7.3. Аналітичний та синтетичний облік запасів
Для синтетичного обліку запасів призначено 2-й клас Плану рахунків «Запаси», а для виробничих запасів рахунки 20 «Виробничі запаси» та 22 «Малоцінні та швидкозношувані предмети».
Рахунок 20 «Виробничі запаси» призначено для узагальнення інформації про наявність і рух належних підприємству запасів сировини і матеріалів (у тому числі сировина і матеріали, які є в дорозі та в переробці), будівельних матеріалів, запасних частин, матеріалів сільськогосподарського призначення, палива, тари й тарних матеріалів, відходів основного виробництва.
За дебетом рахунку 20 «Виробничі запаси» відображаються надходження запасів на підприємство, їх дооцінки, за кредитом – витрачання на виробництво (експлуатацію, будівництво), переробку, відпуск (передачу) на сторону, уцінка тощо.
Рахунок 22 «Малоцінні та швидкозношувані предмети» призначений для обліку й узагальнення інформації про наявність та рух малоцінних та швидкозношуваних предметів, що належать підприємству та знаходяться у складі запасів.
До малоцінних та швидкозношуваних предметів належать предмети, що використовуються не більше одного року або нормального операційного циклу, якщо він більше одного року, зокрема: інструменти, господарський інвентар, спеціальне оснащення, спеціальний одяг, спеціальне взуття, а також постільні речі незалежно від їх вартості та терміну служби, тимчасові споруди, пристосування і пристрої, тара для зберігання товарно м- матеріальних цінностей на складах або для здійснення технологічних процесів тощо.
За дебетом рахунку 22 відображаються за первісною вартістю придбані (отримані) або виготовлені малоцінні та швидкозношувані предмети, за кредитом – за обліковою вартістю відпуск малоцінних та швидкозношуваних предметів в експлуатацію із списанням на рахунки обліку витрат, а також списання нестач і втрат від псування таких предметів.
Рахунок 20 „Виробничі запаси” має субрахунки:
Основні господарські операції та кореспонденцію рахунків за ними, що відображають надходження та витрачання виробничих запасів, наведено в табл. 7.2.
Таблиця 7.2.
Типова кореспонденція рахунків з обліку виробничих запасів
Зміст господарської операції |
Дебет |
Кредит |
1. Придбання виробничих запасів від постачальників (первинний документ: прибутковий ордер) |
20, 22, 641 |
63 |
2. Придбання виробничих запасів підзвітними особами (первинний документ: прибутковий ордер) |
20, 22,641 |
372 |
3. Оприбуткування виробничих запасів власного виробництва, що призначені для внутрішнього використання (первинний документ: прибутковий ордер) |
20, 22 |
23 |
4. Списання вартості виробничих запасів на підготовку і освоєння виробництва (первинний документ: лімітно-забірна картка) |
39 |
20, 22 |
5. Списання відпущених МШП, термін корисного використання яких менше одного року, на витрати в момент передавання їх в експлуатацію (первинний документ: акт на списання малоцінних та швидкозношуваних предметів) |
23, 91, 92, 941, 93, 15 |
22 |
6. Виробничі запаси відпущені у виробництво (первинний документ: лімітно-забірна картка) |
23 |
20 |
7. Відображена вартість нестач і втрат виробничих запасів при інвентаризації (первинний документ: звіряльна відомість) |
375 |
20, 22 |
8. Відображена сума реалізованих виробничих запасів (первинний документ: накладна) |
36 |
712 |
9. Відображені розрахунки по податкових зобов’язаннях на суму ПДВ (первинний документ: податкова накладна) |
712 |
641 |
10. Перерахована до Державного бюджету сума ПДВ (первинні документи: платіжне доручення, виписка банку) |
641 |
31 |
11. Надходження грошових коштів за реалізовані виробничі запаси (первинний документ виписка банку) |
31 |
36 |
12. Відображені витрати, пов’язані з реалізацією виробничих запасів (первинний документ: довідка бухгалтерії) |
943 |
20, 22 |
13. Списання собівартості реалізованих виробничих запасів (первинний документ: довідка бухгалтерії) |
79 |
943 |
Для отримання деталізованої інформації, необхідної для управління запасами за їх окремими видами та процесами, організовується аналітичний облік.
Дані аналітичного обліку використовуються, переважно, в системі менеджменту, а його інформація необхідна управлінцям різних рівнів.
Деталізація аналітичного обліку виробничих запасів обумовлена, по-перше, наявністю великої кількості складів для їх зберігання; по-друге, значною їх номенклатурою; по-третє, складною організаційною та виробничою структурами підприємства тощо.
До окремих рахунків синтетичного обліку та субрахунків можуть бути відкриті рахунки аналітичного обліку, які дозволяють визначити їх обсяг в цілому та за кожним видом окремо.
Кожне підприємство відкриває аналітичні рахунки залежно від потреби в кількості, необхідній для управління виробництвом. Найбільш типовими розрізами аналітики можуть виступати наступні: склади, комори, матеріально відповідальні особи, групи запасів, види діяльності тощо.
Аналітичний облік виробничих запасів ведеться в розрізі їх найменувань або однорідних груп, за допомогою карток складського обліку, які розміщуються в картотеці за технічними групами виробничих запасів відповідно до номенклатури-цінника. Кожна з груп виробничих запасів поділяється за видами, сортами, марками, типами, розмірами. Кожному найменуванню, сорту, розміру виробничих запасів привласнюється коротке числове позначення (номенклатурний номер), яке записують до спеціального реєстру – номенклатури-цінника, де також вказують одиницю виміру та облікову ціну запасу.
На кожному документі з руху виробничих запасів повинно бути вказано не тільки найменування запасу, але й номенклатурний номер, що дозволяє уникати помилок під час заповнення прибуткових і видаткових документів та здійснення записів у складському і бухгалтерському обліку виробничих запасів.
Для обліку виробничих запасів, що не належать підприємству Планом рахунків передбачено використання позабалансового рахунку 02 «Активи на відповідальному зберіганні» призначено для обліку цінностей, які тимчасово знаходяться на підприємстві та не є його власністю, прийняті на комісію, в переробку, до монтажу, в довірче управління. Облік цих цінностей ведеться за цінами, що передбачені в договорах, приймально-передавальних актах тощо. Всі товарно-матеріальні цінності, що обліковуються на цьому рахунку, підлягають інвентаризації в порядку і в строки, передбачені наказом про облікову політику, а також планом проведення інвентаризації.
Отже, важливою умовою для підприємства є правильна організація синтетичного і аналітичного обліку на рахунках і в регістрах, для того, щоб користувачі отримували точну, достовірну інформацію про діяльність підприємства з метою прийняття обґрунтованих рішень щодо інвестування своїх обмежених ресурсів в обраний ними бізнес.