Тема 10. Документальное оформление

хозяйственных операций

По результатам первичного наблюдения составляется документ, подтверждающий учетные записи. Бухгалтерский документ - это письменное свидетельство, которое подтверждает факт совершения хозяйственных операций, пра­во на их совершение или устанавливает материальную ответствен­ность работников за доверенные им ценности. Хозяйственные опе­рации отражаются на бумажных и машиночитаемых носителях информации (перфокартах, перфолентах, магнитных лентах и др.). Следовательно, документ — это любой носитель информации, с по­мощью которого хозяйственные операции подвергаются первичной регистрации.

Документы могут носить оправдательный (приходные и рас­ходные кассовые ордера); распорядительный (приказы, распоря­жения, акты на списание объектов); комбинированный характер (платежные и расчетно-платежные ведомости, акты приемки-пе­редачи объектов). Документы составляются в момент соверше­ния хозяйственной операции в самой организации (внутренние), но они могут быть получены и извне (внешние), например, вы­писка из расчетного счета в банке, товарно-транспортные накладные, счета-фактуры и др. Документы могут быть составлены по одному факту хозяйственной деятельности, например, нак­ладная на отпуск материалов, а могут быть и накопительными, например, лицевой счет, инвентарная карточка учета основных средств и др.

Независимо от вида и назначения документов они принима­ются к учету, если составлены по формам, содержащимся в альбо­мах унифицированных форм первичной учетной документации, ут­вержденных Госкомстатом Российской Федерации (с 20.05.2004 г. — Росстат. Указ Президента РФ № 649). Применение унифициро­ванных форм первичной учетной документации обязательно для всех предприятий и организаций, независимо от формы собствен­ности, как было указано в постановлении Правительства Рос­сийской Федерации «О первичных учетных документах» от 08.07.97 № 835. Госкомстатом Российской Федерации было выпу­щено несколько альбомов форм первичной учетной документации по учету: сельскохозяйственной продукции и сырья; труда и его оплаты; основных средств и нематериальных активов; матери­алов; результатов инвентаризаций; кассовых и торговых операций; работ в капитальном строительстве и других объектов учета.

Первичные учетные документы должны иметь ряд обязательных реквизитов наименование документа, код формы, дату составления, наименование предприятия, фамилии и инициалы должностных лиц и подписи лиц, составивших документ, содержание хозяйственной операции, ее количественную характеристику в натуральном и денежном выражении и др.

Обращение документов на предприятии осуществляется в соответствии с утвержденным на предприятии графиком документооборота. Под документооборотом подразумевается движение документов от момента их составления на данном предприятии или получения со стороны до сдачи в архив после обработки и систематизации. В графике документооборота указываются сроки составления, представления и обработки первичных документов, регистрации и группировки учетных данных, с указанием ответственных лиц. Также могут быть добавлены сроки выполнения учетных работ с указанием ответственных лиц. Такой план-график составляется главным бухгалтером предприятия и после утверждения руководителем становится обязательным для исполнения.