Литература

Бойкова И.Ю. настольная книга стр. 155-156 секретаря-референта Москва 2006

Галахов В.В. секретарь-референт высокой классификаций стр. 69-77 (организация секретарского дела)

Делопроизводство и другие аспекты работы секретаря стр. 28-36 Касьянов.

Михайлов Ю.М. секретарь руководителя (универсальный справочник)

Рогожин М.Ю. помощник руководителя

Журнал секретарское дело

д/з кто такие актуариусы и фискалы

сообщение о секретарях петра1 екатерины2 николая2.

06.09.2012 История развития секретарского дела

Выявить основные этапы развития секретарской деятельности

Определить роль секретаря в структуре ДОУ.

• Постепенно сформировались виды управленческих документов;

• Сложилась определенная система регистрации документов, основы справочного аппарата;

• Зародилось архивное дело;

Складывается определенный слой людей для которых документ становится основным компонентом работы.

Взамен приказному делопроизводству появились 12 коллегий;

27.02.1720 можно считать датой рождения секретарской должности на

В 1802 г. Вместо коллегий были созданы 8 министерств. Было более четкое разграничение органов исполнительной власти.

Разнообразные местные органы власти имели свои канцелярии и многочисленный штат секретарей.

Первые секретари стали работать в 1840 г. У директоров Путиловского и Невского машиностроительных заводов в Петербурге.

1886 г. В Харькове были впервые основаны курсы по подготовке профессиональных секретарей. С 1884 г. В России издавались 8 спец. Журналов, освещавших вопросы конторского и секретарского труда. «Стенограф», «Вестник контор и канцелярий»,..

В 1921 г. Состоялась первая Всероссийская конференция по научной организаций труда и производства.

Впервые были поставлены задачи научной организации управленческого труда и работы с документами, а также создания в стране органов, координирующих и направляющих эту работу.

В 1926 г. Был создан государственный институт техники управления.

Вопросы совершенствования управления, делопроизводства, архивного дела обсуждались на высшем правительственном уровне.

Выдвигались требования, чтобы секретари руководящих работников советских учреждений в основном выполняли:

• Творческие функций,

• Были консультантами директоров,

• Следили за качеством подготовки служебных документов,

• Помогали руководителям в приеме посетителей,

• Постоянно занимались самообразованием и стремились к профессиональному росту

В 1932 г. Было принято разделить секретарей на 2 группы: высшую (с более высокими окладами) и низшую (с гораздо меньшей зарплатой)

В годы ВОВ

• Делопроизводство велось в ограниченных масштабах

• Во фронтовых и армейских штабах осуществлялось регулярная военно-канцелярская работа

В июле 1963 г. Выходит постановление совета министров СССР №829 «О мерах по улучшению архивного дела в СССР».

• Был создан Всесоюзный НИД документоведения и архивного дела (ВНИИДАД)

• Одной из основных задач которого было создание Единой государственной системы делопроизводства (ЕГСД).

В начале 70х в стране действовали единые правила подготовки и оформления документов.

13.09.2012 Требования предъявляемые к профессии секретарь.

1. Категорий секретарей (базовый уровень образования, профессиональные знания и навыки)

2. Основные деловые качества секретаря

3. Личностные качества

4. Основные функций по ДОУ и функций по бездокументальному обслуживанию руководителя.

Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР).

