4.3. Тактическое планирование и управление проектом.
Задача выбора проектов. Общее положение. Эффективное управление реализацией проекта требует учета и оптимизации психологических, экономических, финансовых и организационных факторов. Некоторые из этих факторов могут быть проанализированы с помощью методов исследования операций. Первоначальный этап разработки проекта, связанный с оценкой сформированных идей (рис. 4.16), обычно касается оценки полезности идей относительно установленных целевых критериев.
Вопрос о том, какие из соответствующих идей следует принять за основу проекта определяется в процессе выбора проекта и распределением ресурсов. Процесс выбора обычно тесно связан с планированием работ над проектом, т. е. календарным планированием выполнения заданий и задач, предусмотренных реализацией проекта.
Управление процессом выполнения проекта так же тесно связано с блоком планирования (рис.4.16), который определяет затраты и сроки выполнения этапов работ.
Этап внедрения проекта, т. е. передача результатов проекта отделу сбыта, потребителю и т. п., имеет, по существу, организационный характер, и поэтому использование для его анализа точных методов исследования операций связано с определенными трудностями.
В настоящее время методы исследования операций в сфере управления проектами используются в основном для решения трех проблем: выбора проекта, планирования выполнения работ над проектом и руководства проектом [1].
Начало развития методов систематического планирования проектов (научно-исследовательских и опытно-конструкторских работ) относится к 1955 г. С этого момента термин «выбор проекта» приобретает самые различные значения.
Рис.4.16. Процесс создания проекта (штриховой линией отмечена область применения методов исследования операций).
Общий процесс выбора проектов можно рассматривать как процесс последовательного заполнения портфеля заказов. Лицу, принимающему решение, необходимо знать, какие средства можно расходовать на каждый из нескольких возможных проектов в каждый из периодов времени. В конце каждого периода времени состав портфеля заказов изменяется с учетом проектов, которые в этот момент имеются. Однако оптимизация решений по выбору проектов в реальной ситуации исключительно сложна, поскольку для этих решений часто характерно разделение ответственности за выбор проекта, распределения ресурсов и рассредоточение организационной ответственности за реализацию проектов.
Например, нет ничего необычного в том, что при выполнении функции долгосрочного планирования организация устанавливает перечень желательных программ, которые в виде частных проектов распределяются между производственными подразделениями. Однако при определении выделяемых на эти проекты средств учитывается связь между общим бюджетом предприятия, бюджетами подразделений внутри предприятия и бюджетами на разработку проектов. Такая структура может быть представлена в виде
, ,
где D+ и D - - верхний и нижний пределы бюджета предприятия, d+ и d - — верхний и нижний пределы бюджетов подразделений, pj+ и pj- — верхний и нижний пределы бюджетов на разработку проектов и хj — величина затрат на j-й проект. Следовательно, фонды, выделенные на разработку проекта, существенно зависят от ограничений на верхний предел бюджета. Кроме того, бюджет для уровня предприятия и подразделений часто устанавливаются на весь год (исходя главным образом из численности сотрудников или на другой основе) без учета новых проектов, которые могут быть созданы в течение этого года.
Решение о выборе проекта может приниматься на различных уровнях организации и отличаться одно от другого. На стратегическом уровне, например на уровне планирования для всего предприятия, осуществляется выбор возможной стратегии поведения, или технологии, или вида выпускаемой продукции. На тактическом уровне (например, на уровне подразделения) подобный процесс выбора может осуществляться относительно способов выполнения проекта . На обоих этих уровнях в процессе принятия решений по выбору проекта участвует большое число людей. Некоторые из них ответственны за обеспечение информацией, например отдел изучения сферы сбыта дает информацию о потенциальной прибыли от реализации данного проекта; другие ответственны за информацию об ограничениях.
Бюджет проектов приходится периодически пересматривать в течение года, чтобы учесть новые факторы, которые появились после его разработки. Соответственно, несколько раз в течение года каждый уровень организации сталкивается с необходимостью принимать решения по распределению ресурсов, для которых характерно большое число бюджетных ограничений, определяемых как характером соответствующего подразделения организации, так и особенностью его деятельности.
Модели выбора проектов. Назначение модели выбора проектов состоит в том, чтобы помочь руководителю установить приоритет и осуществить выбор подходящих проектов. Существует три основных типа «моделей» этого процесса, в основе которых лежат оценки экспертов, экономические показатели и объем распределения капиталовложений. Первые два типа моделей используются главным образом руководителями-практиками для решения задачи установления приоритетов проектов; что касается моделей распределения капиталовложений, то они в основном являются прерогативой исследователей систем и используются для решения задачи оптимального распределения средств.
Экспертные оценки. Если проекты имеют в основном исследовательский характер, как, например, проекты фундаментальных научных исследований, то, как правило, мы располагаем только качественной информацией и управляющие переменные могут иметь большую степень неопределенности. В этом случае предлагаемые проекты часто принимаются или отвергаются на основании мнений, высказанных несколькими учеными или другими компетентными лицами, работающими в данной области техники . Их точка зрения относительно использования набора критериев или характеристик, которым должен удовлетворять принимаемый проект, оказывается полезной при принятии решений.
Перечень некоторых часто используемых критериев, а также показатели их эффективности (или значимости) для гипотетического проекта приведены в табл.4.5. По этим оценкам (показателям) составляется систематизированная сводка, которая имеет первоочередное значение на стадии «оценка».
Таблица 4.5