4.2. Облік запасів за допомогою арм бухгалтера

Облік запасів починається зі налаштування у конфігурації за допомогою обробок «Настройка параметров учета» і «Учетная политика организации» деталізації аналітичного обліку ТМЦ. При цьому установка окремих прапорців вплине на аналітику плану рахунків, а налаштування автоматично відпрацьовуватимуться документами конфігурації. Потрібні налаштування рекомендується здійснити перед початком роботи. Як впливає налаштування певних прапорців на облік, показано у таблиці 1.

Таблиця 1.

Види налаштувань та параметри, які їм відповідають

Вид налаштування	Шлях	Встановлені параметри
Вести партійний облік	Предприятие - Настройка параметров учета – Запасы – Вести учет по партиям	Встановлює субконто партії на рахунках, де обліковується номенклатура
Облік ФІФО	Предприятие - Учетная политика организации	Встановлює облік за партіями
Вести складський облік	Предприятие - Настройка параметров учета - Запасы - Вести складской учт	На рахунках, що мають аналітичний облік за номенклатурою, встановлюється субконто «Склады» (при знятті прапорця у процесі, інформація про склади буде втрачена). При встановленому складському обліку метод оцінки вибуття запасів застосовується не в рамках всієї організації, а в рамках складу
Вести підсумковий облік за складами	Предприятие - Настройка параметров учета - Запасы - Вести складской учет - Суммовой учет по складам	Ведеться облік загальних сум по складах, якщо позначка не встановлена, то ведеться тільки кількісний облік по складу

Одним із параметрів облікової політики є оцінка вибуття запасів. Для правильного застосування методів оцінки при списанні запасів у конфігурації передбачено субконто «Партии», у вигляді яких виступають документи:

— «Отчет производства за смену»;

— «Авансовый отчет»;

— «Оприходование товаров»;

— «Поступление товаров и услуг»;

— «Возврат товаров от покупателя»;

— «Поступление из переработки»;

— «Партия (ручной учет)»;

— «Перемещение товаров».

Партія є джерелом інформації про документ, що утворив партію, контрагента, договір, ціну номенклатури. Партія дозволяє представити докладну вартісну оцінку запасів і при списанні партій реалізовувати алгоритм погашення партій (перших за часом надходження, середньої).

Аналітичний облік запасів ведеться у конфігурації за номенклатурою (ТМЦ), складами і партіями (окрім рахунків 21 «Поточні біологічні активи», 23 «Виробництво», 24 «Брак»). Для зберігання даних про ТМЦ використовується довідник «Номенклатура», для даних про фактичні місця зберігання – довідник «Склади», для організації обліку вибуття запасів - «Партии».

У довіднику «Номенклатура» зберігається інформація про запаси, а також послуги, що надаються і споживаються підприємством. Цей довідник незалежний від організацій і складів, тобто всі елементи довідника використовуються всіма організаціями, які ведуться в інформаційній системі. У довіднику немає жорстких прив'язок до виду номенклатури і один і той же елемент може бути як матеріалом, так і продукцією, а його вигляд визначається в контексті господарської операції.

Для більш зручного обліку запаси відповідно до своїх завдань можна розподілити на групи. Щоб створити групу номенклатури необхідно скористатися піктограмою «Добавить группу» або клавішами Ctrl+F9 і в діалоговому вікні заповнити «Наименование».

Для створення елемента довідника «Номенклатура» в потрібній групі можна скористатись піктограмою «Додати» або клавішею Ins. У вікні заповнення довідника необхідно заповнити назву, повну назву, артикул. Окрім того, при необхідності на закладці «Основные» встановити такі параметри:

• «Бланк строгого учета» – свідчить, що облік ведеться як на балансовому рахунку, так і на позабалансовому, а «Учитывается по номинальной стоимости» - бланк обліковується за номінальною вартістю;

• «Услуга» - встановлюється при обліку послуг (складський облік не ведеться);

• «Является транспортной услугой» - впливає тільки на друкарську форму документа податкова накладна;

