Частное учреждение образования
Минский колледж предпринимательства
Задания для выполнения домашней контрольной работы
По дисциплине «Деловая документация»
Рассмотрено и одобрено на заседании ПЦК социально-гуманитарных дисциплин
Протокол № от
Председатель В.А.Никиташ
Общие методические указания к выполнению контрольной работы
В процессе изучения курса “Деловая документация ” слушатель должен выполнить контрольную работу, главная цель которой - овладение слушателями теоретических основ документирования управленческой деятельности и приобретение практических навыков в составлении и правильном оформлении различных видов деловой документации». Прежде чем приступить к выполнению контрольной работы, необходимо ознакомиться с данными методическими указаниями и изучить рекомендуемые методические источники.
Контрольная работа может выполняться на листах стандартной писчей бумаги формата А 4 или в ученической тетради.
Контрольная работа состоит из двух теоретических вопросов и практических заданий.
Ответы на вопросы должны быть конкретными и содержательными. Не допускается дословное переписывание текста из учебников и иных источников (кроме цитат и выдержек из текста).
Работа должна быть аккуратно оформлена: чисто написана, разделы выделены заголовками, для замечаний рецензента оставлены поля.
В конце работы следует привести список использованной литературы (не менее 3-5).
На первой странице указывают номер варианта и номер вопросов, соответствующих данному варианту.
Сначала излагают ответы на вопросы, а затем выполняется практическое задание.
Для составления документов следует использовать условные данные, предложенные в задании, а также дополнять их необходимыми реквизитами в соответствии с требованиями по ведению делопроизводства. Документы должны быть составлены на формате А 4. Прежде чем печатать документы, вы должны ознакомиться с особенностями оформления документов с использованием ПК.
Работа датируется и подписывается слушателем.
Особенности оформления управленческих документов с использованием компьютерных технологий
Печатание и оформление документов осуществляется по установленным в компьютере шаблонам со следующими параметрами настройки в редакторе
шрифт обычный, размер 15 пунктов. В таблицах допускается уменьшение до 13 пунктов (когда текст не вмещается)
межстрочный интервал: для формата А 4 одинарный в адресах, заголовках, подписях, а также для форматов А5 точно 14 пт, в таблицах допускается уменьшение до 11 пт, когда текст не вмещается.
Первая строка в абзаце с отступом 12,5 мм.
Длина печатной строки должна соответствовать 64 печатным знакам, максимальное количество печатных строк для формата А4 – 41.
Максимальная длина строк многострочных реквизитов 28 печатных знаков.
Если заголовок превышает 150 печатных знаков (5) строк, его допускается продлевать до48 печатных знаков от границы левого поля.
Каждому реквизиту документа отводится свое положение. От границы левого поля располагаются следующие реквизиты:
Дата документа
ссылка на индекс и дату входящего документа
заголовок к тексту
текст (без абзацев)
слова «Приложение», «Примечание», «Основание»
Наименование должности в реквизите «подпись»
Первый ряд грифов (виз) согласования
Отметка о заверении копии
Фамилия исполнителя и номер телефона
Слова «СЛУШАЛИ», «ПРИКАЗЫВАЮ», «РЕШИЛИ»
Реквизит «Адресат» оформляется с отступом от левого поля 80 мм.
Реквизит «Гриф утверждения» и «Гриф ограничения доступа к документу» оформляются с отступом от левого поля 100 мм
Расшифровка подписи оформляется с отступом от левого поля 120 мм.
Если в тексте документа имеются примечания или основание, их оформляют от левого поля, а относящийся к ним текст – через межстрочный интервал точно 14 пт.
Для таблиц, печатаемых на листах формата А 3 (595- 210) допускается уменьшение левого поля до 20 мм , правого до 8 мм (когда текст не вмещается). Также допускается уменьшение шрифта до 13 пт.
Отметка об исполнителе печатается шрифт 9 пт, межстрочный интервал – точно 9 пт.
Список литературы
1. СТБ 6.38-2004 Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов.- Мн., 2004.
2. Альбом форм организационно-распорядительных документов.– Мн., 2004.
