність австралійських документознавців і архівістів у сфері стандартизації роботи по управлінню документацією, включаючи і управління електронними документами.

Методологічною основою для ИСО 15489-2001 стала модель, розроблена в 1993 році, у рамках курсу "Поняття про системи роботи з документацією" Дэвидом Бирманом, викладачем університету.

Створення стандарту з управління документами стало одним з ключових рішень в умовах сучасних тенденцій глобалізації світових економічних стосунків. Діяльність сучасних компаній давно вийшла за межі національних меж, транснаціональні корпорації мають представництва у багатьох країнах, де їм доводиться враховувати правила національної економіки, норми права і діловодства.

У Австралії окрім стандартів з управління документами і діловодними метаданими, діє національний стандарт з процесного аналізу при роботі з документами.

ИСО 15489 розглядає системи управління документами як інформаційні системи, де разом з технологічними засобами і процесами, а також з відповідними інформаційними засобами і процесами, завжди ядром є людина, яка створює інформацію і управляє нею. Інформаційна ж система може тільки її перетворювати.

У Австралії, США, Європі уперше були сформульовані основні функціональні вимоги до СУЕД і йде активний процес переходу від неавтоматизованих систем управління документацією до СУЕД.

Призначення СУЕД - це організація зберігання електронних документів, а також роботи з ними (зокрема, їх пошуку як за атрибутами, так і за змістом). У СУЕД повинні автоматично відстежуватися зміни в документах, терміни виконання документів, рух документів, а також контролюватися усі їх версії і підверсії.

СУЕД є важливим для успішного ведення бізнесу в організаціях. При впровадженні СУЕД отримуються тактичні і стратегічні вигоди. Тактичні вигоди визначаються скороченням витрат при впровадженні СУЕД, пов'язаним із звільненням фізичного місця для зберігання документів; зменшенням витрат на копіювання і доставку документів в паперовому виді; зниженням витрат на персонал і устаткування та ін.

Австралія також є провідним розробником, користувачем стандартів "єдиної архітектури" для міжвідомчої, міжгалузевої і міжкорпоративної взаємодії.

Для проектування, створення, впровадження, моніторингу, експлуатації систем управління електронними документами відповідно до стандарту ИСО 15 489-2001 організаціям необхідно приймати на роботу співробітників, що мають професійну кваліфікацію в області управління документами або архівами, для управління програмами в області документів і для виконання таких вузькоспеціалізованих процесів, як класифікація, підготовка переліків документів і проектування системи. Відповідні професійні навички також повинні включати розуміння роботи електронних систем.