• «Ставка НДС» та «Льгота НДС» - використовується для встановлення ставки або пільг по ПДВ в документах;

• «Измеряется в суммовом выражении», «Текст для печати НН» - використовується при формуванні друкованої форми податкової накладної, якщо елемент номенклатури не вимірюється в кількісному вираженні;

• «Код УКТВЭД» - використовується для зазначення коду класифікації імпортованих товарів;

• «Единица измерения» – використовується для встановлення базової (облікової) одиниці виміру з довідника «Единицы измерения»;

• «Номенклатурная группа»- використовується для встановлення параметрів групування доходів і витрат підприємства з використанням довідника «Номенклатурные группы». Це окремий незалежний довідник, що застосовується як розріз аналітики на рахунках обліку виробництва, з розподілом на групи (продукції, що випускається, товарів, послуг, що надаються) відповідно до завдань оцінки центрів витрат (основного допоміжного виробництва) та доходів від продажу. Він використовується з метою контролю витрат, оцінки виконання бюджетів, управління за відхиленнями, контроль накладних витрат за групами продукції, економічної ефективності напрямів. Кожен елемент номенклатури у довіднику входить тільки до однієї групи, при цьому кількість елементів у ній необмежена;

• «Статья затрат» - використовується для формування витрат в податковому обліку при списанні запасів у виробництво. Заповнюється за статтями декларації з податку на прибуток.

Після заповнення цих параметрів записуємо довідник за допомогою кнопки «Записать» доступними стають інші вкладки:

• «Цены» – використовується для вставлення типів цін номенклатури. Для зберігання типів цін призначено довідник «Типы цен», що містить довільну кількість типів цін, що їх використовує підприємство. Для них задаються валюта, метод і порядок округлення. Ціни задаються у будь-якій валюті. Під час виписування документів продажу (рахунки, накладні) ці ціни перераховуються у валюту документа за поточним курсом НБУ (крос-перерахунок з однієї іноземної валюти в іншу відбувається через курс гривні). Можна встановлювати ціни вручну за допомогою документу «Установка цен номенклатуры» (меню «Товари»-»Предприятие»), а на даній вкладці буде відображатися остання встановлена ​​ціна. Або для потрібного типу номенклатури в довіднику встановити ціну і натиснути «Записать цены», тоді автоматично сформується документ і відобразиться на закладці.

• «Единицы измерения» – використовується для встановлення можливих одиниць виміру для даної номенклатури, якщо запас може виміряти в різних одиницях. Окрім того, навпроти кожної одиниці виміру встановлюється коефіцієнт перерахунку запасу у базову одиницю виміру (використовується, коли запас надходить в одних одиницях вимірювання, а вибуває в інших). Для заповнення закладки використовується довідник «Единицы измерения», що має однорівневу структуру. Для заповнення довідника може використовуватися вбудований класифікатор, який викликається кнопкою «Под­бор из классификатора», де необхідно вибрати потрібну одиницю і встановити натисканням Enter.

• «Счет учета» – використовується для автоматичної підстановки в документи рахунків обліку запасів. Формується автоматично за умови налаштування регістру «Счета учета номенклатуры». Налаштувати даний регістр можна для як для окремого елемента, так і для групи довідників. Для налаштування необхідно у довіднику «Номенклатури» натиснути на кнопку «Перейти» і вибирати пункт «Счета учета номенклатуры». У новому вікні необхідно створити новий регістр кнопкою «Добавить», який повинен відповідати назві папки для якої ми здійснюємо налаштування. Всі поля для записів можна поділити на три блоки. У першому блоці описуються загальні значення (склад, організація, вид номенклатури, тип складу). Часто ці значення взагалі не заповнюються. Якщо в певних налаштування порожня комірка, то рахунки обліку будуть діяти у всіх аналітичних розрізах. (наприклад, якщо в налаштуванні порожня організація - рахунки обліку будуть діяти для всіх організацій). Другий блок - встановлення за замовчуванням рахунків бухгалтерського обліку. Третій блок - встановлення податкових значень по ПДВ, по доходах і витратах, які будуть за замовчуванням відображатися в документах. Регістр, як правило, налаштовується один раз після створення групи і до початку роботи в програмі.

