Тема 3 планування та організування роботи з персоналом в організаціях

1. Організування роботи відділу персоналу організацій та його функції

2. Діловодство в роботі відділу персоналу організацій

3. Сутність та особливості здійснення планування роботи з персоналом в організаціях

4. Види оперативних планів роботи з персоналом

5. Методи визначення потреби організацій в персоналі

_______________________________________________________________________________

1. Організування роботи відділу персоналу організацій та його функції

Робота з персоналом організації здійснюється спеціалізованим функціональним підрозділом – відділом управління персоналом. За статусом відділ управління персоналом є самостійним структурним підрозділом. Керує діяльністю служби, як правило, директор з персоналу, у підпорядкуванні якого можуть бути низка відділів, секторів, або груп окремих працівників, утворених за функціональним принципом (сектор навчання і розвитку персоналу, група стимулювання і оплати праці, менеджер з комунікацій, інженер з техніки безпеки і т.д.). Структура відділу управління персоналом може бути різною залежно від специфіки, масштабів діяльності підприємства, стратегії і тактики роботи з персоналом.

Таблиця 3.1

Функції відділу управління персоналом організацій

Традиційні функції

Нові функції

- визначення потреби в персоналі, планування кадрового забезпе­чення і руху персоналу; - організація підбору, розміщення і виховання персоналу; - дослідження і аналіз ділових, професійних і особистих якостей працівників; - організація діловодства щодо роботи з персоналом; - оцінка й атестація персоналу підприємства; - організація навчання і підвищення кваліфікації персоналу; - формування кадрового резерву, підготовка керівних кадрів і управління просуванням по службі; - поліпшення умов роботи і вирішення соціальних питань; - розвиток мотивації, кар'єри працівників тощо.

- моніторинг персоналу (передбачає постійне спеціальне спосте­реження за станом і динамікою персоналу, його мотивацією, рівнем задоволеності роботою, процесами наймання і розвитку персоналу, трудовою дисципліною, рівнем безпеки праці та ін.); - контролінг персоналу (передбачає створення інформаційної ба­зи даних з персоналу; вивчення впливу існуючого розподілу працівни­ків на робочих місцях на результати роботи організації; аналізування соці­альної та економічної ефективності застосування методів управління персоналом; координацію планування роботи з персоналом з плану­ванням інших сфер діяльності організації); - персонал-маркетинг (передбачає дослідження внутрішнього і зовнішнього ринку праці, його сегментування; аналізування очікувань працівників стосовно кар'єрного зростання; поширення в організації інформації про потребу в персоналі, можливості щодо професійного на­вчання або зміни кваліфікації; пошук і залучення на роботу необхід­них фахівців тощо); - кадровий консалтинг (передбачає визначення потреби в різних категоріях персоналу, шляхів підвищення його кваліфікації та ефекти­вності роботи; вплив ефективності роботи персоналу на результат ро­боти підприємства; визначення професійно важливих якостей різних категорій працівників; надання консультацій з питань пошуку, набору, підготовки, використання і підвищення кваліфікації кадрів та ін.); - кадровий аудит (передбачає оцінку відповідності персоналу підприємства його місії, цілям і стратегії; об'єктами кадрового аудиту є: якісні і кількісні характеристики персоналу, структура підприємст­ва, корпоративна культура); - робота з посередницькими фірмами щодо підбору та лізингу персоналу (які надають працівників без установлення з ними відносин прямого наймання); - впровадження автоматизованих систем управління персоналом (програмні комплекси забезпечені необхідними типовими документа­ми, які надають достовірну інформацію про кожного працівника, його якості, що полегшує оцінку персоналу. Приклади таких програмних продуктів – «Офіс монітор», система «Персонал Про», програма «Система: кадри», «1С: зарплата та управління персоналом», «Атлас Кадри»); - реалізація програм щодо зміцнення зв'язків із працівниками (); - хедхантинг (в перекладі це «полювання за головами»; це активний пошук топ-менеджерів, відомих фахівців і звернення до них із пропозицією про зміну місця роботи на вакансії вищого управлінського рівня); - аутплейсмент (метод звільнення персоналу, який передбачає максимально активне сприяння роботодавцем працевлаштувати звільненого працівника та допомагає уникнути негативної рекламації і сформувати позитивний імідж організації)

Таблиця 3.2

Структура відділу управління персоналом великої організації

Директор з персоналу
Відділ персоналу	Відділ навчання і розвитку	Відділ стимулювання працівників	Відділ комунікацій
Планування Відбір і наймання Звільнення Особисті справи Бази даних Облік робочого часу Резерв персоналу Військовий облік Дисципліна Навчальні заклади Служба зайнятості	Адаптація Внутрішня підготовка Атестація Планування кар’єри Психологічна та соціальна підтримка	Структура зарплати Пільги і компенсації Медичне страхування Соціальне страхування Пенсійне страхування Умови відрядження Повертання особистих витрат Позики Умови оплати і преміювання	Внутрішні зв’язки Інформаційно-довідкове забезпечення Міжнародні зв’язки Свята Спорт Відпочинок

