Часть3. Шаблоны и формы Microsoft Word 2010

Шаблон — это специальный тип документа для многократного использования. При открытии шаблона создается его копия, которая будет обычным документом Word. Вместо создания структуры документа с самого начала можно использовать шаблон со стандартным макетом страницы, шрифтами, полями и стилями. Остается лишь открыть шаблон и заполнить документ соответствующим текстом и данными. При сохранении в виде файла

.docx или .docm документ сохраняется отдельно от шаблона, на котором он основан.

Вшаблоне можно сохранить рекомендуемые разделы или обязательный текст, а также элементы управления содержимым, такие как стандартный раскрывающийся список или специальная эмблема. Можно добавить защиту для раздела шаблона или применить к шаблону пароль, защищающий содержимое шаблона от изменений.

Впрограмме Word 2010 шаблоны можно найти, выбрав на вкладке Файл пункт Создать. Шаблоны, хранящиеся на локальном жестком диске, и шаблоны на веб-сайте Office.com представлены в виде списка, разделенного по категориям. Щелкните категорию, чтобы просмотреть содержащиеся в ней шаблоны, после чего выберите необходимый шаблон и дважды щелкните по нему правой кнопкой мыши, чтобы открыть новый документ Office, в котором будет использоваться данный шаблон.

Шаблоны, уже имеющиеся на компьютере, находятся на ленте Доступные

шаблоны.

Если вы планируете многократно использовать какой-то документ, заполняя его каждый раз новыми данными – есть смысл создать шаблон этого документа. По умолчанию шаблон открывается как новый документ. Какие бы изменения вы не внесли в него – исходный шаблон никак не изменится.

Если вы внесли какие-то изменения в шаблон, эти изменения по умолчанию никак не отразятся на уже готовых документах. Только новые документы будут созданы на основе измененного шаблона. Если вы хотите внести изменения в уже готовые документы, это придется сделать в ручную. Также можно воспользоваться организатором стилей, включив автоматическое

66

обновление стилей, при этом обновляться будут только стили, но не будет обновляться измененное текстовое содержание шаблона.

Кроме шаблонов Word есть и другие способы подготовки шаблонов для документооборота. Если вводимые данные будут сохраняться в базу данных для автоматизированной обработки, то нужно использовать формы. Если мы собираемся документ-шаблон сначала распечатывать на принтере и уже потом вручную заполнять, то в местах для ввода информации обычно ставим символы подчеркивания «__», выделяя достаточно места.

Рис. 32 Создать документ на основе шаблона.

Задание 3.

Выберите уровень сложности задания. Чтобы иметь возможность получить оценку «5» – отлично, вы должны полностью выполнить задание уровня А; Правильно выполненное задание уровня В, С дает оценку «4» – хорошо; Если вам достаточно оценки «3» – удовлетворительно, делайте самое простое задание уровня D.

Уровень D.

• Запустите Microsoft Word 2010.

67

•Чтобы создать новый документ выберите Файл \ Создать и выберите в списке шаблонов любой шаблон, в названии которого есть слово «резюме».

•У вас на экране заготовка документа для создания резюме (Такой документ обычно нужен для трудоустройства при поиске работы). Представьте, что прошло несколько лет, вы успешно завершили учебу, получили диплом и устраиваетесь на работу. Заполните все поля этого документа. Вверху – имя и фамилию. Затем контактные данные, образование опыт работы и т.д.

•Сохраните полученный документ в свою папку.

Уровень В, С.

•Запустите Microsoft Word 2010.

•Создайте документ по образцу согласно вашему варианту (варианты 1 – 8). Образцы документов даны в приложении – это формы медицинской документации, утвержденные МОЗ Украины. Установите правильный размер страницы (А4, А5, А6). Не нужно набирать все на клавиатуре, просто скопируйте текст документа своего варианта. Затем отформатируйте как в образце. Не допускайте типичных ошибок начинающих пользователей!

•Сохраните созданный документ как шаблон Microsoft Word. Закройте документ.

•Откройте ваш шаблон как документ. Введите какую-нибудь информацию во все поля для ввода. Сохраните полученный документ в свою папку.

Уровень А.

•Запустите Microsoft Word 2010.

•Создайте документ по образцу согласно вашему варианту (варианты 9 – 15). Образцы документов даны в приложении – это формы медицинской документации, утвержденные МОЗ Украины. Установите правильный размер страницы (А4, А5, А6). Не нужно набирать все на клавиатуре, просто скопируйте текст документа своего варианта. Затем отформатируйте как в образце. Не допускайте типичных ошибок начинающих пользователей!

•Сохраните созданный документ как шаблон Microsoft Word. Закройте документ.

•Откройте ваш шаблон как документ. Введите какую-нибудь информацию во все поля для ввода. Сохраните полученный документ в свою папку.

68

Создание форм

Часто бывает, что требуется создавать однотипные документы, в которых нужно менять только определенные части. В таком случае эффективным средством для быстрого создания таких документов являются формы.

Использование форм позволяет организовать автоматическую проверку введенных данных (например, табельного номера сотрудника), обновление зависимых полей (например, полей города и области при вводе почтового индекса) и выдавать подсказки, которые облегчают заполнение формы. Чаще формы используют в другом приложении Microsoft Office – в СУБД Microsoft Access, формы также доступны и в Microsoft Excel.

Для создания форм необходимо сделать такие изменения в стандартных настройках Microsoft Word 2010: Файл\Параметры\Настройка ленты; в

правой части появившегося окна поставить флажок Разработчик.

Рис. 33 Настройка доступных вкладок.

69

Если все выполнено верно, то в строке меню Microsoft Word 2010 появится новая вкладка «Разработчик». Перейдя на эту вкладку получим доступ к панели

Элементы управления

Рис. 34 Панель Элементы управления

Чтобы получить доступ к свойствам элементов управления, должен быть включен режим конструктора (кнопка «Режим конструктора» включена).

Для дальнейшей работы нам потребуются следующие элементы управления формы: <Форматированный текст> , <Обычный текст>

<Поле со списком>,<Раскрывающийся список> и <Выбор даты> .

Элемент управления формы <Форматированный текст> предназначен для ввода произвольного текста заранее заданного стиля.

Элемент управления формы <Обычный текст> предназначен для ввода произвольного текста.

Элемент управления формы <Поле со списком> предназначен для выбора одного из вариантов заранее определенного текста, кроме этого можно ввести и текст, не определенный заранее. Для этого после создания данного элемента управления щелкнем на нем правой клавишей мыши и из появившегося меню выберем пункт Свойства.

Элемент управления формы <Раскрывающийся список> предназначен только для выбора одного из вариантов заранее определенного текста. Для этого после создания данного элемента управления щелкнем на нем правой клавишей мыши и из появившегося меню выберем пункт Свойства

Элемент управления формы <Выбор даты> представляет собой календарь, в котором можно выбрать нужную нам дату.

При подготовке формы мы сначала определяем какие именно данные должны быть введены, затем выбираем подходящий элемент управления формы и размещаем его в нужном месте документа.

Рассмотрим создание формы на примере шаблона «Талон приема к врачу»:

70