• «Склады» – використовується для аналітичного обліку за місцями зберігання. Заповнюється з довідника «Склады», що містить перелік місць зберігання товарів (складів, комор, кімнат тощо). Склади можуть бути різних видів — гуртовий, роздрібний, у конфігурації також використовується абревіатура АТТ — автоматизована торгова точка і неавтоматизована торгова точка (НТТ). Два останні необхідні для роздрібної торгівлі. У межах складу може встановлюватися тип цін номенклатури з довідника «Тип цен номенклатуры».

• «Схеми реализации» – використовується для встановлення рахунків доходів та витрат при реалізації даного запасу. Для цього передбачено довідник «Схемы реализации», який вже має певні налаштування і може бути змінений чи налаштований користувачем. Ці схеми також зазначаються у регістрі відомостей «Счета учета номенклатуры», для використання за замовчуванням.

• «Спецификации» - використовується для автоматичного заповнення виробничих документів «Звіт виробництва за зміну» або «Вимога накладна».

Перед початком оформлення документів із запасами рекомендується переглянути перераховані довідники (меню Операции — Справочники) та відредагувати їх відповідно до завдань підприємства.

Після налаштування довідників можна розпочати роботу з документами по надходженню запасів на підприємство. У конфігурації «1С:Бухгалтерія 8.2» розрізняють схеми надходження запасів від постачальників (вітчизняних та іноземних) і від підзвітних осіб, які опрацьовуються універсальним документом «Поступление товаров и услуг» з різними видами операцій. Найчастіше запаси придбаються за кошти. Надходження запасів, придбаних за кошти, у конфігурації оформляється в такій послідовності:

1. Реєструється в конфігурації договір з постачальником в довіднику «Договор», який надалі виступатиме замовленням.

2. Реєструється рахунок постачальника документом «Счет на оплату поставщику» (меню Покупка). Даний документ є тільки документом на оплату і проведень по оприбуткуванню він не робить.

3. Формується документ «Доверенность» (меню «Покупка»), що передбачає друкування довіреності на бланк суворої звітності або у звичайному форматі. Даний документ є тільки документом, необхідним для отримання від постачальника ТМЦ і проведень не формує.

4. Оприбуткування запасів здійснюється на основі видаткової накладної і реєструється в програмі документом «Поступление товаров и услуг» (меню «Покупка»), при проведенні якого формуються відповідні проведення. За умови придбання ТМЦ за готівку, оприбуткування також може здійснюватися документом «Авансовый отчет» (меню «Касса»). Якщо на момент надходження запасів у конфігурації вже є зареєстрований рахунок, то накладну вводять на підставі рахунка.

При заповненні нового документа система багато параметрів заповнює за замовчуванням, а саме: «Номер», «Организация», «Склад» і т.д. Після цього встановлюється необхідна операція зі списку: «покупка-комиссия» - для реєстрації операції купівлі ТМЦ та послуг; «в переработку» - отримання ТМЦ в переробку на умовах давальницької сировини, «оборудование» - придбання основних засобів чи ІНМА; «объекты строительства» - придбання об’єктів будівництва; «бланки строгой отчетности» - придбання бланків суворої звітності. При виборі операції змінюється видимий склад реквізитів і граф табличної частини.

Залежно від виду операції міняються і закладки, у яких відображаються відповідно:

• «товары» - придбані у контрагента ТМЦ;

• «услуги» - отримані від контрагента послуги;

• «материалы» - отримані від контрагента матеріали в переробку;

• «оборудование» - придбані у контрагента основні засоби чи ІНМА;

• «объекты строительства» - придбані у контрагента об’єкти будівництва;

• «бланки» - придбані у контрагента бланки суворої звітності;

• «счета учета расчетов» - рахунки обліку розрахунків з контрагентом, рахунки обліку ПДВ;

• «дополнительно» - довідкова інформація, зокрема номер і дата документа отриманого від контрагента;

• «тара» - отримана від контрагента тара (закладка стає видимою тільки коли в довіднику «Настройки параметров учета» (меню «Предприятие») в закладці «Запасы» налаштовано «Ведется учет возвратной тары»).