Таблиця 3.3

Типова структура положення про відділ управління персоналом організації

Назви розділів	Характеристика розділів
Загальні положення	Повинно бути зазначено, що відділ управління персоналом є самостійним структурним підрозділом апарату управління і під­порядковується керівникові підприємства.
Завдання відділу	Вказуються завдання щодо кадрового забезпе­чення, формування стабільного трудового колективу, зниження плин­ності персоналу і зміцнення трудової дисципліни. Завдання відповідного підрозділу, як правило, полягають у такому: - розробка і реалізація політики управління персоналом підприємства відповідно до внутрішніх стандартів і сучасних концепцій; - створення і підтримка інформаційно-аналітичної бази для прийняття рішень з питань управління персоналом; - забезпечення безпечних умов роботи працівників, матеріального і морального стимулювання їхньої діяльності.
Функції відділу	Типовими основними функціями підрозділу є: - участь у розробці і реалізації цілей і політики підприємства в сфері управління людськими ресурсами; розробка і реалізація компле­ксу планів і програм розвитку персоналу підприємства; - прогнозування і планування потреби в персоналі, участь у вирі­шенні завдань, пов'язаних із задоволенням кожного працівника умо­вами, змістом і характером роботи; - поліпшення якісного складу персоналу підприємства; створення умов, що стимулюють постійне зростання професійної компетенції; - формування резерву кадрів на основі аналізування загальної і до­даткової потреби в персоналі і політики планування кар'єри (ство­рення і постійне доповнення інформаційної бази даних резерву персоналу; організація залучення кандидатів; розробка способів і ме­тодів добору кандидатів; розробка процесів наймання і звільнення працівників); - організація навчання персоналу із застосуванням методів діаг­ностики і оцінювання ефективності персоналу (організація професійного тестування нових працівників; організація перепідготовки і підвищен­ня кваліфікації персоналу відповідно до вимог ринку і потреб підпри­ємства; відбір персоналу для навчання; розробка форм навчання; роз­робка адаптованих програм навчання; підбір викладачів, проведення постійного моніторингу ринку ділової і професійної освіти); - забезпечення соціальної рівноваги, впровадження заходів щодо підтримки сприятливого соціально психологічного клімату в організації, проведення психологічного тестування персоналу, контроль за адаптацією персоналу; - підвищення ефективності роботи персоналу на основі раціоналі­зації структур і штатів, управління дисципліною; - удосконалення організації оплати і стимулювання працівників (аналізування робочих місць; проведення розподілу персоналу за категоріями; розробка форм і систем оплати; розробка компенса­ційного пакета; організація процесу оцінки ефективності праці праців­ників; контроль ротації кадрів); - забезпечення дотримання норм трудового законодавства в робо­ті із персоналом; - постійне удосконалення форм і методів управління персоналом на основі впровадження сучасних науково обґрунтованих, зокрема комп'ютерних, технологій роботи з персоналом, уніфікація докумен­тації з діловодства; - здійснення консультування і підготовки рекомендацій керівниц­тву організації з питань правомірного захисту від протиправних дій щодо діяльності організації; - організація захисту життя та здоров'я працівників і майна організації, зокрема протипожежної безпеки, впровадження заходів щодо техніки безпеки; - здійснення представницьких функцій від імені організації у зовнішніх організаціях, що пов'язані з виконанням завдань підрозділу; - виконання функцій підрозділу щодо зв'язків із громадськістю, засоба­ми масової інформації.
Права відділу	Виражаються у повноваженнях начальника відділу управління персоналом і його працівників, обумовлених посадовими інструкціями, що затверджує керівник організації. До прав відділу персоналу можуть належати такі: - вносити керівництву пропозиції щодо удосконалення діяльності організації, інших структурних підрозділів; брати участь у підготовці перспективних планів розвитку організації, складанні її бюджетів; - залучати до роботи в межах затвердженого бюджету консультан­тів, фізичних і юридичних осіб з укладанням відповідних угод; - вимагати необхідну інформацію в межах, необхідних для вирі­шення завдань підрозділу; - вимагати в межах встановленого регламенту і затверджених форм необхідні офіційні документи, контролювати розставлення і правильність використання працівників, стан трудової дисципліни у підрозділах; - вносити керівнику пропозиції про заохочення або застосування у встановленому порядку передбачених законом дисциплінарних захо­дів до працівників, що винні у порушенні законодавства, рішень органів управління, наказів і розпоряджень ви­щого керівництва та інших нормативних актів організації.
Відповідальність відділу	Відповідальність відділу: обумовлюється відповідальність нача­льника відділу управління персоналом, його працівників залежно від посадових функцій, і в цілому відділу.