3. Бонцевич, Н.В., Делопроизводство и деловые отношения: Учебное пособие. / Н.В. Бонцевич, Б.И. Врублевский, С.Л. Котова и др. – Гомель: ЧУП “ЦНТУ Развитие”, 2003.
4. Паневчик, В.В. Деловое письмо: Практическое пособие./ В.В. Паневчик. – Мн.: Амалфея, 1999.
5. Хвалей, М.К. Делопроизводство и деловая (торговая) корреспонденция: Учеб. Пособие./М.К.Хвалей. - Мн.: БГЭУ, 2002.
6. Стенюков, М.В. Делопроизводство: Конспект лекций. / М.В. Стенюков.-Мн., 2002.
7. Давыдова Э.Н., Рыбаков А.Е. Делопроизводство: Учебн. и практ. руководство. – Мн.: ТетраСистемс, 1998.
8. Паневчик В.В. Делопроизводство. Документационное и оргтехническое обеспечение управления: Практикум/ В.В. Паневчик, С.В. Некраха. 2-ое изд. - Мн.: БГЭУ, 2004.
Контрольная работа для учащихся заочного отделения
1 Вариант
1.Сущность, порядок составления и оформления распорядительных документов.
2. Порядок регистрации документов в организации.
3. Составьте приказ по строительному кооперативу «Запуск» о неправильном использовании строительных отходов. В водной части укажите, что при проверке работы склада пиломатериалов установлены факты отпуска в котельную для сжигания отходов пиломатериалов длиной свыше 20 метров. В заключительной части следует предложить зав. Складом организовать работу по реализации отходов частным лицам. Недостающие реквизиты оформите самостоятельно.
4. Составьте письмо следующего содержания:
Автор письма – Министерство культуры Республики Беларусь. Адресат – Управление культуры Брестского облисполкома. Номер 03-86/134. Напоминаем Вам, что 12.04.2006 необходимо представить информацию об исполнении приказа министра от 14.03.2006 № 234 «О мерах по устранению недостатков в работе служб ДОУ в системе министерства». Подписывает письмо управляющий делами министерства Е.Л.Лавров.
2 Вариант
1.Дайте характеристику информационно-справочным документам.
2. Что собой представляет документооборот в организации. Покажите движение входящих документов.
3.Составьте докладную записку начальника планово-экономического отдела руководителю предприятия об обеспечении отдела четырьмя компьютерами. Остальные реквизиты укажите самостоятельно.
4. Составьте приказ, который издается в Информационно-вычислительном центре о поощрении ведущего специалиста отдела потоков информации и технических средств за долголетнюю и добросовестную работу, успехи в производственной и общественной деятельности и в связи с 50-летием со дня рождения. Основание представление начальника отдела потоков информации и технических средств от 23.09.2006 № 12.
3 Вариант
1.Правила составления и оформления делового письма.
2. Понятие номенклатуры дел, основные принципы и порядок ее составления.
3. Составьте протокол общего собрания рабочих производственного кооператива «Запуск», на котором обсуждался вопрос о создании производства строительных материалов для строительства жилых домов. На собрании была заслушана информация о возможности создания такого цеха и перспективах его работы. После обсуждения было принято решение поручить председателю и его заместителю по строительству в течение 6 месяцев развернуть работу и выделить для этих целей 315 млн. рублей.
4 Вариант
1.Экспертиза ценности документов.
2. Назначение и характеристика распорядительных документов.
3.Составить письмо-предложение в адрес фирмы АО «Контур» с благодарностью о получении запроса и с сообщением о том, что ваша фирма может предложить 600 электронных записных книжек с поставкой в течение 2-го полугодия 2004 года.
Цена одной электронной книжки- 350 тысяч. В приложении направляются основные технические характеристики. Просьба ответить не позднее 30.04.2004.
4. Составьте приказ следующего содержания: В соответствии с планом мероприятий по улучшению работы копировально-множительной техники ввести премиальную систему оплаты труда в лаборатории копирования и размножения документации с 23.09.2006. Директор Общества с Ограниченной ответственностью «Маяк».