Для заповнення табличної частини документи можна скористатися піктограмою «Добавить» або кнопкою «Подбор». Викликавши за допомогою кнопки «Подбор» вікно «Подбор номенклатуры в документ» можна здійснити підбір за такими параметрами:

1. «По справочнику» - у формі підбору відобразиться список позицій з довідника «Номенклатура»;

2. «Остатки номенклатуры» - у формі підбору відобразиться додаткова колонка «Остаток организации», де відобразиться залишок по даному виду ТМЦ;

3. «Цены номенклатуры» - у формі підбору відобразиться встановлена у довіднику ціна;

4. «Остатки и цены» - у формі підбору відобразиться залишки та ціни по заданому запасу.

Два останні параметри викликаються тільки в документах з реалізації ТМЦ.

Після проведення документ формує проведення, для перегляду яких призначені кнопки «Провести» та «ДтКт». Після проведення документ записується у базі, утворює партію і формує записи у регістрах обліку.

5. Оскільки можливі додаткові витрати на придбання ТМЦ, їх важливо віднести до вартості придбаних запасів. «1С:Бухгалтерія» передбачає метод безпосереднього включення додаткових витрат на придбання до вартості активів. Для цього передбачено документ «Поступление дополнительных расходов» (меню «Покупка»). Він дозволяє врахувати додаткові витрати у вартості, при потребі розподіливши їх пропорційно до вартості придбаних активів. Даний документ можна створити самостійно у журналі. У цьому випадку рекомендується скористатися кнопкою «Заполнить», яка передбачає два варіанти: «заполнить по поступленню», що заповнює табличну частину згідно з вибраним документом надходження; «добавить из поступлення», що допомагає заповнити табличну частину на основі декількох документів. Також, вищенаведений документ можна сформувати на підставі документа, яким було відображено надходження цінностей за допомогою піктограми «Ввести на основании». У нижній частині документа «Поступление доп. расходов» відображаються цінності, за якими понесені додаткові витрати та їх вартість. Крім того, у документі вказується сума додаткових витрат, спосіб їх розподілу (по сумі або за кількістю), ставка ПДВ, а у графі зміст вказується вид додаткових витрат, наприклад, транспортні послуги. Суму додаткових витрат можна занести в верхню графу – «сума расхода» або відобразити в нижній частині документа «Доп. расходы (сумма)». Верхня графа зазвичай заповнюється, якщо додаткові витрати відносяться до декількох видів цінностей. У цьому випадку програма розподілить їх автоматично, виходячи із зазначеного способу: по сумі або за кількістю. Головне - відобразити суму додаткових витрат лише один раз: у верхній або нижній частині документа, інакше кінцева сума по документу буде подвоєна.

6. В податковому кредиті відображається сума ПДВ згідно податкової накладної постачальника (за умови, що постачальник є платником ПДВ) документом «Регистрация входящего налогового документа» з меню «Покупка». Основним реквізитом документа є «Вид операции», він визначає за якою господарською операцією реєструється підтверджений ПДВ. Для автоматичного визначення виду операції необхідно використовувати механізм «Ввод на основании». Вхідна податкова накладна також може бути створена без використання механізму «Ввод на основании», але тоді потрібно вручну заповнити шапку документа і скористатися кнопкою «Заполнить» для табличної частини.

Якщо придбані запаси необхідно повернути постачальникові, використовується документ «Возврат товаров поставщику», який можна ввести на підставі накладної, якою було оприбутковано ТМЦ, що повертається. У цьому разі більшість полів документа заповнюються автоматично. Якщо в документі не вказати параметр «Документ надходження» і заповнити документ вручну, то списання товарів відбудеться згідно методу партійного обліку - встановленого в облікової політиці організації. Різниця між ціною ТМЦ партії списання і ціною ТМЦ повернення відображається у витратах або доходах підприємства.

