9.2.6 Макросы

Макросы — это небольшие программы, в которых содержатся макрокоманды Access, предназначенные для выполнения одного или нескольких действий, — например, открыть форму, распечатать отчет, запустить запрос или импортировать данные. В окне конструктора макросов можно выбрать макрокоманду и задать ее параметры.

При запуске макроса автоматически выполняется одна или несколько команд базы данных. Макросы могут применяться для автоматизации часто выполняемых задач. Примеры рутинных операций, которые можно автоматизировать с помощью макросов:

• распечатка группы ежемесячных отчетов;

• добавление в таблицу новой записи с ее датировкой, указанием точного времени добавления и ваших инициалов;

• импорт файла с данными, запуск определенных запросов с тем, чтобы отформатировать новые данные, и добавление получившихся в результате данных в другую таблицу в базе данных;

• распечатка писем для заказчиков и отметка даты отправки писем в данных о заказчиках;

• копирование данных из одной формы в другую.

После того как макрос создан, его можно запускать из окна базы данных или связать с ним кнопку в форме.

9.2.7 Модули

Модули содержат программный код, взаимодействующий с такими объектами базы данных как таблицы, запросы и формы.

9.2.8 Панель инструментов окна базы данных

В каждой базе данных Access имеется окно базы данных. В окне базы данных, помимо вышеперечисленных объектов, имеется своя панель инструментов со следующими кнопками:

• Открыть — для открытия объекта базы данных и работы с ним;

• Просмотр — для открытия отчета в режиме предварительного просмотра (только для отчетов);

• Запуск — для запуска макроса или модуля (только для макросов и модулей);

• Конструктор — для изменения макета выбранного объекта;

• Создать — для создания нового объекта базы данных.

9.3 Приемы работы с базой данных

9.3.1 Создание нового объекта

Существует несколько способов создания нового объекта в открытом окне базы данных:

• щелкните на кнопке того типа объекта базы данных, который необходимо создать, а затем щелкните на кнопке Создать;

• на панели инструментов щелкните на кнопке со списком Новый объект и выберите необходимый тип объекта;

• выберите необходимый тип объекта в одном из подменю в меню Вставка.

9.3.2 Открытие объекта

Чтобы открыть объект, необходимо выполнить следующие действия.

1. В окне базы данных щелкните на кнопке объекта того типа, с которым собираетесь работать.

2. В окне базы данных выделите имя необходимого объекта.

3. Щелкните на кнопке Открыть.

Чтобы открыть таблицу, запрос, форму, страницу или отчет (а также запустить макрос либо отредактировать модуль), щелкните два раза на имени объекта в окне базы данных. Можно также щелкнуть правой кнопкой мыши на значке объекта и выбрать в контекстном меню пункт Открыть или Запуск.

9.3.3 Изменение макета объекта

Как только объект создан, можно вносить в него изменения в режиме конструктора.

1. В окне базы данных щелкните на кнопке того типа объекта, с которым собираетесь работать (либо щелкните на имени той группы, к которой принадлежит объект).

2. В окне базы данных выделите имя объекта.

3. Щелкните на кнопке Конструктор.

Состав инструментальных средств в режиме конструктора будет соответствовать тому типу объекта, с которым вы в данный момент работаете. Вы можете изменить представление данных, отображаемых в объекте, поменять шрифт, цвета и стиль текста, добавить элементы управления, например, рисунки или гиперссылки.

Чтобы открыть объект в режиме конструктора, можно также щелкнуть правой кнопкой мыши на имени объекта в окне базы данных и выбрать в контекстном меню пункт Конструктор.