Должность	основные функций	квалификационные требования
Машинистка	Печатанье документов	Владение машинописью курсы машинописи или делопроизводства
Оператор на телефоне	Прием звонков и соединение с нужным абонентом	Коммуникабельность, среднее образование
Секретарь-машинистка	Печатанье документов под диктовку, ведение документаций, ответы на телефонные звонки, отправка и получение корреспонденций	Знание делопроизводства, знание ПК, оргтехники, владение машинописью, средне-специальное специальное, курсы секретарей
Секретарь в приемной	Прием писем и факсов, отвечать на телефонные звонки на русском и иностранном языке, встречать посетителей, переадресация звонков в отделы или сотрудникам	Знание делопроизводства, ПК, оргтехники, свободное владение ин-яз, коммуникабельность, высшее образование, среднее профессиональное образование, учебные центры, колледжи
Помощник руководителя	Координация действий одного или двух руководителей, самостоятельное составление документов, ответы на письма, распоряжения, подготовка материалов для совещаний и переговоров, владение ин-яз, подготовка командировок руководителя,	Знание делопроизводства, ПК, оргтехники, свободное владение ин-яз, коммуникабельность, высшее образование, среднее профессиональное образование, учебные центры, колледжи
Секретарь офиса	Прием почты, отбор необходимой корреспонденций, контроль исполнения заданий, телефонные звонки,	Знание делопроизводства, машинописи на русском ПК, оргтехники, свободное владение ин-яз, коммуникабельность, высшее образование, среднее профессиональное образование, учебные центры, колледжи
Секретарь-референт	Составление писем и заданий, контроль исполнения документов, составление графика рабочего дня руководителя, обзор и подготовка информаций для шефа, подготовка и обеспечение переговоров, владение скоростной машинописью, ин-яз	Высшее, среднее, уч. Центры, колледжи
Референт	Обработка и распределение корреспонций, реферирование информаций, подготовка отчетов статей для шефа, участие в разработке стратегий и тактике работы	Делопроизводство, скоростная машинопись, 2 языка, высшее, окончание специализированных секретарских школ, подготовка по профилю организации
Офис-менеджер	Обеспечение деятельности офиса, решение административных вопросов, внедрение новых форм организаций труда, участие в разработке стратегий фирмы, представительское полномочия, подбор руководства и подчиненного персонала	Высшее, спец. Школы, знание машинописи, ин-яз, коммуникабельность, стажировка зарубежом, скоростная машинопись

Основные характеристики деловых качеств

Профессиональные навыки:

1. Высокий уровень базового образования

2. Умение работы на ПК

3. Хорошее знание русского и иностранного языков

4. Скоростная и грамотная машинопись

5. Отличное знание офисного оборудования

6. Организация работы руководителя

7. Способность выполнять несколько заданий одновременно

Организационные качества:

1. Умение организовать свою работу и работу офиса

2. Способность выполнять одновременно несколько заданий, не теряя самоконтроля

3. Рациональное ведение делопроизводства

4. Умение организовать приемы, презентаций, поездки руководителя

Ответственность и надежность:

1. Может работать самостоятельно

2. Оформление и составление документов

3. Организация приема посетителей

4. Не разглашать информацию, имеющую закрытый характер

5. Правильно хранить документы

Инициативность и творчество:

1. Умение принимать самостоятельное решение

2. Умение организовать свое рабочее место

3. Рационально спланировать работу

4. Обеспечить безусловное выполнение каждодневных задач

Пункуальность и исполнительность:

1. Своевременное и точное исполнение поручений и документов

2. Своевременная информация о встречах, переговорах, совещаниях

Умение хранить тайны организаций:

1. Чувство причастности ко всем делам фирмы

2. Направленность всей работы на процветание фирмы

3. Умение проявлять такт и осторожность

4. Не разглашать сведения конфиденциального характера

Личностные качества секретаря:

1. Трудолюбие

2. Коммуникабельность и артистизм

3. Добросовестность

4. Аккуратный внешний вид

5. Доброжелательность

6. Любознательность, новаторство

Про-активность-работа на опережение, умение предвидеть ситуацию, универсальность, умение адаптироваться к быстро меняющейся ситуаций, знание невербального общения, информационная логистика (управление информацией, умение анализировать проблему и предложить несколько вариантов решений).

Ценные качества секретаря:

1. Грамотность

2. Коммуникабельность

3. Стрессоустойчивость

4. Имидж

5. Хорошая память и реакция

6. Умение расставлять дела в порядке приоритета

7. Исполнительность и аккуратность

8. Корпоративность (корректное отношение к коллегам)

Повторить основные пункты должностной инструкций