Запаси можуть вибувати також з інших причин. Основні напрями вибуття запасів — виробнича переробка, переміщення всередині балансу на інші склади і в торгові точки, комплектація, продаж, списання на потреби підприємства. Запаси можуть вибувати також з причин, не пов’язаних із господарською діяльністю. Це може відбуватися у результаті їх безоплатної передачі іншим юридичним та фізичним особам, списання для власних господарських потреб, встановлення наднормативних недостач і крадіжок тощо.

Питання списання запасів на виробництво та їх реалізації розглянемо на наступних заняттях.

Переміщення запасів всередині підприємства здійснюється за допомогою документа «Перемещение товаров». У даному документі вказуються номенклатура ТМЦ, рахунки обліку та склади відправника та одержувача запасів.

Для зміни складу та комплектації запасів використовується документ «Комплектация номенклатуры» в режимах «Комплектация» для формування однієї одиниці ТМЦ з декількох одиниць та «Разукомплектация» для формування декількох одиниць з однієї одиниці ТМЦ. В графі «Номенклатура» даного документа заповнюється запас, що комплектується або розкомплектовується, в графі «Количетво» відповідно кількість вищенаведених запасів, на закладці «Счета учета комплекта» - рахунок на якому буде обліковуватися комплект, на закладці «Комплетующие» - склад комплекту.

Списання ТМЦ проводиться документом «Списание товаров» (меню «Склад»). У даному документі вказуються номенклатура та кількість списаних ТМЦ, а сума розраховується автоматично. У табличній частині закладки «Товары» номенклатуру для списання можна вносити самостійно або скористатися кнопкою «Подбор», у закладці «Счета учета» вибирається рахунок витрат та податкове призначення, у закладці «Дополнительно» - склад комісія списання ТМЦ.

Запаси підприємства отримуються, зберігаються і використовуються, в основному, в господарській діяльності. Проте є досить типові ситуації, коли запаси з різних причин використовуються з іншою метою, ніж господарська діяльність. Під визначення «інше вибуття запасів» потрапляють крадіжки, втрати при виникненні надзвичайних подій, без­оплатні передачі, внутрішнє використання з метою, не пов’язаною безпосередньо з господарською діяльністю.

При цьому перегляду і коригуванню підлягає і бухгалтерський, і податковий облік таких запасів. Для цього у програмі передбачено спеціальний документ, що дозволяє виконати коригування, а їхні результати будуть враховані під час автоматичного заповнення податкових декларацій.

Під час оприбуткування товарів документом «Поступление товаров и услуг» їм присвоюється податкове призначення, як правило, «для господарської діяльності». Якщо надалі напрям використання цих запасів змінюється, перед їх використанням змінюють податкове призначення запасів спеціальним документом «Изменение налогового назначения запасов». Зміна податкового призначення спричинює перегляд суми податкових витрат і суми податкового кредиту з ПДВ. Результатом проведення документа буде переведення запасу в розряд невиробничих та коригувальні проведення з ПДВ.

Вищенаведений документ формується також перед списанням нестач товарно-матеріальних цінностей виявлених підчас проведення інвентаризації. В свою чергу інвентаризація запасів оформляється документом «Инвентаризация товаров на складе» (меню «Склад»). При оформленні даного документа у рядку Склад вибираємо потрібний склад, інвентаризація якого проводиться, після чого натискається кнопка «Заполнить» → «Заполнить по остаткам на складе». У табличній частині з'являється список товарів. У колонці «Учет.количество» відображаються залишки на складі, згідно облікових даних, а у колонці «Количество» - реальна кількість товару на складі. Якщо є розбіжності, то реальна кількість вноситься в колонку «Кількість», після чого у колонці «Відхилення» буде виведено відхилення від облікової кількості. Даний документ не робить проводок і не змінює кількість товару на складі, для цього ми використовуються документи: «Списание товаров» (який вже розглядався) і «Оприходование товаров», в якому вказується документ інвентаризації, згідно якого виявлені залишки, ТМЦ по яких виявлені залишки, їх кількість та вартість, та рахунки доходів.